En akt! 2007 rapportmall är uppdelad i sektioner av information. Varje avsnitt har en avsnittsrubrik som visas i rapportmallen men som inte visas i själva rapporten. Du kan bestämma vilka fält du vill ska visas i varje given sektion. En rapportmall består av fem huvudsektioner; du kan inte ta bort eller ändra ordningen på avsnitten, men du kan dölja ett avsnitt om du inte vill att det ska visas i din rapport.
De fem huvudsektionerna är
- Rapportrubrik : Information som visas högst upp på rapportens första sida, till exempel rapportens titel och skapare
- Sidhuvud: Information som visas överst på varje sida, till exempel kolumnrubriker
- Detalj: Område som innehåller ett eller flera av dina kontakt- eller gruppfält
- Avsnittet Detalj är köttet och potatisen i rapporten - där du hittar relevant information, såsom kontaktens namn, adress och telefonnummer.
- Sidsidfot: Information som visas längst ned på varje sida i rapporten, till exempel datum och sidnummer
Du kan ändra storlek på en sektion för att göra plats för ytterligare fält genom att dra den horisontella grå linjen (som visas längst ner i sektionen) lägre på mallen.
När du har pillat med din rapportmall och har den precis som du vill ha den, glöm inte att ändra storleken på varje avsnitt tillbaka till den ursprungliga storleken – eller stänga av den så mycket som möjligt. Alla tomma områden i ett avsnitt visas som tomma områden i din rapport!
Ändring av rapportsektioner
De flesta av er kommer gärna att lita på de fem standardrapportsektionerna. Men då och då kanske du vill bli lite finare. Kanske vill du lista alla dina kontakter alfabetiskt efter efternamn, grupperade efter stad. Du måste skapa underavdelningar i din rapport för att göra detta. Inget problem; här är allt du behöver göra:
1. I rapportdesignern dubbelklickar du på valfri avsnittsrubrik.
Dialogrutan Definiera sektioner öppnas. Observera att du förutom att lägga till undersektioner också kan välja några andra alternativ:
• Sidbrytning: Anger om du vill att varje avsnitt ska visas på ett nytt pappersark eller starta ett nytt ark i slutet av ett avsnitt
• Dölj om det är tomt: Stänger upp ett avsnitt om det inte finns någon information i det
• Tillåt sektion att gå över flera sidor: Tillåter en lång sektion att fortsätta till flera sidor
2. Klicka på knappen Lägg till för att lägga till ett nytt avsnitt i rapporten.
Dialogrutan Välj ett fält att gruppera efter öppnas.
3. Välj det fält som du vill använda för att gruppera din rapport och klicka sedan på OK.
4. Välj en stigande ordning i dialogrutan Definiera sektioner.
När du har valt fältet som du vill gruppera med i steg 3, återgår du till dialogrutan Definiera sektioner. Det nya underavsnittet är markerat och du kan ange om det nya underavsnittet visas i stigande eller fallande alfabetisk ordning.
När du har skapat ett nytt underavsnitt kan du placera så många fält som du behöver.
Döljer en rapportsektion
Det kan finnas tillfällen då du vill dölja ett avsnitt. Säg till exempel att du vill ha en rapport som räknar antalet kontakter i vart och ett av dina ID/Status-fält. Teoretiskt, ACT! måste lista alla dessa kontakter så att de kan räknas, men du vill verkligen inte se alla dessa kontakter eftersom du bara är intresserad av att se en totalsumma. Även om du inte kan ta bort någon av standardsektionerna för rapportmall, kan du dölja dem, vilket ger dig samma resultat.
För att dölja ett avsnitt
1. Öppna fönstret Egenskaper i rapportdesignern genom att välja Visa –> Egenskapsfönster.
2. Välj namnet på avsnittet som du vill dölja.
3. Klicka på egenskapen Visible i fönstret Egenskaper och ändra den sedan till Nej.
Även om du fortfarande kan se avsnittet i rapportdesignern, visas det inte i dina färdiga rapporter.