Ditt Microsoft 365 Business-abonnemang inkluderar åtkomst till inte bara skrivbordsapplikationen i Microsoft Office-paketet utan även till dess mobila versioner. Office-mobilappar får högt betyg på de olika mobila plattformarna. Varje dag använder miljontals informationsarbetare runt om i världen, inklusive jag själv, dessa appar aktivt för att arbeta utan att vara bundna till ett skrivbord.
Här får du lära dig tio produktivitetstips tillgängliga i Microsoft 365 Business. Använd dessa tips som en del av din adoptionskampanj för att öka användningen av tjänsten och för att minska supportsamtal till ditt IT-team. Du kan med säkerhet dela med dig av dessa tips till dina slutanvändare med vetskapen om att din organisations data är skyddad och hanterad.
Var uppmärksam på meddelandena i Microsoft 365 Admin Center. Håll utkik efter nya funktioner så att du håller koll på ytterligare produktivitetstips som du kan dela med dina slutanvändare.
Låt oss säga att du börjar läsa ett Word-dokument på ditt kontor och sedan inser att du måste stänga av datorn för att komma till ett läkarbesök. Du kommer till din läkarmottagning och blir tillsagd att vänta i receptionen tills någon är redo att träffa dig. Besviken över att tidskrifterna som finns är otillräckliga, du är lättad över att komma ihåg att du har din smartphone — och läkarmottagningen tillåter användning av mobila enheter.
Du piska ut din smartphone, kör mobilappen Word, som är registrerad med ditt Office 365-konto och voila! Det senaste dokumentet du läste tillbaka på ditt kontor finns med i listan Senaste dokument. Du börjar läsa dokumentet och stänger det när du är klar. Du väntar fortfarande på läkaren, så du tittar på din Word-app igen och ser att en lista med dokument har delats med dig och behöver din uppmärksamhet. Du öppnar en för att börja redigera, och sedan kallas ditt namn. Inga problem. Du kommer förmodligen hinna redigera dokumentet efter att du kommit till det inre väntrummet.
Att säkert dela dokument med andra medlemmar i din organisation från en mobil enhet liknar att dela ett dokument från en stationär dator. Microsoft har satsat hårt på att göra de mobila upplevelserna i Office 365 så sömlösa som möjligt, så att din produktivitet – på en stationär eller mobil enhet – inte ska drabbas.
Anta att du är på väg till jobbet och får ett mejl från din projektledare som ber dig att snabbt sätta ihop en presentation för ditt projektteams kickoffmöte. När du sitter på bussen på väg till jobbet tror du att du kan använda den 30 minuter långa pendlingen till att göra något produktivt. Så du kör PowerPoint-appen på din telefon och börjar skapa din presentation. Du avslutar presentationen och sparar den i din OneDrive-mapp, men du inser sedan att en bild behöver din projektledares input.
Du tittar på tiden och märker att du har fem minuter på dig innan du når din destination. Du går tillbaka till din presentation och trycker på Dela-ikonen, trycker på knappen Bjud in personer och anger din projektledares e-postadress. Eftersom appen har som standard redigeringsåtkomst går du direkt till meddelandeområdet för att skriva ett snabbt meddelande och be din projektledare om input. Du trycker på knappen Skicka och trycker sedan på Klar. Systemet skickar ett mail till din projektledare med en säker länk till dokumentet så att hon kan börja redigera.
Tio minuter senare, av bussen och gå in på ditt kontor, ser din projektledare dig. Förbryllad tittar hon på dig och frågar: ”Skickade jag inte ett mail till dig för en timme sedan? Hur lyckades du få den presentationen i min inkorg innan du ens kom till jobbet?” Du kastar en blick på din hjälte, IT-administratören som sitter i närheten.
Det händer. Du slutför ett dokument och skickar det till ett gäng människor, och sedan inser du att du behöver ändra en viktig bit information i dokumentet. Så vad gör du? Du skickar tillbaka ett e-postmeddelande till alla och säger åt dem att ignorera ditt tidigare e-postmeddelande och att du kommer att skicka en uppdaterad version av dokumentet. Problemet är att ett fåtal personer redan hade svarat med sina egna uppdaterade versioner, så nu måste du konsolidera deras feedback i det uppdaterade dokumentet och sedan skicka tillbaka dokumentet till alla. Hela tiden hoppas du att du inte hamnar i en mardröm för e-postträdet där folk bara fortsätter att mejla sina egna nya versioner av dokumentet fram och tillbaka.
Lyckligtvis behöver du inte leva i den mardrömmen. Om du börjar använda medförfattarfunktionerna i Office-applikationerna i din Microsoft 365 Business- prenumeration kan alla i ditt team arbeta med samma dokument – göra redigeringar och uppdateringar och se varandras kommentarer – i realtid! Medförfattarfunktionerna i Office fungerar även sömlöst i mobilappversionerna.
I sociala medier som Facebook eller Twitter är @omnämnanden ett bra sätt att tagga människor och låta dem veta att du vill ha deras uppmärksamhet. Du skriver bara @ följt av namnet på personen du vill tagga. När du skriver namnet visas en lista med förslag, så att du inte behöver skriva in hela namnet.
Tja, gissa vad? @omnämnanden är nu en del av ditt Officepaket! I Outlook kan du till exempel @nämna en medarbetare i brödtexten i ett e-postmeddelande eller i en mötesinbjudan, och systemet kommer automatiskt att lägga till den nämnda användaren i raden Till i e-postmeddelandet eller mötesinbjudan.
Precis som på Facebook, när du @nämner någon läggs hela namnet till automatiskt i meddelandet. Om du vill få meddelandet att låta mer som du normalt skulle relatera till din kollega, kan du ta bort en del av omnämnandet, så att det till exempel bara visar förnamnet. Oroa dig inte, e-postadressen i raden Till kommer att förbli intakt.
Om du upptäcker att många människor försöker få din uppmärksamhet med @omnämnanden, kan du filtrera din brevlåda så att endast de e-postmeddelanden där du @nämndes visas. För att göra detta klickar du på pilen bredvid Alla i meddelandelistan och klickar sedan på Omnämnd e-post. Den här funktionen fungerar i både Windows- och Mac-versionerna av Outlook.
Office 365 medförfattare dokument i realtid med flera personer. Den här funktionen är fantastisk eftersom ni alla har att göra med en enda källa till sanning. Men vad händer om du en dag öppnar ett dokument och inser att någon har raderat ett helt stycke som du mödosamt skrev dagen innan?
Tja, du kan maila alla och be den skyldige att säga upp. Eller så kan du gå smygvägen och helt enkelt se versionshistoriken för dokumentet för att se en logg över de olika versionerna som har sparats tillsammans med namnet på personen som sparade det och en tidsstämpel för när versionen sparades. Du kan till och med öppna den tidigare versionen av dokumentet och återställa det.
För att visa versionshistoriken i Microsoft Word, klicka på filnamnet i den övre raden och klicka sedan på Versionshistorik. Panelen Versionshistorik visas till höger på skärmen och ger snabb åtkomst till versionerna av dokumentet och namnet och ikonen för versionsförfattaren.
Åtkomst till versionshistoriken från Microsoft Word.
I webbversionen klickar du på historikikonen längst upp till höger för att visa fönstret Versionshistorik.
Denna funktion förbättrar inte bara produktiviteten utan främjar också harmoni när den används på rätt sätt!
Föreställ dig att vara på en liveintervju som sänds över hela världen och diskutera följderna av riksrättsförläggningen av en sydkoreansk president när ditt barn kraschar din intervju genom att gå in på ditt hemmakontor och börjar dansa. Föreställ dig nu att situationen blir ännu värre när ditt spädbarn i en rollator vaggar in i rummet, följt av din panikslagna make som försöker dra ut båda barnen ur rummet. Nåväl, det här hände, och det blev en rolig viral video i mars 2017 när professor Robert Kelly intervjuades av BBC.
Den nya funktionen Blur My Background i Microsoft Teams undviker detta scenario. Om du schemalägger ett möte med Teams, klickar du på knappen Fler alternativ (...) och sedan på Blur My Background, allt bakom dig blir subtilt suddigt.
Föreställ dig hur mycket mer produktiv du kommer att bli nu när du vet att du kan hoppa över pendlingen, ha videokonferensmöten från ditt hemmakontor och se professionell ut utan att oroa dig för att dina barn eller hund kommer in under ditt möte och blir distraktioner. Chansen är stor att professor Kelly skulle älska den här funktionen. Men återigen, om hans roliga intervju inte hade hänt, skulle han inte ha inspirerat folket på Microsoft att lägga till den här funktionen.
Låt möta det. Vi har inte alla fått talangen att skapa presentationer som poppar upp och fångar folks uppmärksamhet. Om du inte är en av de kreativa, är det utom räckhåll att skapa en TED-värdig presentation.
Det finns goda nyheter för alla designutmanade individer där ute! Med hjälp av artificiell intelligens (AI) är det nu möjligt att skapa PowerPoint-presentationer som har en touch av en högbetald marknadsföringsguru.
Starta en ny presentation i skrivbords- eller webbversionen av PowerPoint. Koppla bara in de detaljer du vill förmedla i din bild och oroa dig inte för utseendet och känslan. När du är klar, gå till fliken Design på menyfliksområdet och klicka på knappen Designidéer. AI-tekniken i Office 365 genererar automatiskt några designidéer som du kan välja mellan.
Funktionen Design Idéer i PowerPoint.
Som en molntjänst blir Office-appar i Office 365 smartare med tiden. Maskininlärning och artificiell intelligens gör det möjligt för Office-program som Word, Excel, PowerPoint och Outlook att anpassa sig till hur du arbetar, vilket sparar tid och till och med förbättrar dina skrivfärdigheter.
En av dessa underrättelsetjänster är funktionen Dictate, som låter dig diktera text istället för att skriva. I Microsoft Word finns Dictate-knappen på fliken Hem på menyfliksområdet. Om du använder Outlook, starta ett nytt e-postmeddelande, gå till fliken Meddelande och klicka sedan på knappen Diktera. När Dictate-ikonen blir röd kan du börja prata. När du pratar visas text i ditt dokument. Se bara till att din mikrofon är aktiverad och att du pratar tydligt och konversationsmässigt.
Du kan infoga skiljetecken genom att säga namnet på skiljetecken. Säg till exempel "punkt" eller "frågetecken" eller "utropstecken" i slutet av meningen. Om du vill börja ett nytt stycke, säg "nytt stycke."
Vad väntar du på? Prova den här Microsoft 365-funktionen!
Produktivitet i Office 365 är utformad för att möta behoven hos människor över hela världen med olika förmågor. Dictate, Tell Me, som ger snabb åtkomst till kommandon utan att behöva cykla genom de olika flikarna på menyfliksområdet, och Accessibility, som fungerar sömlöst med skärmläsare, är bara några av funktionerna i Office 365 som driver produktivitet och främjar inkludering på arbetsplatsen .
Ännu en fiffig funktion du hittar i Office-program är funktionen Läs högt i Word. Även om den framhålls som en av funktionerna i lärverktygen i Office, särskilt användbar för personer med dyslexi, är funktionen Läs högt utmärkt för korrekturläsning eftersom den framhäver texten när varje ord läses.
En bonus för personer vars första språk inte är engelska, funktionen Läs högt är också ett utmärkt verktyg för att lära sig hur ord uttalas.
Ge den här funktionen ett försök och se om du kan integrera den i ditt arbetsflöde. Knappen Läs högt finns på fliken Granska i Microsoft Word.
Trevlig högläsning!
Har du någonsin funnit dig själv att slösa bort 30 minuter på att leta efter ett dokument som du arbetade med för några dagar sedan men inte kommer ihåg var det sparades? Eller gå igenom din webbhistorik för att hitta en sökning du gjorde efter ett renoveringsprojekt?
Om du har haft den där obehagliga upplevelsen kommer du vara glad att veta att du inte behöver slösa tid på det sättet igen. Tidslinjefunktionen i Windows 10 hjälper dig att återta den förlorade produktiviteten genom att göra det möjligt för dig att se alla dina aktiviteter under upp till 30 dagar på en skärm.
Bilden nedan visar en skärmdump av Windows tidslinje. Med skjutreglaget till höger kan du gå till olika tidpunkter och se din aktivitet. Du kan också använda sökrutan för att göra en nyckelordssökning av dina aktiviteter.
Windows tidslinjefunktion.
För att aktivera Windows Timeline-funktionen klickar du på knappen Task View bredvid Cortanas sökfält eller trycker på Windows och tabbtangenterna.
Så fortsätt och fortsätt där du slutade med Windows Timeline. Du kanske inte kan gå tillbaka i tiden, men du kan åtminstone alltid gå tillbaka i tidslinjen!
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
För enkla problem hittar Solver i Excel vanligtvis snabbt de optimala Solver-variabelvärdena för objektivfunktionen. Men i vissa fall har Solver problem med att hitta Solver-variabelvärdena som optimerar objektivfunktionen. I dessa fall visar Solver vanligtvis ett meddelande eller ett felmeddelande som beskriver eller diskuterar problemet som […]
