Varför QuickBooks, och varför inte QuickBooks Online?

Varför behöver du verkligen QuickBooks? Och vad gör QuickBooks som du verkligen behöver göra? Heck, bara för att vara riktigt cynisk, ställ också frågan "Varför QuickBooks?" Varför inte använda något annat bokföringsprogram?

Ska du använda skrivbordsversionen av QuickBooks 2019, eller behöver du komma med programmet och använda onlineversionen av QuickBooks? Bra fråga. Den här författaren föreslår att du arbetar med skrivbordsversionen av QuickBooks. Detta förslag är baserat på två faktorer:

• Desktopversionen blir förmodligen betydligt mer ekonomisk med åren du använder QuickBooks. Kolla in en blogg om detta ämne från ett CPA-företags webbplats . Problemet med dessa prismodeller av prenumerationstyp är att du betalar - med tiden - mycket mer för en vara. Detta är sant med QuickBooks.
• Åtminstone för närvarande ger skrivbordsversionen av QuickBooks mer funktionalitet och en rikare uppsättning funktioner. Intuit kommer säkert att täppa till hålen i de olika versionerna av QuickBooks. Men under tiden, varför betala mer för mindre?)

I ett scenario online-versionen gör vettigt trots sin högre kostnad och mindre funktionalitet. Om du behöver ha människor på olika platser (över hela stan, över hela landet, runt om i världen och så vidare) dela QuickBooks, onlineversionen av QuickBooks rocks. Det rockar verkligen .

Obs: Om din CPA kan stödja din användning av QuickBooks bara för att du använder onlineversionen, kan det motivera den extra kostnaden och lättare funktioner.

Vad QuickBooks gör

Vad gör QuickBooks för att hjälpa dig att upprätthålla ett redovisningssystem som mäter vinster och förluster och andra liknande saker?

QuickBooks gör verkligen affärsbokföring enkelt genom att tillhandahålla fönster som du använder för att registrera vanliga affärstransaktioner. QuickBooks har ett fönster (du vet, ett Windows-fönster som visas på din bildskärm) som ser ut som en check, till exempel. För att spela in en check som du skriver fyller du i fönstrets tomma fönster med bitar av information, såsom datum, belopp och person eller företag du betalar.

QuickBooks har också en handfull andra fönster som du använder på liknande sätt. Den tillhandahåller till exempel ett fakturafönster som ser ut som en faktura som du kan använda för att fakturera en kund eller kund. Du fyller i fakturafönstrets tomrum genom att anteckna fakturainformation, såsom namn på kund eller kund, fakturabelopp och datum då du vill ha betalt.

Här är det snygga med dessa check- och fakturafönster: När du registrerar affärstransaktioner genom att fylla i de tomma fälten som visas på skärmen, samlar du in informationen som QuickBooks behöver för att förbereda rapporterna som sammanfattar dina vinster eller förluster och din ekonomiska situation.

Om du registrerar två fakturor (för $10 000 vardera) för att visa belopp som du fakturerat dina kunder och sedan registrerar tre checkar (för $4 000 vardera) för att registrera dina utgifter för annonsering, hyra och tillbehör, kan QuickBooks (med två eller tre musklick av dig) förbered en rapport som visar din vinst, som visas.

En vinst- och förlustrapport

Parentesen indikerar för övrigt negativa belopp. Det är en redovisningsgrej, men tillbaka till den verkliga poängen med min lilla berättelse.

Din bokföring med QuickBooks kan vara lika enkel. Med andra ord, om du bara registrerar en handfull affärstransaktioner genom att använda rätt QuickBooks-fönster, kan du börja förbereda rapporter som den som visas i tabellen. Sådana rapporter kan användas för att beräkna vinster eller (ugh) förluster för förra veckan, förra månaden eller förra året. Sådana rapporter kan också användas för att beräkna vinster och förluster för särskilda kunder och produkter.

Bra bokföring ger dig ett sätt att hantera din verksamhet för lönsamhet. Och uppenbarligen kommer alla möjliga bra och underbara saker från att driva ditt företag lönsamt: ett materiellt bekvämt liv för dig och dina anställda; ekonomisk dämpning för att ta dig igenom de tuffa fläckarna; och vinster som kan återinvesteras i ditt företag, i andra företag och i välgörenhetsorganisationer.

Låt mig nämna ett par andra jäkla praktiska saker som QuickBooks (och andra redovisningssystem också) gör för dig, den överarbetade företagsägaren eller bokföraren:

• Blanketter: QuickBooks producerar, eller skriver ut, blanketter som checkar och fakturor genom att använda informationen du anger i de checkfönster och fakturafönster som jag nämnt tidigare. Så det är snyggt och en verklig tidsbesparare.
• Elektronisk bank och fakturering: QuickBooks överför och hämtar viss information om finansiella transaktioner elektroniskt. Det kan till exempel maila dina fakturor till kunder och kunder, vilket kan spara både tid och pengar. Och QuickBooks kan dela bankkontoinformation med de flesta större banker, vilket gör det enkelt att göra betalningar och överföra pengar elektroniskt.