QuickBooks filkondenseringsprocessen gör två saker. Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks datafil. (Denna kopia kallas en arkivkopia av filen.) Filkondenseringsprocessen gör också datafilen mindre genom att sammanfatta många gamla slutna, detaljerade transaktioner som använder monsterjournalposter.
En arkivkopia av företagsfilen motsvarar en ögonblicksbild av företagsfilen som den fanns vid en viss tidpunkt. Om någon senare har en fråga - kanske din revisor, eller en federal eller statlig revisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagsfilen såg ut vid en viss tidpunkt.
Här är vad QuickBooks vanligtvis gör under processen:
Slutna transaktioner är transaktioner som QuickBooks inte längre behöver spåra i detalj. En gammal kundfaktura – efter att den har betalats – är en avslutad transaktion. En gammal check som skrivits till någon leverantör - efter att den har godkänts av banken - är en avslutad transaktion.
Den kondensera fil process innebär vanligtvis att skapa en kopia av Quickbooks datafilen som du lagt undan någonstans och sedan skapa en nedskalad version av arbets företagets filen. Kommandot som du använder för att kondensera QuickBooks företagsfil låter dig dock också skapa nästan tomma företagsfiler. De flesta människor behöver aldrig använda det här alternativet. Jag kan bara tänka på en kategori av QuickBooks-användare som kanske vill skapa nästan tomma företagsfiler: CPA:er och konsulter (som vill återanvända en företagsfil för en annan affärsenhet eller kund) kanske vill använda det här kommandot för att skapa företagsdatafiler som redan har många av listorna inställda. Jag går inte in på några ytterligare detaljer om att skapa en nästan tom företagsfil genom att använda kommandot arkivering, men du bör veta att den finns där.
När du förstår vad arkivering handlar om är processen ganska enkel. Följ dessa steg för att kondensera QuickBooks företagsfil:
1. Välj Arkiv→ Verktyg→ Kondensera data.
QuickBooks visar den första dialogrutan Kondensera data, som visas.
Dialogrutan Kondensera din företagsfil
2. Välj alternativknappen med titeln Ta bort de transaktioner du väljer från din företagsfil och klicka sedan på Nästa.
Dialogrutan Kondensera data öppnas.
3. Välj alternativknappen Transaktioner före ett visst datum.
Det här alternativet (visas här) talar om för QuickBooks att du vill göra två saker: skapa en arkivkopia av QuickBooks-datafilen och ta bort den arbetande företagsfilen så att den inte är så stor. QuickBooks minskar storleken på den fungerande versionen av företagsdatafilen genom att ta bort gamla, avslutade transaktioner om du i steg 2 väljer att ta bort transaktioner.
Dialogrutan Kondensera data
4. Ange datumet Ta bort transaktioner före.
För att ange datumet innan avslutade transaktioner ska tas bort, skriv in datumet i datumrutan. Om du vill komprimera filen genom att ta bort transaktioner före den 31 december 2020, till exempel, anger du 1/1/2021 i datumrutan . Du behöver dock inte känna dig tvångsmässig för att ta bort ett gäng stängda transaktioner. Du tar bara bort slutna transaktioner om din QuickBooks-företagsfil blir för stor. Du kan enkelt arbeta med en QuickBooks-företagsfil som är 25 MB, 50 MB eller till och med 100 MB (megabyte).
Även om du vanligtvis kondenserar en QuickBooks-fil genom att ta bort gamla, slutna transaktioner, skapar kommandot Condense också filer utan transaktioner och filer med endast ett specificerat dataintervall av transaktioner. För att skapa en fil som innehåller listor och inställningar men inga transaktioner, välj alternativknappen Alla transaktioner. Förresten, du kan använda alternativet Alla transaktioner för att bygga en nästan tom fil som du kan återanvända (som för utbildning). För att skapa en QuickBooks-fil som innehåller ett specificerat intervall av transaktioner, välj alternativknappen Transaktioner utanför ett datumintervall och ange sedan datumen som bokför intervallet i rutorna Före och Efter.
5. Klicka på Nästa när du har angett vilka transaktioner som QuickBooks ska ta bort.
QuickBooks visar dialogrutan Kondensera data.
Den tredje dialogrutan Kondensera data
6. Ange hur transaktioner ska sammanfattas.
Om du vill sammanfatta historiska transaktioner använder QuickBooks en tredje dialogruta för att sammanfatta data för att fråga hur den ska sammanfatta historiska data: med en enda sammanfattande journalanteckning, med månadsöversiktsjournalposter eller ingen sammanfattning alls. Välj alternativknappen som motsvarar den sammanfattningsmetod du vill ha. (Vanligtvis väljer du det andra alternativet - att låta QuickBooks skapa månatliga sammanfattande journalposter - så att du fortfarande kan generera meningsfulla jämförande månadsrapporter.)
7. Klicka på Nästa när du har angett klart hur QuickBooks ska sammanfatta transaktioner.
QuickBooks visar den fjärde dialogrutan Kondensera data, som visas.
Den fjärde dialogrutan Kondensera data
8. Ange hur lagertransaktioner ska sammanfattas och klicka på Nästa.
Om din QuickBooks-fil innehåller lagertransaktioner rekommenderar QuickBooks att du tar bort gamla lagertransaktioner. När QuickBooks visar den fjärde dialogrutan Kondensera data kan du be QuickBooks att göra just detta genom att välja alternativknappen Sammanfatta lagertransaktioner (rekommenderas). (Om du inte vill ta bort gamla transaktioner väljer du alternativknappen Behåll lagertransaktionsinformation.)
När du klickar på Nästa fortsätter du till den femte dialogrutan Kondensera data (visas inte), som frågar vilka transaktioner som ska anses vara avslutade.
9. Ange vilka transaktioner som ska tas bort och klicka på Nästa.
QuickBooks ber om lite mer information om exakt vad som utgör en sluten eller gammal transaktion som bör tas bort. Du markerar kryssrutor för att indikera om transaktioner före borttagningsdatumet ska tas bort även om de är orensade, markerade för att skrivas ut, flaggade som ska skickas och så vidare.
När du klickar på Nästa går du vidare till den sjätte dialogrutan Kondensera data.
Den sjätte dialogrutan Kondensera data
10. Ange eventuell listrensning som ska ske och klicka på Nästa.
Använd den sjätte dialogrutan Kondensera data för att berätta för QuickBooks att förutom att ta bort gamla slutna transaktioner, bör den städa upp några av listorna. Du kan markera kryssrutor som talar om för QuickBooks att ta bort oanvända konton, oanvända kunder, oanvända leverantörer och så vidare. Genom att rensa upp din lista genom att ta bort oanvända listobjekt minskar du inte bara storleken på företagsfilen, utan gör det också lättare för människor att arbeta med listan.
När du klickar på Nästa visar QuickBooks den sjunde dialogrutan Kondensera data, som visas här. Dialogrutan berättar att arkiveringsprocessen börjar med att QuickBooks gör en kopia av datafilen och att kondenseringsoperationen kan ta flera minuter eller till och med flera timmar att slutföra.
Den sjunde och sista dialogrutan Kondensera data
11. Klicka på Börja kondensera.
QuickBooks påbörjar processen att kondensera datafilen.
12. Säkerhetskopiera datafilen när du uppmanas att göra det.
I början av kondensationsprocessen uppmanar QuickBooks dig att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil. Säkerhetskopiering av QuickBooks företagsfil som en del av en kondenseringsoperation fungerar på samma sätt som att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil när som helst. Om du har frågor om hur du säkerhetskopierar QuickBooks företagsfil, se "Grundläggande säkerhetskopiering" tidigare i det här kapitlet.
När du har säkerhetskopierat QuickBooks företagsfil, sparar QuickBooks en arkivkopia av företagsfilen och rensar sedan upp arbetsversionen av företagsfilen enligt dina instruktioner. Återigen, som nämnts i de tidigare stegen, kan rensningsprocessen ta bara några minuter, eller det kan ta flera timmar om din fil är mycket stor.
Att bestämma när och hur du vill städa upp eller arkivera din QuickBooks-företagsfil är mest en fråga om sunt förnuft. Din första övervägande bör vara om du behöver kondensera företagsakten överhuvudtaget. Om QuickBooks fortfarande körs med en rimlig hastighet, om du inte blir galen på grund av många oanvända objekt i listor, eller om datafilen inte har blivit monstruöst stor (större än 100 MB eller så), kanske du inte behöver kondensera. I många fall uppnår du ingen nytta av att städa upp. Och genom att inte städa upp har du fortfarande fullständiga, detaljerade ekonomiska uppgifter till hands.
Min tekniska redaktör vill att jag ska påpeka något här: Han noterar att att köra en saneringsoperation inte nödvändigtvis minskar storleken på QuickBooks datafil så mycket som möjligt. Han säger därför att om du verkligen måste ha en mindre datafil, bör du först köra en rensning och sedan spara och återställa en portabel QuickBooks-datafil.
Här är ett annat sunt förnuft om att rensa upp och arkivera QuickBooks företagsfiler: Du bör skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil. Faktum är att jag rekommenderar att du skapar en arkivkopia av QuickBooks datafil i slutet av året, efter att du eller din CPA gjort några sista justeringar för året. Det är en utmärkt idé att skapa en arkivkopia av QuickBooks-datafilen som används för att förbereda din skattedeklaration och eventuella bokslut, eftersom du alltid senare kan förklara något nummer i en skattedeklaration eller bokslut genom att titta på arkivkopian av uppgifterna fil.
Ett av problemen med att använda QuickBooks är att människor avsiktligt eller oavsiktligt kan ändra gamla transaktioner. Detta innebär tyvärr att någon kan ändra transaktioner i en QuickBooks datafil under ett tidigare år. När den förändringen inträffar kanske någon som tittar på QuickBooks datafil senare inte kan förklara en siffra i en skattedeklaration eller ett bokslut. Om någon går tillbaka för att ändra en transaktion under ett tidigare år, och den transaktionen används för att beräkna totala intäkter för året, kan du inte längre använda QuickBooks-data för att förklara siffror på din skattedeklaration och dina finansiella rapporter för totala intäkter. Det är vettigt, eller hur?
Lyckligtvis kan du alltid se vilka QuickBooks-transaktioner som stöder ett visst skattedeklarationsnummer eller bokslutsnummer genom att ha en arkivkopia av QuickBooks datafil - QuickBooks datafil som gav siffror till din skattedeklaration och bokslutet. Om du fortfarande är förvirrad över denna punkt - och det är lite knepigt - fråga din skatterådgivare eller din CPA om problemet. Han eller hon kan förklara för dig risken med att ha en ändring i QuickBooks-data som har använts för att förbereda en avkastning eller ett finansiellt utlåtande efter att avkastningen har upprättats, eller efter att dessa finansiella rapporter har publicerats och distribuerats.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
