Varför Fiddle-Faddle Accounting kanske eller kanske inte är rätt för ditt företag

De flesta småföretag - eller åtminstone de småföretag där ägarna inte redan är utbildade i bokföring - har använt fiol-fiffelmetoden. Bokslutet som följer visar en imaginär korvkioskverksamhet. Den första visar resultaträkningen för den ena dagen om året som den tänkta korvkioskverksamheten bedriver, och den andra visar balansräkningen vid början av den första driftdagen.

En enkel inkomsträkning för ett korvbord

En enkel balansräkning för ett korvställ

Med redovisningsmetoden fiddle-faddle, beräknar du individuellt varje nummer som visas i bokslutet. Till exempel är försäljningsintäkterna som visas i den första tabellen lika med 13 000 USD. Bokföringsmetoden för fiol-fiffel kräver att du på något sätt kommer fram till detta försäljningsinkomstnummer manuellt. Du kanske kan komma på detta nummer genom att komma ihåg var och en av försäljningarna som du gjorde under dagen. Eller, om du förbereder fakturor eller försäljningskvitton, kanske du kan komma på detta nummer genom att lägga till alla enskilda försäljningar. Om du har ett kassaregister kan du kanske också komma fram till detta nummer genom att titta på kassabandet.

Andra intäkts- och kostnadssiffror och balansräkningsnumren beräknas på samma grova sätt. Till exempel beräknas hyreskostnaden på 1 000 $ genom att antingen komma ihåg vilket belopp du betalade för hyran, eller genom att titta i ditt checkhäftesregister och hitta checken som du skrev för hyra.

Vissa av värdena som visas i en resultaträkning eller i en balansräkning kopplas till , vilket innebär att de beräknas med andra siffror från bokslutet. Du slår till exempel inte upp vinstbeloppet på någon särskild plats; istället beräknar du vinst genom att subtrahera kostnader från intäkter. Du kan naturligtvis också beräkna balansräkningsvärden, såsom totala tillgångar, eget kapital och totala skulden för eget kapital.

Fiddle-faddle-metoden för redovisning fungerar ganska bra för ett mycket litet företag så länge du har ett bra checkhäfte. Så för ett mycket litet företag kan du kanske komma undan med denna grova, bitvisa inställning till redovisning.

Men tyvärr lider fiol-faddle-metoden av tre fruktansvärda svagheter för ett företag som inte har superenkel ekonomi:

• Det är inte tillräckligt systematiskt för att automatiseras. Ett systematiskt tillvägagångssätt som dubbel bokföring kan automatiseras, som QuickBooks gör. Eftersom det inte går att automatisera att fiddle-faddle-metoden, varje gång du vill producera bokslut, går du eller någon stackars medarbetare till ett enormt arbete för att samla in siffrorna och all rådata.

• Det är väldigt lätt att tappa detaljer. Om du känner till driftskostnadskategorierna som verksamheten ådrar sig är det ganska enkelt att leta igenom checkregistret och hitta den eller de checkar som till exempel betalar hyra. Men vad händer om du också har en annonskostnadskategori eller en affärslicenskostnad, eller någon annan kategori som är lätt att glömma? Om du glömmer en kategori missar du utgifter.

• Det tillåter inte rigorös felkontroll. Felkontroll är viktigt med redovisnings- och bokföringssystem. Med alla siffror och transaktioner som flyter runt, kryper fel lätt in i systemet.