Vad händer under installationen av QuickBooks 2013?

När du har installerat QuickBooks 2013 kör du en guide på skärmen för att ställa in QuickBooks för ditt företags bokföring. Smart, den här guiden på skärmen kallas QuickBooks Setup.

När du kör QuickBooks-installationen ger du en hel del information till QuickBooks. Som en praktisk sak kräver installationen och rensningen efter installationen att du har följande:

• Korrekta finansiella rapporter från och med datumet för konvertering till QuickBooks

• Detaljerade register över dina leverantörsskulder, kundfordringar, lager och anläggningstillgångar

• En komplett eller nästan komplett lista över anställda, kunder, leverantörer och lagerartiklar (om du köper och säljer lager)

Du vill få ihop allt det här innan du startar QuickBooks-installationen eftersom (beroende på hur du går tillväga för att ställa in QuickBooks) kan du bli tillfrågad om det som en del av installationen. Försök inte springa runt och leta efter en viss databit medan du kör installationen; samla in dessa uppgifter i förväg. Stapla sedan alla nödvändiga papper på ditt skrivbord bredvid din dator.

Du kommer att fatta flera redovisningsbeslut när du går igenom QuickBooks-inställningen. Du kan till exempel bli ombedd att bestämma om du vill använda ett leverantörsreskontrasystem. Du kan välja att använda inställningen för att tala om för QuickBooks om du vill skicka månadsutdrag till kunder.

Du kan också få frågan om du vill göra uppskattningar för kunder. Och du kan bli tillfrågad om du vill använda klasser för att ytterligare spåra dina inkomster och utgifter.

I allmänhet, när du får någon av redovisningsfrågorna, kan du helt enkelt acceptera standardsvaret. Du måste dock enligt lag vara konsekvent i din redovisning i skattehänseende. Om du vill ändra din redovisning - tekniskt kallad en ändring av redovisningsmetod av Internal Revenue Service efter att du har rapporterat det första året - måste du begära tillstånd att göra ändringen från IRS.

Var förvarnad: IRS insisterar på att du är konsekvent i din redovisning. Om du har behandlat särskilda inkomster eller utgifter på ett visst sätt, säger IRS: "Hej, du måste fortsätta att behandla dem på det sättet om du inte får tillåtelse från oss att ändra."

Du bör ha din skattedeklaration från förra året till hands eftersom den ger information som du behöver för att köra QuickBooks Setup. Till exempel, förra årets skattedeklaration innehåller ditt skattebetalar-ID, ditt juridiska företagsnamn och din redovisningsmetod.

När du går igenom installationen arbetar du med QuickBooks för att ställa in QuickBooks-inställningarna (som avgör hur QuickBooks fungerar och vilka funktioner som är tillgängliga från början) och för att skapa en kontoplan och dina bankkonton.

Den konto, bara så ni vet, identifierar de intäkter, kostnader, tillgång, skuld, och det egna kapitalet konton som visas på dina finansiella rapporter.

När du har slutfört QuickBooks-installationen är du nästan redo att börja använda QuickBooks. I själva verket, i ett nafs, kan du (efter QuickBooks-installationen) halta tillsammans med QuickBooks.

En viktig förtydligande punkt: Du kanske tror att du borde vara redo att rocka och rulla efter att ha installerat QuickBooks och gått igenom installationen. Du har dock två andra uppgifter att slutföra efter QuickBooks-installationen: identifiera ditt startprovsaldo och avsluta inläsningen av dina huvudfiler.

Den balansomslutningen identifierar ditt år-to-date intäkts- och kostnadsnummer; och dina tillgångar, skulder och ägarandelar vid konverteringsdatumet. Den master files lagra information som du upprepade gånger använder om kunder, leverantörer, anställda och inventarier. Kundens huvudfil lagrar till exempel en kunds namn och adress, telefonnummer och kontaktperson.