Alternativ för datamigrering till Salesforce

Salesforce har en lättanvänd guide som leder dig genom att importera dina kampanjmedlemsuppdateringar, potentiella kunder, konton, kontakter och anpassade objekt. Om du är systemadministratör eller om du har rätt profilbehörigheter kan du utföra dessa uppgifter för dina användare.

För andra objekts äldre data (som möjligheter, fall och aktiviteter) som du vill ha i Salesforce måste du ange information manuellt eller använda Data Loader, som är ett dataimport- och exportverktyg som följer med Enterprise och Unlimited utgåvor för att automatiskt migrera data till Salesforce.

Använda guiden Salesforce Dataimport

Dataimportguiden för att importera potentiella kunder, konton, kontakter, lösningar och anpassade objekt är bekvämt placerad under rubriken Integrationer i Lightning Experience Setup. Den har ett användarvänligt gränssnitt som leder dig genom att importera eller uppdatera poster.

Starta guiden för Salesforce Dataimport.

Om du är administratör ser du också knappen Importera i det övre högra avsnittet på flikarnas hemsidor. Om du till exempel vill importera ditt företags potentiella kunder klickar du på fliken Leads och klickar sedan på knappen Importera, som finns till höger om sidans listvyrubrik. Steg och tips för att använda importguiden för olika objekts poster varierar:

• Importera potentiella kunder: Endast en användare med behörighet att importera potentiella kunder kan utföra den här åtgärden.
• Importera kontakter och konton: Salesforce använder samma guide som kan ta dig genom att importera kontakter och/eller konton. Enskilda användare har också möjlighet att importera sina personliga kontakter och konton.
• Importera nya kampanjmedlemmar eller uppdatera dem när de är länkade till en kampanj: Salesforce använder samma dataimportguide, men den här gången exponerar bara kampanjmedlemsobjektet för att uppdatera marknadsföringsstatusar för potentiella kunder och kontakter.

Undersöker Salesforce Data Loader

Datamigrering är en knepig fråga. Data Loader är ett litet klientprogram som hjälper till att massimportera eller massexportera data i format med kommaseparerade värden (.csv). Du kommer åt det här verktyget genom att välja Integrationer → Data Loader. Med det här verktyget kan du flytta data till och ut från alla typer av poster i Salesforce, inklusive möjligheter och anpassade objekt. Data Loader stöder att infoga, uppdatera, ta bort och exportera Salesforce-poster.

Som någon känd en gång sa, med stor makt kommer också stort ansvar. Använd endast Data Loader om du är bekväm med att förstå hur objekt, poster och arbetsflöden och/eller triggers relaterar till varandra. Data Loader är ett mycket kraftfullt verktyg för icke-tekniska användare. Du kan exportera data, importera data, av misstag skriva över och radera mycket data och sätta igång en dominoeffekt av arbetsflödesregler om du inte är försiktig. Se alltid till att göra en säkerhetskopia av data om du planerar att göra en uppdatering. Du kan vara problemfri utan en säkerhetskopia tills den ena gången ett misstag görs och du inte kan ångra de tusentals fält som du har skrivit över.

Flera leverantörer tillhandahåller också beprövade extrahera, transformera, ladda verktyg (ETL) som gör att du kan migrera poster till (eller från) Salesforce, automatiskt skrubba och transformera data baserat på anpassad logik som du definierar, och lägga till dessa poster där så är lämpligt.

Utan att bli för tekniskt länkar experter data genom att använda Salesforces applikationsprogramgränssnitt (API) för att göra det möjligt för dina tekniska personer att komma åt data programmatiskt. Den Salesforce-plattformen används för att anpassa eller integrera Salesforce att göra ännu snazzier saker än vad man kan göra med den ur lådan. Och innan du lider av jargongöverbelastning, är en plattform i grunden en samling regler och kommandon som programmerare kan använda för att tala om för ett program - Salesforce, i det här fallet - att göra vissa saker. För att komma åt Salesforce API måste du dock ha Enterprise eller Unlimited Edition.

Migrera din äldre data till Salesforce

Under förberedelsefasen av din implementering behöver du en genomtänkt och väldokumenterad plan för din datamigreringsstrategi. Den planen måste innehålla detaljer om mål, resurser, oförutsedda händelser och tidslinjer baserat på de olika stegen i din plan. Här är några av stegen som du bör överväga.

Bestämma dina datakällor

De flesta företag har vanligtvis någon typ av befintliga kontakthanteringsverktyg, en mängd olika kalkylblad med annan kunddata och ofta kontaktinformation som finns i användarnas e-postkorgar och produktivitetsapplikationer (för att inte tala om Word-dokument och klisterlappar).

När du går igenom dina förberedelser, bedöm vilken och hur mycket information som behöver finnas i Salesforce. Här är några tips för detta steg:

• Skräp in skräp ut. När du flyttar till ett nytt hem tittar du oftast igenom ditt gamla hems garderober och bestämmer vad du ska ha med dig och vad du ska slänga. Att flytta data kräver samma typ av utvärdering.
• Gör en lista. Katalogisera de olika datakällorna, inklusive vilka typer av poster, vilket intervall och hur många.
• Designa en lagringsplan. Arbeta med ditt projektteam för kundrelationshantering (CRM) för att avgöra vart olika information ska gå – och varför.
• Tänk på tidpunkten och sekvensen för importen. Till exempel skapar många företag användarposter först, importerar sedan konton och kontakter, och slutligen migrerar och lägger till möjligheter.
• Håll det enkelt, om möjligt. Ju mer komplicerad du gör migreringen, desto större inverkan på din tidslinje. Bedöm ansträngningsnivån kontra det potentiella värdet av ansträngningen.

Förbereder din data för migrering till Salesforce

Rengör den nu, eller rengör den senare. Vissa projektteam gillar att "skura" data innan de importeras till Salesforce. Att identifiera och slå samman dubbletter gör det lättare att hitta rätt post. Genom att åtgärda inkonsekvenser i dina data, till exempel att se till att alla delstats-/provinsfält har förkortningar med två tecken, blir rapporterna mer exakta.

Om ditt äldre system inte gör det lätt att städa, kanske du föredrar att ta med alla poster i Salesforce först och sedan använda Salesforces datahanteringsverktyg för att rensa data senare. Risken är att människor med de bästa avsikterna fortfarande kan ge efter för den mänskliga naturen och inte vill fokusera på saneringsarbetet när data redan finns i det nya systemet.

Oavsett när du gör det är rengöringsdata inte glamoröst arbete, men det måste göras och bör göras regelbundet. Här är några tips när du förbereder din data:

• Exportera till ett enkelt format. Ofta är det enklast att exportera data till program som Microsoft Access eller Excel, med vilka du kan ta bort kolumner, sortera rader och göra globala ändringar.
• Sträva efter att använda vanliga namnkonventioner. Om olika datakällor refererar till konton med olika namn (till exempel IBM kontra International Business Machines), är det nu ett bra tillfälle att standardisera namngivning. Detta kan hjälpa till att undvika att skapa dubbletter av poster.
• Redigera eller lägg till fält i Salesforce för att stödja migreringen. Till exempel, om din pipeline rapporterar spårmarginal per affärsmöjlighet, måste du bygga ett anpassat fält för affärsmöjlighet för att stödja marginaldata.
• Om din befintliga datakälla har unika post-ID:n, migrera dessa ID:n till ett anpassat skrivskyddat fält. Du kan alltid ta bort eller dölja fältet i ett senare skede. Detta kan inte bara hjälpa dig att verifiera riktigheten av din migrering, utan dessa ID:n kan också vara användbara för integration (särskilt om du inte planerar att stänga av den andra datakällan).
• Mappa dina datakolumner till fältnamn i Salesforce. Till exempel mappas fältet Företag i Microsoft Outlook vanligtvis till fältet Konto i Salesforce. Vissa systemadministratörer byter till och med namn på kolumnrubrikerna i migreringsfiler så att de exakt matchar fältnamnen i Salesforce. Att göra detta minimerar migrationsvansinnet.
• Anpassa dina data för att passa Salesforce-standarder (eller tvärtom). Varje fält i Salesforce har vissa egenskaper som kan inkludera storleksbegränsningar, decimaler, datumformat och så vidare.
• Lägg till en datakälla-kolumn till din importfil och mappa den till ett anpassat fält i Salesforce. Genom att göra detta kan du försvara var data kom ifrån.
• Tilldela rätt ägare till poster där det är möjligt. Om du inte har alla poster tilldelade, väljer ägaren som standard vilken administratör som utför migreringen.
• Få acceptans från intressenter av filerna du har förberett. Åtminstone om du erbjuder dem chansen att recensera slipper du överraskningar.

Testar importen till Salesforce

Testa innan du kör den slutliga migreringen. Ofta upptäcker du saker som du missat eller kan förbättra. Till exempel kan fält mappas felaktigt, eller så behöver du bara skapa några extra. Här är ett par tips:

• Välj ett litet urval av viktiga poster. Ju högre profil journalerna är, desto bättre – särskilt när de granskas av en intressent.
• Kom ihåg att stänga av arbetsflöden. Du vill inte irritera andra användare genom att varna dem i onödan när testdata flödar genom arbetsflödesreglerna. Vissa av er kanske tycker att det är bra att behålla vissa arbetsflödesregler, särskilt om de byggdes för att förhindra att dålig data kommer in. Detta är inte sant. Gör arbetet i förväg och förbered data väl innan du importerar.
• Granska sidlayouten. Överväg att justera sidlayouterna för att göra det enklare att validera dataimporten. Placera fält i Salesforce på liknande skärmplatser som i dina äldre system .

Analysera testdataresultaten

När din testdata finns i Salesforce, jämför den noggrant med din testfil för att säkerställa noggrannhet och fullständighet. Här är några tips om hur du effektivt analyserar testdataresultaten:

• Bygg en anpassad rapport som låter dig titta på postdata tillsammans.
• Öppna en post vid behov och jämför den med importfilen. Bekräfta att postens fält visar vad du tycker att de ska visa.
• Bygg en anpassad vy från en relevant fliks hemsida för att se dina importerade data upplagda i kolumner på en listsida. Användare kan gå till en rapport, men en vy håller dem fokuserade.
• Validera data med utvalda intressenter för att få deras feedback och stöd för att testdataresultaten ser korrekta ut. Det räcker inte med att du tror att testimporten var korrekt. Dina slutanvändare är det ultimata testet.
• Justera din process eller gör ändringar i importfilen eller Salesforce baserat på resultaten av testimporten. Till exempel kanske du har glömt att mappa ett fält eller att data inte importerades korrekt på grund av ett fälts egenskaper.

Migrerar din slutliga data

När du har analyserat testdataresultaten är du redo att importera dina filer. Ja, det är en förenkling av vad som kan vara en komplicerad uppsättning uppgifter, men den övergripande processen är beprövad och sann.

Här är några förslag för detta steg:

• Kommunicera förväntningar med dina användare. Om du flyttar från ett system till ett annat kan det hända att data måste uppdateras innan de går live.
• Gör det under stillestånd. Om du har betydande data, överväg att köra migreringen under icke-arbetstid. Speciellt om systemet redan är aktivt för vissa grupper av användare kan detta undvika förvirring.
• Spara loggfilerna för poster som inte lyckades importeras. Felmeddelandena är ganska intuitiva och du kan vanligtvis se vanliga orsaker till att vissa poster inte importerades. Se till att spendera tid på att avgöra om avslaget orsakas av ett dataformaterings- eller kvalitetsproblem i motsats till en irriterande arbetsflödesregel som du inte hade för avsikt att aktivera.
• Bygg dig själv en kudde för misstag. Försök inte genomföra migreringen dagen före säljträning. Något oförutsett kan hända som förhindrar framgångsrikt slutförande.

Validera och utöka din data

På samma sätt som att analysera resultat av testdata när data har laddats, kör rapporter för att validera ett korssampling av poster för att säkerställa noggrannhet och fullständighet. Om du kan, jämför skärmar i Salesforce med dem i ditt äldre system.

Se till att data lagras i rätt fält och att värden är vettiga. Om du ser en adress i ett telefonfält måste du rensa dina data eller fixa din fältmappning. Sträva efter perfekt importerad data - men förvänta dig mindre än så också.

Innan du rullar ut Salesforce, ta det extra steget att manuellt eller automatiskt uppdatera vissa poster för att imponera användare och öka framgången. När du ger en demonstration eller utbildning, visa användarna dessa helt inskrivna exempel och låt dem veta potentialen för Salesforce.

När du har allt i Salesforce börjar det roliga!