Microsoft Office är känt för att begrava massor av användbara funktioner som de flesta aldrig vet om. Här upptäcker du några funktioner i Office 2019 så att du kan dra nytta av dem och göra Office 2019 bekvämare (och säkrare) för dig att använda.
De flesta människor dumpar sina dokument i en mapp i mappen Dokument. Lagra för många dokument i den här mappen, men du kommer att upptäcka att det är nästan omöjligt att hitta någonting. För att göra det enklare att hämta filer är det en bra idé att lagra olika data i sina egna mappar, som att lagra skatterelaterad information i en speciell skattedeklarationsmapp eller fakturor i en speciell 2021 Invoices-mapp.
Lämnat till sina egna enheter, naturligtvis, kommer Office 2019 glatt att spara alla dina filer i mappen Dokument, så du måste berätta för programmet var du vill att det ska spara filer.
Förutom att definiera en standardmapp för att lagra filer, kan du också definiera ett standardfilformat för dina Office 2019-program. Detta kan vara särskilt användbart om du behöver dela filer med andra, t.ex. personer som fortfarande använder en äldre version av Microsoft Office (97/2000/XP/2003).
Microsoft Office 2007 och senare använder ett modernare filformat där filtillägget består av mer än tre bokstäver, som .docx eller .xlsx. Detta nya filformat erbjuder ytterligare funktioner som inte är tillgängliga i det äldre filformatet, som har ett filtillägg på tre bokstäver, som .doc eller .xls.
Slutligen, för att skydda dina data (så mycket som möjligt) från oundvikliga datorkrascher och hårddiskfel, inkluderar Office 2019-program en speciell AutoRecover-funktion, som sparar en tillfällig kopia av din fil med fasta intervaller, till exempel var tionde minut. På så sätt, om strömmen går förlorar du bara de ändringar du gjort under de senaste tio minuterna och inte alla dina ändringar.
Access erbjuder inte en automatisk återställningsfunktion eftersom den automatiskt sparar alla ändringar av dina data ändå.
För att anpassa plats, format och AutoRecover-funktionen för ett Office 2019-program, följ dessa steg:
Ladda Office 2019-programmet du vill anpassa (som Excel eller PowerPoint).
Klicka på fliken Arkiv.
Klicka på Alternativ.
En dialogruta för alternativ visas.
Klicka på Spara i den vänstra rutan.
Dialogrutan Alternativ visar olika Spara-alternativ.
(Valfritt) För att spara filer som är kompatibla med tidigare versioner av Office, klicka i listrutan Spara filer i detta format och välj ett filformat, till exempel formatet 97–2003.
(Valfritt) För att definiera en standardmapp, klicka i textrutan Standard lokal filplats och skriv enheten och mappen.
Eller klicka på knappen Bläddra och välj sedan en mapp.
(Valfritt) För att definiera hur ofta du vill att Office 2019 ska spara dina filer automatiskt, markera kryssrutan Spara autoåterställningsinformation varje, klicka i textrutan Minuter och skriv ett värde eller klicka på upp- eller nedpilen för att definiera ett värde, t.ex. som 7 minuter.
Klicka på OK.
För att förhindra att nyfikna ögon tittar på dina Word-, Excel- eller PowerPoint-filer kan du lösenordsskydda dem. På det sättet, om någon vill öppna, visa eller redigera dina filer, måste hon använda ditt lösenord. Om någon inte känner till ditt lösenord kommer hon inte att kunna se – än mindre redigera – dina filer.
Du (eller vem som helst) kan köpa program på Internet som kan knäcka en lösenordsskyddad Office 2019-fil. För verklig säkerhet, lita inte på Office 2019:s lösenordsskyddsfunktion.
Följ dessa steg för att lösenordsskydda en fil:
Ladda Word, Excel eller PowerPoint.
Klicka på fliken Arkiv.
Välj Spara som.
Fönstret Spara som visas.
Klicka på knappen Bläddra.
Dialogrutan Spara som visas.
Klicka på knappen Verktyg.
En rullgardinsmeny visas.
Verktygsknappen visas i det nedre högra hörnet av dialogrutan Spara som.
Välj Allmänna alternativ.
Dialogrutan Allmänna alternativ visas.
För att lösenordsskydda en fil, klicka i textrutan Lösenord för att öppna och skriv in ett lösenord.
En annan dialogruta visas och ber dig att bekräfta lösenordet genom att skriva det igen.
Skriv lösenordet igen och klicka sedan på OK.
För att definiera ett separat lösenord för att ändra en fil, klicka i textrutan Lösenord för att ändra och skriv in ett lösenord.
Detta lösenord kan skilja sig från lösenordet du skrev i steg 6. En annan dialogruta visas och ber dig bekräfta lösenordet genom att skriva det igen.
Skriv lösenordet igen och klicka sedan på OK.
Klicka på Spara.
Du kan skapa ett lösenord eller ta bort lösenord genom att upprepa de föregående stegen och skriva in ett nytt lösenord eller ta bort lösenordet.
Makrovirus är skadliga program utformade för att fästa sig själva i Word-, Excel- och PowerPoint-filer. När ett intet ont anande offer öppnar en infekterad fil kan viruset spridas och göra något otäckt, som att ta bort dina filer eller ta bort hela innehållet på din hårddisk.
För att stoppa dessa skadedjur från att förstöra dina filer , skaffa ett antivirusprogram, undvik att ladda ner eller acceptera filer från okända personer och aktivera Office 2019:s inbyggda makroskyddsfunktion, som kan inaktivera makron eller begränsa vad makrovirus och maskar kan göra även om de infekterar din dator.
För att aktivera makroskydd i Office 2019, följ dessa steg:
Ladda Word, Excel eller PowerPoint.
Klicka på fliken Arkiv.
Klicka på Alternativ.
Dialogrutan Alternativ visas.
Klicka på Trust Center.
Trust Center-alternativen visas i den högra rutan.
Klicka på knappen Trust Center Settings.
Dialogrutan Trust Center visas.
Klicka på Makroinställningar i den vänstra rutan.
Alternativen för makroinställningar visas.
Dialogrutan Trust Center.
Välj en av följande alternativknappar:
Fortsätt att klicka på OK tills du återgår till dialogrutan Spara som.
Klicka på Spara.
När du laddar ett Office 2019-program kan det expandera för att fylla hela skärmen. Även om detta kan ge dig mest utrymme att arbeta, kanske du vill se delar av andra programfönster också. För att växla mellan att visa ett Office 2019-program i helskärm eller som ett fönster, klicka på ikonen Återställ ned/maximera, som visas i det övre högra hörnet av Office 2019-programfönstret.
För att utöka eller förminska ett Office 2019-programfönster, följ dessa steg:
Ladda ett Office 2019-program, som Word eller Excel.
Klicka på ikonen Återställ ned.
Ikonen Återställ ner visas till vänster om ikonen Stäng (X). När du klickar på ikonen Återställ ned krymper fönstret och ikonen Återställ ner ändras till ikonen Maximera. När Office 2019-fönstret ser mindre ut kan du dra eller ändra storlek på det.
Ikonerna Återställ ned och Maximera låter dig krympa respektive utöka ett Office 2019-programfönster.
Klicka på ikonen Maximera.
Office 2019-programfönstret expanderar för att fylla hela skärmen igen.
Som en genväg till att ge kommandon till Office 2019, kom ihåg denna enkla riktlinje: Välj först och högerklicka sedan.
Så om du vill ändra text eller en bild, välj först den för att berätta för Office 2019 vad du vill ändra. Högerklicka sedan med musen för att visa en popup-meny med kommandona. Dessa popup-menyer visar en lista med relevanta kommandon för objektet du just valt.
Ett problem med att skapa stora kalkylblad i Excel är att dina identifierande rad- och kolumnrubriker kan rulla utom synhåll om du rullar nedåt eller till höger om ditt kalkylblad.
För att förhindra att detta händer kan du frysa en rad eller kolumn som innehåller identifierande etiketter. På så sätt, när du bläddrar igenom ditt kalkylblad, förblir din frysta rad eller kolumn alltid synlig.
Följ dessa steg för att frysa en rad eller kolumn i ett Excel-kalkylblad:
Klicka på fliken Visa.
Klicka på ikonen Frys rutor i gruppen Fönster.
Klicka på något av följande:
För att låsa upp en rad eller kolumn, upprepa steg 1 till 3 men klicka på Unfreeze Panes i steg 2.
När du visar en PowerPoint-presentation visas dina bilder vanligtvis i den ordning du arrangerade dem, med början på den första bilden. Om du vill visa dina bilder i en annan ordning mitt i en presentation, följ dessa steg:
Tryck på F5.
Den första bilden i din presentation visas.
Skriv numret på bilden du vill visa och tryck på Enter.
Om du vill hoppa till den femte bilden i din presentation, skriv 5 och tryck på Retur. Om du hoppar till den femte bilden, klickar du med musen eller trycker på mellanslagstangenten nästa visas den sjätte bilden och sedan den sjunde och så vidare.
Skriv ut en lista med dina diatitlar och diabildsnummer på ett pappersark så att du vet vilket dianummer du ska skriva för att se en viss bild.
Om du har ett e-postkonto kommer du att få skräppost , det där oönskade e-postmeddelandet som täpper till miljontals inkorgar varje dag med vidriga erbjudanden om refinansiering av bolån, billiga receptbelagda läkemedel eller kändispornografi. Om du inte gillar att radera dessa meddelanden manuellt kan du använda Outlook för att filtrera din e-post åt dig.
Ställer in Outlooks skräppostfilter
Outlook kan automatiskt flytta misstänkt skräppost till en speciell skräppostmapp. Eftersom Outlook letar efter nyckelord i skräppost, var medveten om att det aldrig kommer att vara 100 procent effektivt för att identifiera skräppost. Det kan dock identifiera den mer uppenbara skräpposten och spara tid och ansträngning för att radera meddelanden själv.
För att definiera Outlooks skräppostfilter, följ dessa steg:
Klicka på Mail-ikonen i det nedre vänstra hörnet av Outlook-fönstret.
Klicka på fliken Hem.
I gruppen Ta bort klickar du på skräppostikonen.
En meny visas.
Skräpmenyn.
Klicka på Alternativ för skräppost.
Dialogrutan Alternativ för skräppost visas.
Dialogrutan Skräppostalternativ låter dig definiera hur aggressivt du vill att Outlooks skräppostfilter ska fungera.
Välj en av följande alternativknappar:
Klicka på OK.
Dialogrutan Alternativ visas igen.
Klicka på OK.
Skapa en lista över säkra avsändare i Outlook 2019
En lista med säkra avsändare låter dig definiera alla e-postadresser som du vill acceptera meddelanden från. Outlook dirigerar all e-post från andra e-postadresser direkt till din skräppostmapp.
Fördelen med en lista över säkra avsändare är att den garanterar att du aldrig kommer att få skräppost. På nackdelen garanterar det också att om någon försöker kontakta dig vars e-postadress inte finns på din lista över säkra avsändare, kommer du inte heller att få det giltiga meddelandet.
För att skapa en lista med säkra avsändare, följ steg 1 till 4 i avsnittet ovan för att visa dialogrutan Alternativ för skräppost. Följ sedan dessa steg:
Klicka på fliken Säkra avsändare i dialogrutan Alternativ för skräppost.
Fliken Säkra avsändare i dialogrutan Alternativ för skräppost visas.
(Valfritt) Markera (eller avmarkera) kryssrutan Lita även på e-post från mina kontakter.
Om du markerar den här kryssrutan talar om för Outlook att om du lagrar någons e-postadress i din kontaktlista kommer du också att acceptera e-post från den personen.
(Valfritt) Markera (eller avmarkera) kryssrutan Lägg till personer jag e-postar automatiskt i listan över säkra avsändare.
Om du markerar den här kryssrutan talar om för Outlook att om du skickar e-post till någon kommer du att acceptera hans eller hennes meddelanden i gengäld.
(Valfritt) Klicka på knappen Lägg till.
Dialogrutan Lägg till adress eller domän visas.
Ange en fullständig e-postadress.
Eller skriv ett domännamn - om du till exempel litar på att alla från Microsoft.com skickar dig giltig e-post, skriv @microsoft.com i den här dialogrutan.
Klicka på OK.
Upprepa steg 4 till 6 för varje ytterligare e-postadress eller domän du vill lägga till.
Fortsätt att klicka på OK tills alla dialogrutor försvinner.
Om du klickar på fliken Säkra mottagare kan du upprepa dessa steg för att definiera en annan lista med e-postadresser som du accepterar som giltiga.
Skapa en lista över blockerade avsändare i Outlook 2019
Om en viss e-postadress fortsätter att skicka skräppost till dig kan du selektivt blockera den enstaka e-postadressen eller domänen. För att skapa en lista över blockerade avsändare, följ steg 1 till 4 för att ställa in Outlooks skräppostfilter för att visa dialogrutan Alternativ för skräppost. Följ sedan dessa steg:
Klicka på fliken Blockerade avsändare i dialogrutan Alternativ för skräppost.
Fliken Blockerade avsändare i dialogrutan Skräppostalternativ visas.
Klicka på knappen Lägg till.
Dialogrutan Lägg till adress eller domän visas.
Skriv en e-postadress eller ett domännamn och klicka sedan på OK.
Dialogrutan Alternativ visas igen.
Fortsätt att klicka på OK tills alla dialogrutor försvinner.
Office 2019 slukar en stor bit hårddiskutrymme och bombarderar dig med vågor av funktioner som du förmodligen aldrig kommer att behöva (eller använda) på en miljon år. Om du vill använda Microsoft Office men inte vill betala dess höga förskottskostnad, kanske du gillar Office 365 istället.
Office 365 tillhandahåller versioner av Word, Excel och PowerPoint som du kan komma åt via Internet. Så länge du har en internetanslutning och en webbläsare kan du använda Office 365 för att skapa, redigera och dela filer med andra .
Den kanske största fördelen med Office 365 är att du kan använda den på vilken dator som helst som har en internetanslutning. Det betyder att du kan använda en Macintosh- eller Linux-dator för att skapa Office-dokument.
Office 365 är i grunden Microsofts svar på Google Docs, så om idén att använda ett ordbehandlare, kalkylblad eller presentationsprogram över Internet tilltalar dig, pröva Office 365.
Om du inte gillar tanken på att komma åt Office 2019 via Internet, ta en surfplatta som kör Android eller iOS. Genom att använda Office för Android eller iOS kan du skapa och redigera Office-filer när du är borta från din dator.
Nu kan du fortfarande vara produktiv med dina favoritprogram från Microsoft Office utan att släpa runt på en tung och skrymmande bärbar dator som kör den fullständiga versionen av Windows 10.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
