Tekniska experter – människorna som känner till Microsoft Access 2019 utan och innan – kan vara lite skrämmande, men de är viktiga – och de (vi?) har inte för avsikt att skrämma. De är viktiga för genomsnittliga Access-användare eftersom de ger ovärderliga råd, och de är viktiga för Access själv eftersom de driver det sätt som Microsoft kontinuerligt förbättrar sina produkter. Dessa män och kvinnor är personerna som testar Office-produkter innan nya versioner släpps för allmänheten, och det är de som skriver böcker för att hjälpa användare på alla nivåer att få ut det mesta av programvaran.
Så människorna som utvecklar databaser för sitt uppehälle är en viktig resurs för den genomsnittliga användaren, för "poweranvändaren" och även för programvarutillverkaren. Här är en sammanställning av några av de bästa råden från en lång lista med Access-experter. Eftersom de visste att de erbjöd förslag till nya användare, erbjöd de råd för att passa dina behov och för att säkerställa att du verkligen kan använda Access på ett säkert och effektivt sätt. När du är klar har du gett dina ansträngningar rätt mängd planering och organisering — och du kommer att ha solida planer för att gå vidare med din utveckling och användning av databaserna du bygger med Access.
Så, här är vismannens råd - i tio snabba tuggor.
Snåla inte med tiden för att dokumentera din databas. Varför? För du kommer att vara glad senare att du inte snålat. Du har alla dina planer, din allmänna information och alla dina idéer – de du agerat på och de som fanns kvar på ritbordet – redo nästa gång du behöver bygga en databas. Du kommer också att ha dem att referera till när eller om något går fel med din nuvarande databas. Har du raderat en sparad fråga av misstag? Inga problem. Se din dokumentation. Har du glömt hur dina bord var relaterade? Kontrollera dokumentationen och bygg om relationerna. Behöver du förklara för någon varför eller hur du ställer upp något? Hänvisa till dina anteckningar och imponera på dem med din eftertänksamhet och noggrann övervägande.
Så vad ska denna härliga dokumentation innehålla? Tja, allt. Men här är en lista för att komma igång:
Om du behöver köra några frågor innan du skapar en rapport, dokumentera processen. (Ännu bättre, få en vänlig nörd som hjälper dig att automatisera arbetet.)
Om din databas har en viktig organisatorisk funktion – såsom redovisning, inventering, kontakthantering eller orderinmatning – se till att en manuell process finns på plats för att hålla igång organisationen om databasen inte fungerar – och kom ihåg att dokumentera processen!
Om du behöver hjälp med något av dessa föremål, fråga någon! Oavsett om du lånar någon från din IT-avdelning eller hyr en datanörd, får du den hjälp du behöver. Behandla din dokumentation som en försäkring – ingen organisation bör köra utan den.
Var 6:e till 12:e månad, granska din dokumentation för att se om uppdateringar behövs. Dokumentation är endast användbar om den är uppdaterad och om någon annan än du kan förstå den. Likaså se till att du (eller dina motsvarigheter på kontoret) vet var dokumentationen finns. Om du har en elektronisk version, håll den säkerhetskopierad och ha en utskrift till hands - något du kommer att vara glad att du gjorde om du eller någon annan försöker återvinna dina databasdelar med funktionen Application Parts.
När du bygger tabeller, gör dina textfält till lämpliga storlekar för de data du har i dem. Som standard ställer Access in textfält (så kallade Short Text) för att innehålla 255 tecken - en ganska generös inställning, särskilt om fältet innehåller ynka tvåbokstavsförkortningar.
Hundra eller fler extra utrymmen - som går oanvända i de flesta textfält - verkar inte vara något att förlora sömn över, men multiplicera det utrymmet över en tabell med 100 000 kundadresser i den, och du slutar med massor av megabyte lagring utrymmen som är mycket upptagna med att inte hålla någonting.
Justera fältstorleken med inställningen Fältstorlek på fliken Allmänt i designvyn.
Använd sifferfält för siffror som används i beräkningar , inte för text som låtsas vara ett tal. Programvaruapplikationer uppfattar en enorm skillnad mellan postnumret 47999 och numret 47 999. Applikationen ser ett postnummer som en serie tecken som alla råkar vara siffror, men numret behandlas som ett faktiskt nummer som du kan använda för matematik och alla möjliga andra roliga numeriska grejer. Den andra anledningen till att ett postnummer inte är ett nummerfält? Om du är i USA och ditt postnummer börjar med noll, klipper programmet bort den inledande nollan och lagrar bara siffrorna som inte är noll i fältet – 01234 blir 1234. Inte bra!
När du väljer typ för ett nytt fält med siffror i, ställ dig själv en enkel fråga: Kommer du någonsin att göra en beräkning eller göra något matematiskt relaterat till det fältet?
Valideringar kan hjälpa till att förhindra att dålig data kommer nära dina tabeller. Valideringar är lätta att göra, snabba att ställa in och alltid vaksamma (även när du är så trött att du inte kan se rakt). Om du inte använder valideringar för att skydda din databas integritet bör du verkligen börja.
När du bygger en tabell eller skapar en databas, tänk på databasfilen, fälten och tabellnamnen du använder:
Detta blir ännu viktigare när du börjar använda verktygen för att sätta dina Access-tabeller och databaser online och dela dem via SharePoint – potentiellt tar du miljontals användare "till bordet". Dessutom, med funktionen Application Parts, kan komponenterna i dina databaser återvinnas för att påskynda skapandet av en ny databas. Du vill inte att mystiska namn för delarna av din databas ska spridas till en ny databas - för att skapa mardrömslika mysterier där också - eller hur?
När du tar bort fältvärden från en tabell, se till att du dödar värdena i rätt rekord - kontrollera igen, och sedan bara när du är säker, ta bort originalet. Även då kan du fortfarande göra en snabb Ctrl+Z och återställa det felande föremålet förutsatt att du ångrar direkt efter att du har upptäckt misstaget.
Varför all kontroll och dubbelkontroll? För efter att du tagit bort ett fältvärde och gjort något annat i tabellen, glömmer Access helt bort ditt gamla värde. Det är borta, precis som om det aldrig funnits. Om du tar bort en post från en tabell är posten verkligen borta - eftersom det inte finns någon Ångra tillgänglig för en hel post. Om den posten råkade vara viktig och du inte hade en aktuell säkerhetskopia när posten försvann, har du ingen tur. Förlåt!
Gjorde jag det tillräckligt tydligt? Håll alltid en säkerhetskopia av ditt arbete! Det finns ingen ersättning för en aktuell säkerhetskopia av dina data - särskilt om data är avgörande för ditt personliga eller professionella liv. Effektiva strategier inkluderar ofta att behålla säkerhetskopior på en annan plats ifall en katastrof förstör ditt kontor, vare sig det är på ett annat kontor eller i molnet.
Om du tror att du aldrig har behövt en backup tidigare så varför bry dig, tänk på översvämningar. Tänk på nyhetsuppläsare som säger att ett område som för närvarande är under vattnet aldrig tidigare har översvämmats. Föreställ dig människors liv som flyter nerför gatan. Oavsett om du står inför en verklig katastrof av orkanproportioner, en brand eller din dators hårddisk som bestämmer dig för att dö (och det händer – även om det aldrig har hänt dig tidigare), kommer du att bli mycket gladare om du har en säkerhetskopia av din databas.
Du känner till snickarens slogan, "Mät två gånger, skär en gång"? Detsamma kan sägas om att tänka när det kommer till din databas. Tänk inte bara på något, kom till en snabb slutsats och dyk sedan in. Vänta, tänk igenom det igen och tänk sedan på det en tredje gång. Sedan dra en slutsats och börja agera på det. Med all kraft som Access ger dig, tillsammans med möjligheten att lagra tusentals och åter tusentals poster i din databas, kan ett relativt enkelt misstag bli ganska kostsamt på grund av de potentiella konsekvenserna i form av dataförlust eller en "oåterlig" åtgärd som vidtas felaktigt.
Även om förslagen för att organisera och hålla det enkelt kan tyckas vara motstridiga, är dessa två råd verkligen sällskapliga. Att hålla saker enkelt kan ofta vara ett sätt att undvika behovet av mycket organisation i efterhand. Medan du förmodligen tröttnade på att höra dina föräldrar påminna dig om att "det finns en plats för allt, och allt på sin plats" (eller om de var mindre poetiska, " Städa ditt rum!!! "), hade de rätt.
Om du håller din databas organiserad kommer du att spara tid och sorg. En välplanerad, välorganiserad tabell blir lättare att fråga, rapportera om och inkludera i ett formulär. Det kommer också att sortera och filtrera som en blixt.
Ja, du kan bli för organiserad. Faktum är att överorganisering är alldeles för lätt. Dämpa din önskan att organisera genom att odla en annan passion: att arbeta med så få steg som möjligt. Begränsa antalet mappar och undermappar du använder - maximalt fem nivåer av mappar är mer än tillräckligt för nästan vem som helst. Om du går mycket längre än fem nivåer, börjar din organisation stöta på din produktivitet (och ingen gillar en produktivitetsförlust, allra minst de människor som kommer med de där fåniga små sloganerna för företagens må-bra-affischer).
Om du har problem med något, svälj ditt ego och be om hjälp. Att säga "jag vet inte" - och sedan försöka ta reda på det du ännu inte vet - är ingen skam. Denna regel är särskilt viktig när du rider flock på tusentals poster i en databas. Små felsteg förstorar snabbt och multiplicerar ett litet problem till en enorm kris. Be om hjälp innan situationen blir svår.
Lär dig att använda kommandona Gör om och Upprepa i Word 2016 för att effektivt hantera dina dokument. Dessa funktioner hjälper dig att enkelt ångra och återställa ändringar.
Hur man blockerar Microsoft Word från att öppna filer i skrivskyddat läge på Windows Microsoft Word öppnar filer i skrivskyddat läge, vilket gör det omöjligt att redigera dem? Oroa dig inte, metoderna finns nedan
Så här åtgärdar du fel vid utskrift av felaktiga Microsoft Word-dokument Fel vid utskrift av Word-dokument med ändrade teckensnitt, röriga stycken, saknad text eller förlorat innehåll är ganska vanligt. Men gör det inte
Om du har använt pennan eller överstrykningspennan för att rita på dina PowerPoint-bilder under en presentation, kan du spara ritningarna till nästa presentation eller radera dem så att nästa gång du visar den börjar du med rena PowerPoint-bilder. Följ dessa instruktioner för att radera ritningar med penna och överstrykningspenna: Radera linjer ett på […]
Stilbiblioteket innehåller CSS-filer, XSL-filer (Extensible Stylesheet Language) och bilder som används av fördefinierade mallsidor, sidlayouter och kontroller i SharePoint 2010. För att hitta CSS-filer i stilbiblioteket på en publiceringswebbplats: Välj Webbplatsåtgärder→Visa Allt webbplatsinnehåll. Innehållet på webbplatsen visas. Style-biblioteket ligger i […]
Överväldiga inte din publik med gigantiska siffror. I Microsoft Excel kan du förbättra läsbarheten för dina instrumentpaneler och rapporter genom att formatera dina siffror så att de visas i tusentals eller miljoner.
Lär dig hur du använder SharePoints sociala nätverksverktyg som låter individer och grupper kommunicera, samarbeta, dela och ansluta.
Julianska datum används ofta i tillverkningsmiljöer som en tidsstämpel och snabbreferens för ett batchnummer. Denna typ av datumkodning tillåter återförsäljare, konsumenter och serviceagenter att identifiera när en produkt tillverkades och därmed produktens ålder. Julianska datum används också i programmering, militären och astronomi. Annorlunda […]
Du kan skapa en webbapp i Access 2016. Så vad är en webbapp egentligen? Tja, webben betyder att den är online, och appen är bara en förkortning för "applikation". En anpassad webbapp är en onlinedatabasapplikation som nås från molnet med en webbläsare. Du bygger och underhåller webbappen i skrivbordsversionen […]
De flesta sidor i SharePoint 2010 visar en lista med navigeringslänkar i snabbstartsfältet till vänster på sidan. Snabbstartsfältet visar länkar till utvalt webbplatsinnehåll som listor, bibliotek, webbplatser och publiceringssidor. Snabbstartsfältet innehåller två mycket viktiga länkar: Länken Allt webbplatsinnehåll: […]
