Microsoft CRM innehåller fördefinierade rapporter och diagram uppdelade i fyra huvudkategorier - försäljning, service, administration och marknadsföring. Var och en av dessa kategorier innehåller rapporter som visar information relaterad till det specifika området av Microsoft CRM. Tänk på att vissa rapporter kan döljas för vissa användare, beroende på deras säkerhetsroller, och vissa är helt enkelt inte tilldelade en kategori eller enhet:
- Försäljningsrapporter: Samla alla aktiviteter som är kopplade till en försäljning, från lead till den faktiska försäljningen. Dessa rapporter kan också ge statistisk information om konton, leadkällor, konkurrenter och produkter.
- Servicerapporter: Tillhandahåll statistisk information relaterad till kontrakt och ärenden och sammanfattningar av kunskapsbasartiklar. Dessa rapporter ger snabba analyser av vilka produkter som kräver mest support och var dina servicerepresentanter spenderar mest tid.
- Administrativa rapporter: Ge sammanfattande information om dina Microsoft CRM-användare. Det här avsnittet är en logisk plats för att lagra anpassade rapporter relaterade till företagsomfattande information, till exempel en lista över alla anställda som deltar i din 401(k)-plan.
- Marknadsrapporter: Beskriv konton, kampanjer, lead source-effektivitet och andra områden av intresse för marknadsavdelningen. Rapporterna ger sammanfattning och detaljerad information över konton, kampanjer och leadskällor.
Din systemadministratör, konsult eller värdeadderande återförsäljare kan skapa anpassade rapporter och kan göra en rapport tillgänglig i en eller flera kategorier, såväl som från formulär för relaterade posttyper eller från listor för relaterade posttyper.
Rapporter kan också tilldelas en enhet (ärende, kontakt, konto, aktivitet och så vidare) och kan ses från den enheten genom att klicka på knappen Rapporter i verktygsfältet.
Om din säkerhetsprofil hindrar dig från att komma åt data i Microsoft CRM kommer du inte att kunna se den informationen i någon rapport du kör. Rapporteringsfunktionen respekterar säkerhetsinställningarna.
Inställningarna i din säkerhetsprofil avgör vilka rapporter du kan se. Detta är ett annat område där Microsoft CRM sticker ut, genom att du kan ställa in flerskiktad säkerhetsåtkomst för din personal. Till exempel kan du bara ge din personalavdelning tillgång till rapporter som innehåller konfidentiell information såsom löner och provisionssatser. Eller så kanske dina systemadministratörer kan begränsa åtkomsten till resurskrävande rapporter för att förhindra att rapporterna startas av misstag under dagen, när systemet redan är upptaget.
Du kan komma åt rapporter i fönstret Rapporter eller, för de rapporter som är länkade till specifika enheter enligt vad som anges, från enheterna.
Så här går du igenom rapportens sökresultat (vilket är praktiskt för sökningar med nål-i-höstacken):
1. Klicka på knappen Arbetsplats längst ned i navigeringsfönstret. Klicka sedan på Rapporter (under Mitt arbete) högst upp i rutan.
Fönstret Rapporter visas. Kom ihåg att du bara ser de rapporter som din säkerhetsprofil tillåter dig att se.
2. Fyll i rutan Sök efter och klicka på knappen Sök.
Detta är den första metoden vi använder för att minska storleken på listan. Genom att ange text i rutan Sök efter kommer endast rapporter med den texten var som helst i displayen (det vill säga i kolumnen Rapportnamn, Rapporttyp, Ändrad på eller Beskrivning) att listas.
3. Klicka på pilen bredvid rutan Kategori och välj en kategori.
Det här är ett annat sätt att begränsa de listade rapporterna och kommer väl till pass om du är ett rapporttungt företag.
4. Klicka på pilen bredvid rutan Entitet och välj en enhet.
Genom att välja en enhet kan du hitta rapporter kopplade till den enheten. Du kan välja mellan konton, ärenden, kampanjsvar, marknadsföringslistor, offerter och mer.
5. När du hittar rapporten du letar efter klickar du på den för att markera den.
6. För att köra rapporten du just markerade, klicka på Fler åtgärder i fönstrets verktygsfält och välj Kör rapport.
Detta öppnar skärmen Report Viewer, där du ser ett meddelande om att din rapport genererar. Då ser du själva rapporten.