Excel kommer med så många kraftfulla dataanalysverktyg och funktioner att du kanske undrar varför du behöver lära dig ännu en: pivottabellen. Det korta svaret är att pivottabellen är ett användbart vapen att lägga till din dataanalysarsenal. Det långa svaret är att pivottabeller är värda att lära sig eftersom de kommer med inte bara en eller två utan en lång lista med fördelar.
Låt oss räkna sätten: Excel-pivottabeller är lätta att bygga och underhålla; de utför stora och komplexa beräkningar otroligt snabbt; du kan snabbt och enkelt uppdatera dem för att ta hänsyn till nya data; Pivottabeller är dynamiska, så komponenter kan enkelt flyttas, filtreras och läggas till; och slutligen kan pivottabeller använda de flesta formateringsalternativ som du kan använda på vanliga Excel-intervall och celler.
Åh, vänta, det finns en till: Pivottabeller är helt anpassningsbara, så du kan bygga varje rapport som du vill. Här är tio tekniker som gör dig till ett PivotTable-proffs.
Ta reda på hur du skapar en pivottabell med Excels verktyg för snabbanalys .
Som standard, när du klickar inuti pivottabellen, visar Excel aktivitetsfönstret Pivottabellfält och döljer sedan aktivitetsfönstret för pivottabellfält igen när du klickar utanför pivottabellsrapporten.
Inget fel med det på ytan. Men om du vill arbeta med kommandona på menyfliksområdets PivotTable Tools kontextuella flik, måste du ha minst en cell i PivotTable-rapporten vald. Men att välja valfri pivottabellcell innebär att du också har uppgiftsfönstret Pivottabellfält som tar upp värdefull skärmfastighet.
Lyckligtvis gör Excel också att du kan stänga av och aktivera åtgärdsfönstret för pivottabellfält för hand, vilket ger dig mer utrymme att visa din pivottabellsrapport. Du kan sedan aktivera åtgärdsfönstret för pivottabellfält igen när du behöver lägga till, flytta eller ta bort fält.
För att stänga av och på åtgärdsfönstret PivotTable Fields, följ dessa steg (alla två!):
Klicka inuti pivottabellen.
Välj Analysera → Visa → Fältlista.
Ett snabbt sätt att dölja åtgärdsfönstret PivotTable Fields är att klicka på knappen Stäng i det övre högra hörnet av rutan.
Som standard är åtgärdsfönstret för pivottabellfält uppdelat i två sektioner: avsnittet Fält listar datakällans tillgängliga fält och visas överst i rutan, och avsnittet Områden innehåller pivottabellområdena — Filter, Kolumner, Rader och Värden — och visas längst ned i rutan. Du kan anpassa den här layouten så att den passar ditt sätt att arbeta. Här är möjligheterna:
Här är stegen att följa för att ändra layouten för PivotTable Fields-aktivitetsfönstret:
Klicka på valfri cell i pivottabellen.
Klicka på Verktyg.
Verktygsknappen är den med kugghjulsikonen.
Klicka på Verktyg för att se layoutalternativen för pivottabellfält i aktivitetsfönstret.
Excel visar verktygen i åtgärdsfönstret PivotTable Fields.
Klicka på den layout du vill använda.
Excel ändrar layouten för PivotTable Fields-aktivitetsfönstret baserat på ditt val.
Observera att du även kan sortera fältlistan medan du har verktygen för åtgärdsfönstret för pivottabellfält visade . Standard är Sortera i datakällasordning, vilket innebär att Excel visar fälten i samma ordning som de visas i datakällan. Om du föredrar att sortera fälten i alfabetisk ordning, klicka på Sortera A till Ö.
Den största fördelen med att använda pivottabeller är att de ger dig en enkel metod för att sammanfatta stora mängder data till en kortfattad rapport för dataanalys. Kort sagt, pivottabeller visar dig skogen istället för träden. Men ibland behöver du se några av dessa träd. Om du till exempel studerar resultatet av en marknadsföringskampanj kan din pivottabell visa dig det totala antalet hörsnäckor som sålts som ett resultat av en 1 gratis med 10-kampanj. Men vad händer om du vill se detaljerna bakom det numret? Om din källdata innehåller hundratals eller tusentals poster måste du filtrera data på något sätt för att se just de poster du vill ha.
Du har sålt 792 hörsnäckor, men vad är detaljerna bakom det här numret?
Lyckligtvis ger Excel dig ett enklare sätt att se poster du vill ha genom att du direkt kan se detaljerna som ligger bakom ett specifikt datavärde. Detta kallas att borra ner till detaljerna. När du borrar ner i ett specifikt datavärde i en pivottabell, återgår Excel till källdata, extraherar posterna som utgör datavärdet och visar sedan posterna i ett nytt kalkylblad. För en pivottabell baserad på ett område eller en tabell tar denna extrahering bara en sekund eller två, beroende på hur många poster källdatan innehåller.
För att gå igenom detaljerna bakom en pivottabelldatapunkt, använd någon av följande metoder:
Excel visar underliggande data i ett nytt kalkylblad. Till exempel visar den här bilden detaljerna bakom de 792 öronsnäckorna som säljs med kampanjen 1 Gratis med 10 som visas i bilden ovan.
Detaljerna bakom försäljningen av hörsnäckor.
När du försöker drilla ner till ett datavärdes underliggande detaljer, kan Excel visa felmeddelandet Kan inte ändra den här delen av en pivottabellrapport. Det här felet betyder att funktionen som normalt gör att du kan borra ner har stängts av. För att aktivera den här funktionen igen, klicka på valfri cell i pivottabellen och klicka sedan på Analysera → Pivottabell → Alternativ för att visa dialogrutan Pivottabellsalternativ. Klicka på fliken Data, markera kryssrutan Aktivera Visa detaljer och klicka sedan på OK.
Den motsatta situationen uppstår när du distribuerar arbetsboken som innehåller pivottabellen och du inte vill att andra användare ska gå igenom och belamra arbetsboken med detaljkalkylblad. Klicka i så fall på Analysera → Pivottabell → Alternativ, klicka på fliken Data, avmarkera Aktivera Visa detaljer och klicka sedan på OK.
Ibland kanske du vill se alla underliggande källdata för en pivottabell. Om källdata är ett intervall eller en tabell i ett annat kalkylblad kan du se underliggande data genom att visa det kalkylbladet. Om källdata inte är så lättillgängliga, men Excel ger dig ett snabbt sätt att se alla underliggande data. Högerklicka på pivottabellens totala cell (det vill säga cellen i det nedre högra hörnet av pivottabellen) och klicka sedan på Visa detaljer. (Du kan också dubbelklicka på den cellen.) Excel visar alla pivottabellens underliggande data i ett nytt kalkylblad.
En av de fina sakerna med en pivottabell är att den finns på ett vanligt Excel-kalkylblad, vilket innebär att du kan använda formateringsalternativ som justeringar och teckensnitt på delar av pivottabellen. Detta fungerar bra, särskilt om du har anpassade formateringskrav.
Till exempel kan du ha egna stilriktlinjer som du måste följa. Tyvärr kan det vara tidskrävande att använda formatering, särskilt om du använder ett antal olika formateringsalternativ. Och den totala formateringstiden kan bli betungande om du behöver använda olika formateringsalternativ på olika delar av pivottabellen. Du kan avsevärt minska tiden du lägger ner på att formatera dina pivottabeller om du använder en stil istället.
En stil är en samling formateringsalternativ – typsnitt, ramar och bakgrundsfärger – som Excel definierar för olika områden i en pivottabell. Till exempel kan en stil använda fet, vit text på en svart bakgrund för etiketter och totalsummor, och vit text på en mörkblå bakgrund för objekt och data. Att definiera alla dessa format manuellt kan ta en halvtimme till en timme. Men med stilfunktionen väljer du den du vill använda för pivottabellen som helhet, och Excel tillämpar de individuella formateringsalternativen automatiskt.
Excel definierar mer än 80 stilar, uppdelade i tre kategorier: ljus, medium och mörk. Ljuskategorin inkluderar Pivot Style Light 16, standardformateringen som tillämpas på pivottabellrapporter som du skapar; och Ingen, vilket tar bort all formatering från pivottabellen. Du kan också skapa dina egna stilformat.
Här är stegen att följa för att tillämpa en stil på en Excel-pivottabell:
Klicka på valfri cell i pivottabellen som du vill formatera.
Klicka på fliken Design.
Klicka på knappen Mer i gruppen Pivottabellstilar.
Stilgalleriet visas.
Klicka på stilen du vill använda.
Excel tillämpar stilen.
Du kanske upptäcker att ingen av de fördefinierade pivottabellstilarna ger dig exakt det utseende du vill ha. I så fall kan du definiera utseendet själv genom att skapa en anpassad pivottabellstil från början.
Excel erbjuder dig en enorm flexibilitet när du skapar anpassade pivottabellstilar. Du kan formatera 25 separata pivottabellelement. Dessa element inkluderar hela tabellen, sidfältets etiketter och värden, den första kolumnen, rubrikraden, raden Totalsumma och kolumnen Totalsumma. Du kan också definiera ränder, som är separata format som tillämpas på alternerande rader eller kolumner. Till exempel, First Row Stripe tillämpar formatering på raderna 1, 3, 5 och så vidare; den andra radens rand tillämpar formatering på raderna 2, 4, 6 och så vidare. Ränder kan göra en lång eller bred rapport lättare att läsa.
Genom att ha kontroll över så många element kan du skapa en anpassad stil som passar dina behov. Till exempel kan du behöva din pivottabell för att matcha dina företagsfärger. På samma sätt, om pivottabellen kommer att visas som en del av en större rapport, kan du behöva formateringen av pivottabellen för att matcha temat som används i den större rapporten.
Den enda nackdelen med att skapa en anpassad pivottabellstil är att du måste göra det från början eftersom Excel inte gör det möjligt för dig att anpassa en befintlig stil. Hej, Excel! Så om du behöver definiera formatering för alla 25 pivottabellelement kan det vara tidskrävande att skapa en anpassad stil.
Om du ändå är sugen på det, här är stegen att plöja igenom för att skapa din alldeles egna Excel-pivottabellstil:
Klicka på fliken Design.
Klicka på Mer i gruppen Pivottabellstilar.
Stilgalleriet visas.
Klicka på Ny pivottabellstil.
Dialogrutan Ny pivottabellstil visas.
Den nya dialogrutan PivotTable Style.
Skriv ett namn för din anpassade stil.
Använd listan Tabellelement för att välja den pivottabellsfunktion du vill formatera.
Klicka på Formatera.
Dialogrutan Formatera celler visas.
Använd alternativen på fliken Teckensnitt för att formatera elementets text.
Du kan välja ett teckensnitt, en teckensnittsstil (som fetstil eller kursiv) och en teckenstorlek. Du kan också välja en understrykning, en färg och en genomstruken effekt.
Använd alternativen på fliken Kant för att formatera elementets kant.
Du kan välja en kantstil, färg och plats (som vänsterkant, övre kant eller båda).
Använd alternativen på fliken Fyll för att formatera elementets bakgrundsfärg.
Du kan välja en enfärgad eller ett mönster. Du kan också klicka på Fill Effects-knapparna för att ange en gradient som ändras från en färg till en annan.
Klicka på OK.
Excel återgår till dialogrutan Ny pivottabellstil.
Upprepa steg 5 till 10 för att formatera andra tabellelement.
Dialogrutan Ny pivottabellstil innehåller en förhandsgranskning som visar hur stilen kommer att se ut när den appliceras på en pivottabell. Om du är särskilt stolt över din nya stil kanske du vill använda den för alla dina pivottabeller. Varför inte? För att tala om för Excel att använda din nya stil som standard för alla framtida pivottabeller du förfalskar, markera kryssrutan Ange som standardpivottabellstil för detta dokument.
När du äntligen är klar klickar du på OK.
Excel sparar den anpassade pivottabellstilen.
Konstigt nog, när du stänger dialogrutan Ny pivottabellstil, tillämpar inte Excel den nya stilen på den aktuella pivottabellen. Dum! Om du vill tillämpa stilen själv, markerar du valfri cell i pivottabellen, klickar på Design, klickar på knappen Mer i gruppen Pivottabellstilar för att öppna stilgalleriet och klickar sedan på din stil i avsnittet Anpassat som nu visas högst upp i galleriet.
Om du behöver göra ändringar i din anpassade stil öppnar du stilgalleriet, högerklickar på din anpassade stil och klickar sedan på Ändra. Använd dialogrutan Ändra pivottabellstil för att göra dina ändringar och klicka sedan på OK.
Om du upptäcker att du behöver skapa en annan anpassad stil som liknar en befintlig anpassad stil, bry dig inte om att skapa den nya stilen från början. Öppna istället stilgalleriet, högerklicka på den befintliga anpassade stilen och klicka sedan på Duplicera. Justera stilnamnet och formateringen i dialogrutan Ändra pivottabellstil och klicka sedan på OK.
Om du inte längre behöver en anpassad stil bör du ta bort den för att minska röran i stilgalleriet. Klicka på fliken Design, öppna galleriet PivotTable Styles, högerklicka på den anpassade stilen du inte längre behöver och klicka sedan på Ta bort. När Excel ber dig att bekräfta klickar du på OK.
Excel har en otäck vana att ibland inte bevara din anpassade formatering när du uppdaterar eller bygger om pivottabellen. Om du till exempel använde ett fetstilt teckensnitt på vissa etiketter, kan dessa etiketter återgå till vanlig text efter en uppdatering. Excel har en funktion som heter Bevara formatering som gör att du kan bevara sådan formatering under en uppdatering; du kan behålla din anpassade formatering genom att aktivera den.
Funktionen Bevara formatering är alltid aktiverad i standardpivottabeller. En annan användare kunde dock ha avaktiverat den här funktionen. Du kanske till exempel arbetar med en pivottabell skapad av en annan person och han eller hon kan ha inaktiverat funktionen Bevara formatering.
Observera dock att när du uppdaterar eller bygger om en pivottabell, tillämpar Excel rapportens nuvarande stilformatering igen. Om du inte har angett en stil, tillämpar Excel standard stilen PivotTable (som heter Pivot Style Light 16); om du har angett en stil, tillämpar Excel den stilen igen.
Här är stegen att följa för att konfigurera en Excel-pivottabell för att bevara formateringen:
Klicka på valfri cell i pivottabellen som du vill arbeta med.
Välj Analysera → Pivottabell → Alternativ.
Dialogrutan Pivottabellalternativ visas med fliken Layout och format.
Avmarkera kryssrutan Autoanpassa kolumnbredder vid uppdatering.
Om du avmarkerar det här alternativet förhindrar du att Excel automatiskt formaterar saker som kolumnbredder när du pivoterar fält.
Markera kryssrutan Bevara cellformatering vid uppdatering.
Klicka på OK.
Excel bevarar din anpassade formatering varje gång du uppdaterar pivottabellen.
När du skapar den första pivottabellen i en arbetsbok ger Excel den det oinspirerande namnet PivotTable1. Efterföljande pivottabeller namnges sekventiellt (och lika oinspirerande): Pivottabell2, Pivottabell3 och så vidare. Men Excel upprepar också dessa namn när du bygger nya pivottabeller baserade på olika datakällor. Om din arbetsbok innehåller ett antal pivottabeller kan du göra dem lättare att särskilja genom att ge var och en ett unikt och beskrivande namn. Här är hur:
Klicka på valfri cell i pivottabellen som du vill arbeta med.
Klicka på Analysera → Pivottabell.
Använd textrutan Pivottabellnamn för att skriva det nya namnet för pivottabellen.
Den maximala längden för ett pivottabellnamn är 255 tecken.
Klicka utanför textrutan.
Excel byter namn på pivottabellen.
En standardpivottabell som har minst ett radfält innehåller en extra rad längst ner i tabellen. Den här raden är märkt Grand Total och inkluderar summan av värdena som är kopplade till radfältsobjekten. Värdet på raden Totalsumma kanske inte är en summa. Till exempel, om sammanfattningsberäkningen är Genomsnitt, inkluderar raden Totalsumma medelvärdet av värdena som är kopplade till radfältsobjekten.
På samma sätt innehåller en pivottabell som har minst ett kolumnfält en extra kolumn längst till höger i tabellen. Den här kolumnen är också märkt "Grand Summa" och inkluderar summan av värdena som är kopplade till kolumnfältsposterna. Om pivottabellen innehåller både ett rad- och ett kolumnfält, har totalsummansraden också summorna för varje kolumnpost, och kolumnen Totalsumma har också summorna för varje radpost.
Förutom att ta upp utrymme i pivottabellen är dessa totalsummor ofta inte nödvändiga för dataanalys. Anta till exempel att du vill undersöka kvartalsförsäljningen för dina säljare för att se vilka belopp som är över ett visst värde i bonussyfte. Eftersom din enda oro är de individuella sammanfattningsvärdena för varje anställd, är totalsummorna värdelösa. I ett sådant fall kan du säga till Excel att inte visa totalsummorna genom att följa dessa steg:
Klicka på valfri cell i pivottabellen som du vill arbeta med.
Klicka på Design → Totalsummor.
Excel visar en meny med alternativ för att visa totalsummor.
Klicka på det alternativ du föredrar.
Menyn innehåller fyra poster:
Excel sätter det valda totala alternativet i kraft.
Fältrubrikerna som visas i rapporten är en annan ofta besvärande pivottabellfunktion. Dessa rubriker inkluderar Sortera & Filtrera-knappar, men om du inte använder dessa knappar, rör fältrubriken bara pivottabellen. För att stänga av fältrubrikerna, klicka inuti pivottabellen och välj sedan Analysera → Visa → Fältrubriker.
Pivottabeller resulterar ofta i stora arbetsböcker eftersom Excel måste hålla reda på en hel del extra information för att hålla pivottabellens prestanda acceptabel. Till exempel, för att säkerställa att omräkningen involverad i pivotering sker snabbt och effektivt, underhåller Excel en kopia av källdata i ett speciellt minnesområde som kallas pivotcachen.
Om du bygger en pivottabell från data som finns i en annan arbetsbok eller i en extern datakälla, lagrar Excel källdata i pivotcachen. Detta minskar avsevärt tiden det tar för Excel att uppdatera och räkna om pivottabellen. Nackdelen är att det kan öka både storleken på arbetsboken och hur lång tid det tar för Excel att spara arbetsboken. Om din arbetsbok har blivit för stor eller om det tar för lång tid att spara, följ dessa steg för att tala om för Excel att inte spara källdata i pivotcachen:
Klicka på valfri cell i pivottabellen.
Klicka på Analysera → Pivottabell → Alternativ.
Dialogrutan Pivottabellalternativ visas.
Klicka på fliken Data.
Avmarkera kryssrutan Spara källdata med fil.
Klicka på OK.
Excel sparar inte längre externa källdata i pivotcachen.
Du kan behöva använda ett pivottabellvärde i en kalkylbladsformel. Du refererar normalt till en cell i en formel genom att använda cellens adress. Detta kommer dock inte att fungera med pivottabeller eftersom adresserna till rapportvärdena ändras när du pivoterar, filtrerar, grupperar och uppdaterar pivottabellen.
För att säkerställa korrekta pivottabellreferenser, använd Excels GETPIVOTDATA-funktion. Den här funktionen använder datafältet, pivottabellsplatsen och ett eller flera (rad eller kolumn) fält/objektpar som anger det exakta värdet du vill använda. På så sätt, oavsett vilken pivottabellslayout det är, så länge som värdet förblir synligt i rapporten, förblir din formelreferens korrekt.
Här är syntaxen för GETPIVOTDATA-funktionen:
GETPIVOTDATA( datafält , pivottabell , [, fält1, objekt1][, …]
De två obligatoriska fälten är data_field , som är namnet på fältet du använder i området för pivottabellens värden, och pivot_table , som anger celladressen till det övre vänstra hörnet av pivottabellen. Resten av argumenten kommer i par: ett fältnamn och ett objekt i det fältet.
Till exempel, här är en GETPIVOTDATA-formel som returnerar PivotTable-värdet där produktfältet är Öronsnäckor och kampanjfältet är 1 gratis med 10:
=GETPIVOTDATA("Kvantitet", 3 $A$, "Produkt", "Hörsnäckor", "Kampanj", "1 gratis med 10")
Funktionen GETPIVOTDATA gör sitt.
GETPIVOTDATA är lite komplicerat, men oroa dig inte. Du kommer nästan aldrig behöva plocka fram den här funktionen och alla dess argument för hand. Istället hanterar Excel bekvämt allt åt dig när du klickar på det pivottabellvärde du vill använda i din formel. Puh!
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
