När du börjar använda Project 2016 kan de vanliga talesätten (eller aforismerna, axiomen och föreskrifterna) här hjälpa dig att komma ihåg grundläggande projektledningsprinciper. Fäst dem på din kontorsvägg så att du kan granska dem under hela arbetsdagen.
Rullande vågplanering är ett utmärkt sätt att förenkla hanteringen av ett projekt. Planera inte längre in i framtiden än du rimligen kan se – och planera inte mer i detalj än vad som är vettigt. När ett projekt först chartras har du bara milstolpedatum. När du börjar förstå mer om projektet kan du definiera projektets livscykel och de nyckelleveranser som ska skapas i var och en av dess faser.
Bygg projektet i etapper. Börja med de inledande faserna och fyll i detaljerade uppgifter, sekvenser, resurser och varaktigheter. Lämna de senare faserna på en hög detaljnivå; på så sätt har du mindre arbete att göra om på senare uppgifter som helt enkelt inte kan förutses i början av projektet. Du kommer också att ha mindre behov av att manipulera baslinjen för dessa senare uppgifter: Om uppgifterna ligger för långt fram i tiden kommer deras tidskrav inte att matcha de resurser du ursprungligen avsatte för dem.
När det är tidigt i spelet, undvik att fördjupa dig i detaljer om uppgifter som ligger långt fram i tiden. Project kan hjälpa dig med rullande vågplanering när du använder dessa funktioner i programmet:
Gör dina läxor innan du börjar skapa projektet. Om du inte har all information du behöver när du sätter dig vid datorn för att arbeta med Project, stannar du hela tiden, mittplanerar och springer iväg för att hitta informationen – inte ett effektivt sätt att arbeta.
Innan du sätter dig ner för att bygga ett projektschema, tänk på följande projektinformation:
När du har övervägt problemen i den här listan är du redo att sätta dig ner och börja skriva in information i ett projektprojekt. (Hör du ett eko här inne?)
Du vet att han är där ute - Murphy och hans jäkla lag som stadgar att allt som kan gå fel kommer att gå fel. De flesta projekt, särskilt längre och mer komplexa projekt, slutförs inte i tid eller inom budget. Ditt jobb som projektledare är att planera så noggrant du kan och sedan göra försiktiga justeringar när någon kastar en skiftnyckel i arbetet – och Project ger dig massor av verktyg för att göra det. Men utöver alla automatiserade funktioner i Project kan du förutse förändringar genom att helt enkelt planera för det.
Den kritiska vägen bestämmer projektets varaktighet. Varje klok projektledare bygger in reservtid och medel för beredskap i sina projekt. När ett projekt avslutas en vecka för sent och 5 000 USD över budget vet bara projektledaren att det var fyra veckor senare och 25 000 USD dyrare än ursprungligen planerat, utan reserv för oförutsedda utgifter.
Lägg till reserv för beredskap före större leveranser eller slutet av en fas för att ta hänsyn till oväntade händelser. Du kan till och med lägga till en beredskapsuppgift och resurser den med Murphy.
Använd kostnadsresurstypen (istället för en arbets- eller materialresurs) för att lägga till ett visst belopp av oförutsedda reserv till en uppgift eller fas.
Även om programvara för projekthantering kan förenkla många aspekter av ditt arbetsliv, blir de flesta som använder Project för första gången överväldigade av den tid de lägger på att mata in och uppdatera data. Dessa uppgifter kan säkert vara besvärliga, men belöningen från att bemästra de automatiserade uppdaterings- och rapporteringsmöjligheterna i Project kompenserar mer än för allt arbete de utsätts för i förväg.
När det är möjligt, importera uppgifter från Outlook eller Excel till Project för att påskynda datainmatningen i planeringsfasen.
Spåra så ofta du kan - minst en gång i veckan. Om du inte har en tendens att spåra framstegen i ett projekt, kan du hamna bakom den ökända åttabollen. Den här strategin räddar dig inte bara från att behöva ange ett berg av spårningsdata, utan låter dig – och ditt team – se status för projektet när som helst. På så sätt kan du snabbt upptäcka en katastrof som närmar sig och göra förebyggande justeringar.
Undvik lusten att försöka göra allt på ett projekt själv. Även om att skapa och underhålla projektfilen på egen hand kan tyckas ge dig mer kontroll över resultatet, är det nästan omöjligt att flyga solo i ett större projekt (och möjligen ett heltidsjobb). Naturligtvis kan du inte tillåta dussintals människor att göra ändringar i planen, eftersom du riskerar att tappa koll på vem som gjorde vad och när. Men att följa dessa få enkla metoder kan omvandla några fingrar i projektpajen från skadligt till användbart:
Du kan spåra framsteg på en hög nivå, till exempel 25 procent, 50 procent, 75 procent och 100 procent färdiga.
De flesta har hört projektledningsvarningen "Täck dina antaganden" och Project hjälper dig att göra det enkelt. Använd dessa funktioner för att dokumentera detaljerna i projektet:
Spara flera versioner av projektet, särskilt om du ändrar baslinjen i senare versioner. På så sätt har du ett register över varje steg i projektplaneringen att hänvisa till när frågor uppstår på vägen.
Följ dessa metoder för att hålla kommunikationskanalerna öppna:
När du påbörjar projektet bör du ha en uppfattning om vad som är framgång, och du bör veta hur du mäter den framgången. Du har hört detta: "Du kan få leveransen i tid, inom budget eller gjort rätt. Välj två." Framgång kan innebära att uppnå många mål, som t.ex
För att avgöra hur du ska mäta framgång, ställ dessa frågor:
Placera milstolpar i projektet som återspeglar uppnåendet av varje typ av framgång. När du når en kan du klappa ditt lag på axeln. Att veta hur framgång ser ut hjälper dig att motivera ditt team att nå dit.
Det händer grejer. Det har aldrig funnits ett projekt som inte krävde boende för överraskningar på vägen. Kännetecknet för en bra projektledare är att hon är uppmärksam på dessa förändringar och gör justeringar för att hantera dem snabbt.
Att göra justeringar för att tillgodose dåliga nyheter är inte lätt; i själva verket kan det vara riktigt svårt att leverera dåliga nyheter. Men att undvika ett problem i projektet och hoppas att det helt enkelt ska försvinna har en otäck vana att snöa in i ett ännu värre problem. Följande verktyg kan hjälpa dig att vara uppmärksam på ändringar och göra justeringar:
En fantastisk gåva som Project erbjuder är möjligheten att se tillbaka efter att ha slutfört ett projekt så att du kan lära dig av dina misstag. Du kan granska det ursprungliga schemat, och varje version efter det, för att se hur väl du uppskattade tid och pengar och sedan ta reda på hur du gör det bättre.
Genom att använda register över projektet kan du upptäcka trender för att till exempel ta reda på var du alltid tycks missa timing, eller varför du alltid avsätter alldeles för lite tid för marknadsundersökningar och alldeles för mycket tid för frågor och svar. Kanske glömmer du alltid att budgetera för tillfällig hjälp under rusningsperioder, eller så överbemannar du tidigt när du bara behöver ett fåtal personer.
Använd mängden information i projektscheman för att utbilda dig själv om dina egna styrkor och svagheter som projektplanerare och chef och för att förbättra dina färdigheter med varje projekt du tar på dig.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
