Det är inte lätt att få stöd för Microsoft 365 Business. Det är förståeligt för en ledare som godkänner en betydande budget för en SaaS-lösning (som Microsoft 365 Business) att vilja se avkastningen på investeringen (ROI). Gissa vem som är sugen på att demonstrera ROI för Microsoft 365 Business? Ditt IT-team.
Ett av sätten du kan övertyga dina ledare om avkastningen på investeringen är att visa din framgång med att få slutanvändare att anamma tekniken. Tyvärr är teknikantagande dock knepigt. Om du tror att du bara kan rulla ut förändringarna och förvänta dig att användare ska börja använda tekniken och lovsjunga, tänk om. Förändring möts vanligtvis av motstånd. Studier har visat att endast 34 procent av användarpopulationen vanligtvis kommer att anta en ny teknik, vilket illustreras i teorin om diffusionsinnovationer .
Här hittar du några av de bästa tillvägagångssätten, tipsen och tricken för att få till stånd Microsoft 365 Business. Känn dig fri att anpassa och justera dessa förslag så att de passar din organisation. Ta åt dig äran om något av förslagen här ger dig framgång.
Exekutiv sponsring i teknikimplementeringar är vanligtvis ett idiotsäkert sätt att få användare att ta till sig en ny teknik, även om det är motvilligt. Låt oss vara ärliga, en IT-administratör har inte lika stor inflytande som VD, VD eller ägare.
När du har identifierat de verkställande sponsorerna för din teknikimplementering, se till att du kommer överens om vad som förväntas av dem. Helst vill du att verkställande sponsorer ska ta ett delat ansvar för att implementeringen lyckas. De kan ge luftskydd när du stöter på politiska utmaningar i din organisation eller när slutanvändare trycker tillbaka på de förändringar du rullar ut.
För din del, se till att ge dina verkställande sponsorer utbildning i teknikens funktioner baserat på relevanta scenarier. Till exempel, om de tenderar att använda e-post mycket jämfört med att samförfatta dokument, träna dem på de nya funktionerna i Outlook istället för att lära dem hur man sparar och delar filer i SharePoint. När de ser värdet av tekniken kommer de att kunna dela sina erfarenheter med resten av organisationen.
Forskare har inte listat ut en kloningsmaskin ännu, men du kan skapa kloner av dig själv för att skala upp dina träningsinsatser. Hur? Genom att rekrytera och aktivera ett nätverk av förkämpar för din sak, nämligen antagandet av Microsoft 365 Business . Vanligtvis är dessa personer tidiga användare och superanvändare av den nuvarande tekniken i din organisation. Ge dem tillgång till hela paketet av Microsoft 365 Business-tjänsterna och genomför en fokuserad utbildning för dem. Tillämpa ”train the trainer”-modellen så att de förstår att de kommer att få i uppdrag att utbilda andra personer i organisationen. Det kan hjälpa om du ger dem ett incitament att vara i Champs-nätverket (som en ny bärbar dator) i utbyte mot att de går igenom upplevelsen av en Windows 10 AutoPilot-distribution.
Helst vill du ha en mästare från varje avdelning som förstår arbetsflödet för användarna på en avdelning. Du kanske upptäcker att personer på marknadsföringsavdelningen, till exempel, är exalterade över Microsoft Stream, men folket på finansavdelningen inte så mycket.
Det har sagts att 90 procent av en projektledares jobb är kommunikation. Denna statistik är sann och tillämplig när du implementerar Microsoft 365 Business i din organisation. Oavsett om du har en tilldelad projektledare eller har i uppdrag att ha rollen som projektledare, är det bäst att ha en solid kommunikationsplan.
Var uppmärksam på kadensen för kommunikationen. Om du skickar ett e-postmeddelande varje dag i tre månader för att påminna slutanvändarna om en kommande förändring, kan du få irriterade personer som skapar en regel för att automatiskt radera dina e-postmeddelanden eller dirigera dem till en mapp för att läsa dem senare. Om du placerar kommunikationen för långt ifrån varandra kan de missa en kommunikation och vara oförberedda när du äntligen byter. Du måste hitta rätt balans baserat på vad du vet om dina slutanvändare.
För småföretag bör du göra ett första tillkännagivande om Microsoft 365-implementeringen vid den tidpunkt då licenser anskaffas. Sedan cirka tre veckor innan e-postmeddelandet klipps över till det nya systemet startar droppkommunikationen, och frekvensen ökar gradvis när brytdatumet närmar sig.
Ordspråket, "misslyckas med att planera, planerar att misslyckas," kunde inte vara mer sant när det gäller att implementera en ny teknik. Nyckeln till den övergripande implementeringsplanen är utbildningsplanen för slutanvändare. Träningsplanen behöver inte vara komplex. Även en översikt över vem som kommer att utbildas i vad och när är tillräckligt, speciellt om du har en liten organisation. Kommer du ihåg mästarnätverket och de verkställande sponsorerna? Dessa grupper måste ingå i utbildningsplanen.
Du kanske upptäcker att du behöver justera din träningsplan eftersom du får en känsla för hur bra dina första grupper av praktikanter svarar. Skapa därför din träningsplan i ett format som enkelt kan uppdateras eller samarbetas med. Du kan exponera dina praktikanter för den nya tekniken genom att använda SharePoint-listor eller dokumentbibliotek som lagringsplats för din utbildningsplan. De kommer att börja träna på funktionerna utan att ens inse det!
En utbildare ombads en gång att ge en fyra timmar lång utbildning i Office 365 för ett litet företag med 25 användare. Försöken att få information från företagsägaren om de anställdas utbildningsbehov och tekniska färdigheter misslyckades och tränaren blev tillsagd att bara utbilda användarna "på aLuckyTemplates sätt." Det som signalerade till tränaren var att han inte kunde ha ett fast ämne för träningen. Tränaren slutade med att förbereda olika scenarier för att passa en mängd olika personas. Baserat på flödet av samtalet drog tränaren ett visst scenario och fokuserade träningen runt det.
Så vad är ett scenario? I exemplet ovan gick ett scenario ungefär så här:
Jane, Rob och Paul arbetar på marknadsavdelningen och mailar ständigt dokument till varandra som de samarbetar om. Det är svårt att hålla reda på den senaste versionen av dokumentet och ta reda på vem som har gjort vilken kommentar. Jane, som är ansvarig för att ta bort all feedback, blir frustrerad för precis när hon tror att hon har gjort den slutliga versionen av dokumentet, skickar någon sen feedback. Eller så drar någon in en annan person i samtalet som sedan ger feedback på frågor, utan att veta att de redan har behandlats i tidigare samtal.
Läraren presenterade det scenariot för workshopdeltagarna och frågade om det händer i deras organisation. Svaret var överväldigande ja. Baserat på det ägnade tränaren 30 minuter åt att visa dem medförfattarfunktionerna i Word, OneDrive for Business och SharePoint. De använde sedan sina egna bärbara datorer för att öva. I slutet av 30 minuter hade alla ett bra grepp om konceptet och kom på vilka personer som var bättre på det än andra. De som var skickligare blev go-to-personen för de som behövde mer handhållning.
Lärdomen här är att om du vill att användare ska använda Microsoft 365 Business, gör det till en snabb vinst för dem och skräddarsy utbildningen efter ett scenario som är verkligt för dem. Det hade inte fungerat om tränaren helt enkelt startade utbildningen med Outlook och hur man skickar krypterade e-postmeddelanden.
Om du har ett litet eller enmans IT-team kan du minska bördan av att stödja många användare under implementeringen av Microsoft 365 Business genom att skapa en självbetjäningsportal i SharePoint eller Microsoft Stream eller båda. Du kan lägga upp 30-sekunders instruktionsvideor för att ge slutanvändarna en uppfräschning av utbildningen. Du kan be mästaren att lägga upp innehåll på din portal eller öppna ditt självbetjäningsförråd för någons bidrag. Genom att göra det på detta sätt kommer dina slutanvändare att öva på vad de har lärt sig när de laddar innehåll i SharePoint eller Stream. Om du vill bli fancy kan du gamifiera processen genom att ge incitament till användare som har den mest gillade videon.
Internet har massor av videor om olika scenarier för Microsoft 365 som du kan inkludera i dina resurser. Men det är ofta så att obearbetade videor skapade av en medarbetare som visar organisationens miljö, resonerar mer hos användarna än marknadsföringsvideor med högt produktionsvärde från Microsoft på YouTube och andra kanaler.
Om dina användare inte gillar videor är ett annat alternativ att starta en OneNote-anteckningsbok från en SharePoint-webbplats . Skapa olika avsnitt i anteckningsboken med fokus på en teknik. I varje avsnitt, inkludera steg-för-steg-instruktioner som visar hur man slutför en uppgift med hjälp av tekniken. Du kan till exempel ha ett avsnitt i Outlook där du har en sida för e-post, en sida för kalendern och en sida för uppgifter. När användare läser ditt innehåll kommer de att lära sig om inte bara Outlook utan även OneNote och SharePoint, om än omedvetet.
Att implementera en ny teknik som Microsoft 365 Business är ingen lätt uppgift. När du har framgångshistorier, ta dig tid att fira och dela vinsten med dina slutanvändare. När användare förstår värdet av deras bidrag till framgången med implementeringen, hjälper det att motivera andra som kanske inte deltar så mycket.
Ett exempel på vinst är att visa upp hur mycket företaget sparat genom att minska resekostnaderna sedan folk började ha videokonferensmöten med Microsoft Teams. En vinst kan också vara ett vittnesbörd från någon om den ökade produktiviteten från att samförfatta dokument i realtid jämfört med att e-posta dokument fram och tillbaka.
SharePoint Online har en snygg funktion som heter News, en färdig tjänst som låter dig skapa innehåll som sedan delas mellan olika SharePoint-upplevelser och appar. Du kan lyfta fram dina vinster genom att använda SharePoint News för att ytterligare driva användningen av tekniken. För att ta reda på mer om SharePoint News, ladda ner den här PDF-filen .
Som global administratör för din Microsoft 365-hyresgäst har du tillgång till användningsrapporter som ger insikt i hur din användarbas anammar tekniken. Rapporterna inkluderar aktivitets- och användningsstatistik för Exchange, Microsoft Teams, Office 365, OneDrive, SharePoint, Skype for Business och Yammer. Du kan exportera rapporterna till Excel för vidare analys. Om du är så benägen kan du till och med analysera data i Power BI , ännu ett verktyg från Microsoft för att visualisera data.
Ett sätt att agera på tillgänglig data för att driva användningen är att titta på OneDrive for Business-användning. Rapporten innehåller information om användaren, senaste aktivitetsdatum, antal filer, antal aktiva filer och lagringsutrymmet som används. Om du märker att en användare har noll (0) filer och mycket låg lagringskapacitet används, kan det vara en bra indikation på att användaren inte använder OneDrive för företag. Baserat på den informationen kan du rikta utbildningen till användare som har låg användning av OneDrive för företag.
När man implementerar en ny teknik är det inget som misslyckas så spektakulärt som en implementering utan någon supportmodell på plats. Efter en utplacering har människor till och med fått sparken från sina jobb på grund av dålig användarupplevelse och ingen tydlig väg för upptrappning.
Beroende på hur du skaffar dina licenser kan du ha olika alternativ för support. Om du köpte dina Microsoft 365 Business-licenser direkt från Microsoft via deras webbplats tillhandahålls din support av Microsoft. Om du inte betalar stora pengar för Premiere-support kan bara den globala administratören skicka supportbiljetter till Microsoft Support. Det betyder att du, som IT-administratör, kommer att vara på plats för att ge support till dina slutanvändare. Du kan dock skicka in en ärende på uppdrag av dina slutanvändare, och Microsoft Support kan sluta arbeta direkt med dem för att lösa ett problem.
Om du har köpt dina licenser från en Microsoft-partner, antingen genom Cloud Solutions Provider (CSP) eller Enterprise Agreement (EA), är partnern på hugget för att ge support. Beroende på ditt avtal med partnern kan du antingen skicka dina slutanvändare direkt till partnerns supportteam eller fungera som mellanhand mellan dina slutanvändare och partnerns supportteam. Var medveten om att partners kan ta ut en extra avgift för support utöver licensavgifterna. Hos Cloud611 kan du köpa Microsoft 365-licenser som inkluderar 24/7/365 slutanvändarsupport för en minimal avgift utöver licenskostnaden.
Om du har följt alla eller de flesta av tipsen ovan och fortfarande inte har lyckats driva introduktionen för Microsoft 365 Business, kan det vara dags att ta in proffsen. Microsofts partnernätverk är fullt av högkvalificerade utbildnings- och adoptionspartner som kan hjälpa dig att avblockera adoptionsutmaningar. Även om du måste lägga ut bra pengar för att engagera dessa partners, kan investeringen vara värd det i längden.
Du kan söka efter Microsofts utbildningspartners . Bara ett meddelande - den webbadressen kanske inte fungerar i Chrome-webbläsaren, men URL:en fungerar perfekt i Microsoft Edge-webbläsaren.
En av de partners du hittar från Microsoft Partner Network är Softchoice Corporation . De har en robust slutanvändarantagande professionell tjänst som inkluderar att definiera användningsfall för att förstå slutanvändarnas behov hela vägen till att skapa en implementeringsplan för att driva önskade affärsresultat.
Ännu en träningspartner som du kan tänka på är Brain Inc . De kontrakterades av Microsoft för att tillhandahålla utbildning för programmet Customer Immersion Experience.
Om du känner att din organisation har unika utbildningsbehov, kanske du bara behöver vara uppkopplad med rätt partner. Skicka ett e-postmeddelande till [email protected] med ämnesraden "Behöver hjälp med träning." Någon kommer att svara ASAP.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
