Den första kontakten som du ser när du öppnar en ACT! databasen är din egen — det är din My Record. My Record är inget annat än en kontaktpost som är associerad med en användare av databasen. Your My Record lagrar all din egen information, som automatiskt visas i några av de förinställda mallarna som följer med ACT!. Till exempel innehåller ett faxförsättsblad dina telefon- och faxnummer; en rapport har ditt namn överst; och en bokstav har ditt namn längst ner.
Om någon annans information visas som den första kontaktposten som du ser när du öppnar din databas, utforska dessa tre möjligheter:
- Loggade du in som dig själv? Om inte, gör det. Sedan när du öppnar ACT! igen – inloggad som dig själv – din My Record visas.
- Har du av misstag ändrat din egen kontaktinformation? Om så är fallet, ändra tillbaka det.
- Om du är 100 procent säker på att du loggat in som dig själv och inte har ändrat din kontaktinformation, är din databas sannolikt skadad. Du måste utföra lite HLR på din databas.
Att ta sig tid att ange all din egen kontaktinformation är mycket viktigt. Om du inte gör det kan du upptäcka att du saknar viktig information när du börjar arbeta med mallar och rapporter. Om du till exempel aldrig anger ditt eget faxnummer, visas inte ditt faxnummer på faxförsättsbladsmallen, vilket innebär att du måste fylla i det varje gång du skickar ett fax. Spara dig själv besväret och fyll i ditt My Record direkt.
Din My Record låter dig också använda några andra viktiga ACT! funktioner:
- Tillstånd att utföra olika funktioner baseras på säkerhetsnivån för din My Record.
- Kontakter, anteckningar, historik, aktiviteter och möjligheter som är markerade som privata kan endast ses av Record Manager som skapade dem.
- Varje gång du anger en ny kontakt, grupp, företag eller möjlighet visas ditt namn som skaparen av den kontakten.
- När du tar bort en kontakt visas en historik för borttagningen i området Historik i din Min post.
- Varje gång du lägger till en anteckning till en kontaktpost visas ditt namn som posthanteraren för den anteckningen.
- När du schemalägger en aktivitet, kopplas ditt namn automatiskt till den aktiviteten.