Vad händer när du kondenserar QuickBooks företagsfil

QuickBooks-filkondenseringsprocessen gör två saker: Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks-datafilen (kallas en arkivkopia av filen); filkondenseringsprocessen gör datafilen mindre genom att sammanfatta många gamla slutna, detaljerade transaktioner som använder stora monsterjournalposter.

Eftersom denna kondensering och arkivering kan vara lite förvirrande, här är en snabb sammanfattning av exakt vad som händer när du kondenserar QuickBooks företagsfil. Här är vad QuickBooks vanligtvis gör under processen:

• Sparar en arkivkopia av dina företagsfiler: När du kondenserar QuickBooks företagsfil, sparar QuickBooks en arkivkopia av den filen.

• Tar bort gamla slutna transaktioner: Som en del av komprimeringsprocessen ger QuickBooks dig möjligheten att ta bort gamla, slutna transaktioner från den nuvarande, fungerande versionen av QuickBooks företagsfil. Kom ihåg att arkivering skapar en arkivkopia av QuickBooks företagsfil.

  Du har dock fortfarande den fungerande versionen av QuickBooks företagsfil, och det är den här aktuella, fungerande versionen av QuickBooks företagsfil som rensas upp eller förtätas genom att gamla, slutna transaktioner tas bort.

  Slutna transaktioner är transaktioner som QuickBooks inte längre behöver spåra i detalj. Till exempel är en gammal kundfaktura — efter att den har betalats — en avslutad transaktion. En gammal check som skrivits till någon leverantör - efter att den har godkänts av banken - är en avslutad transaktion.

• Sammanfattar gamla, slutna transaktioner: Eftersom de gamla, avslutade transaktionerna tas bort från QuickBooks datafil, skapar kondensering vanligtvis sammanfattande månatliga journalposter för de gamla, avslutade transaktionerna och placerar dessa sammanfattningstransaktioner i den aktuella, fungerande versionen av QuickBooks datafil.

  Dessa sammanfattande månatliga journalposter låter dig fortsätta att förbereda månatliga bokslut. Till exempel, även om arkivering tar bort alla gamla, avslutade transaktioner från till exempel januari 2011, kan du fortfarande producera bokslut för januari 2011 under 2014. För att producera månatliga bokslut för januari 2011 använder QuickBooks månadsöversiktsposterna.

• Rensar granskningsspåret: QuickBooks upprätthåller ett granskningsspår som visar vem som har gjort vilka transaktioner. En nästan dold effekt av rensningen av QuickBooks-datafilerna gäller revisionsspåret. Om du rensar upp en företagsfil och indikerar att företagsfilen ska sammanfattas, rensar QuickBooks revisionsspåret före datumet "borttagna avslutade transaktioner på eller före".

  Med andra ord, under den tidsperiod som QuickBooks tar bort gamla, slutna transaktioner, tar den också bort revisionsspåret för dessa transaktioner.

Kondenseringsfilprocessen innebär vanligtvis att du skapar en kopia av QuickBooks-datafilen som du sparar och lägger undan någonstans och sedan skapar en förminskad version av arbetsföretagsfilen. Kommandot som du använder för att kondensera QuickBooks företagsfil låter dig dock också skapa nästan tomma företagsfiler.

De flesta människor behöver aldrig använda det här alternativet. Endast en kategori av QuickBooks-användare som kanske vill skapa nästan tomma företagsfiler: CPA:er och konsulter (som vill återanvända en företagsfil för en annan affärsenhet eller kund) kanske vill använda detta kommando för att skapa företagsdatafiler som har många av listorna har redan satts upp.