Upprätthålla goda bokföringskontroller i QuickBooks 2012

När du introducerar flera redovisningssystemanvändare i din QuickBooks 2012 ökar du behovet av redovisningskontroller. Genom att ha tillgång till redovisningssystemet kan användare antingen oavsiktligt införa fel i redovisningssystemet, eller tyvärr kan vissa användare avsiktligt lura ett företag.

Av dessa skäl, några av QuickBooks redovisningskontrolltekniker för att minimera oavsiktliga fel och minimera risken för stöld:

• Jämför regelbundet fysiska lagerräkningar med lagerredovisningar. Lagret krymper tyvärr. Människor - ibland anställda, men ofta pseudokunder som butikssjuvar - kommer att stjäla inventarier.

  Därför är en av de saker du behöver göra både för att minimera dina lagerförluster och för att upprätthålla korrekta bokföringsuppgifter att regelbundet jämföra fysiska räkningar av ditt lager med vad dina bokföringsuppgifter visar.

  En liten närbutik kan till exempel vilja jämföra tobakslager på daglig basis, öl- och vininventarier på veckobasis, och alla andra livsmedelsinventarier på månads- eller årsbasis. Denna metod för att ofta räkna de mest värdefulla och lättast att stjäla föremålen åstadkommer två saker:

  • Lagerkrympning identifieras snabbt.

  • Företagsägaren kan minimera lagerkrympningen genom att identifiera den typ av inventarier som oftast stjäls eller till och med när inventarier oftast stjäls.

• Stämma av bankkonton. En sak som företagare bör göra är att stämma av sina egna bankkonton. Ofta sker anställd stöld av redovisningspersonal när anställda kommer på hur man skriver checkar på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Ett säkert sätt att hitta en fiktiv och bedräglig transaktion är att låta ägaren stämma av kontoutdraget.

  Om ägaren stämmer av kontoutdraget kan hon jämföra bankens bokföring för kontot med företagets QuickBooks bokföring. Alla uppenbara avvikelser kan åtgärdas - vilket innebär att QuickBooks bokföringsuppgifter är mer exakta. Dessutom tenderar alla fläckiga, misstänkta transaktioner att bli uppenbara när företagsägaren tittar noga på kontroller.

• Separera redovisning från fysisk vårdnad där så är möjligt. I ett litet företag är det svårt att alltid skilja redovisningen för någon aktivitet från den fysiska vårdnaden eller det fysiska ansvaret för den aktiviteten. Det är till exempel svårt att separera lagerredovisningen från fysisk förvaring eller tillgång till det lagret.

  En butikstjänsteman kan till exempel enkelt stjäla cigaretter och även justera lagerförteckningen genom kassaförsäljning av cigaretter. Icke desto mindre, varhelst du kan skilja fysisk vårdnad från bokföring, sker en inbyggd felkontroll.

  Du kan be din CPA om hjälp med att utarbeta sätt att skilja fysisk förvaring av tillgångar från redovisnings- och bokföringsuppgifter. Och du borde verkligen, verkligen göra det här. Tyvärr är stölder av anställda mycket vanligt.

• Utbilda anställda i användningen av QuickBooks. Du bör utbilda anställda att använda QuickBooks om du har ett företag av vilken storlek som helst av två grundläggande skäl:

  • Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel. Så, om du kan, är det bra att ge några anställda hjälp eller utbildning eller både och. Dessa resurser låter människor mer bekvämt och mer exakt använda QuickBooks funktioner för att bygga finansiell information som gör att du bättre kan hantera ditt företag.

  • Stökiga bokföringshandlingar kamouflera anställda stölder. Ofta är en av de saker du ser när anställda stölder verkligen röriga bokföring. Så utbildning innebär inte bara mer exakta bokföring utan också att du är mindre benägen att ha en miljö som främjar stöld eller förskingring.

• Stäng din QuickBooks-fil. Om du går en kurs i redovisningsprinciper kommer du att lära dig att bokslut innebär en uppsättning bokföringsprocedurer som någon går igenom för att nollställa intäkts- och kostnadskonton.

  I QuickBooks betyder stängning något annat. Men du vill fortfarande stänga QuickBooks-filen för att upprätthålla integriteten hos dina data. Så här gör du: Välj kommandot Redigera → Inställningar, välj Redovisning och sedan fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Slutdatum Ställ in datum/lösenord. När QuickBooks uppmanar dig, ange ett "slutdatum" och lösenord.

  Efter att du har tillhandahållit denna information, förbjuder QuickBooks antingen användare eller begränsar användare från att ändra eller ange transaktioner daterade före slutdatumet. (Endast personer med lösenordet kan göra ändringar i eller ange transaktioner med datum tidigare än slutdatumet.)