Upprätthåll goda bokföringskontroller i QuickBooks 2018

QuickBooks 2018 erbjuder kontrolltekniker som en företagsägare eller företagsledare kan använda för att minimera oavsiktliga fel och minimera risken för stöld som uppstår när flera användare har åtkomst. Här är några bra idéer:

• Jämför regelbundet fysiska lagerräkningar med lagerredovisningar. Lagret krymper, tyvärr. Människor — ibland anställda, men ofta pseudokunder, som butikssjuvar — stjäl inventarier. Därför är en sak du behöver göra, både för att minimera dina lagerförluster och för att upprätthålla korrekta bokföringsuppgifter, att regelbundet jämföra fysiska räkningar av ditt lager med vad dina bokföringshandlingar visar. En liten närbutik kan till exempel vilja jämföra tobakslager på daglig basis, öl- och vininventarier på veckobasis, och alla andra livsmedelsinventarier på månads- eller årsbasis. Denna metod för att ofta räkna de mest värdefulla och lättast att stjäla föremålen åstadkommer två saker:
  • Lagerkrympning identifieras snabbt.
  • Företagsägaren kan minimera lagerkrympningen genom att identifiera den typ av inventarie som oftast stjäls eller till och med när inventarier oftast stjäls.
• Stämma av bankkonton. En sak som företagare bör göra, enligt mig, är att stämma av sina egna bankkonton. Ofta sker anställd stöld av redovisningspersonal när anställda kommer på hur man skriver checkar på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Ett säkert sätt att hitta en fiktiv och bedräglig transaktion är att låta ägaren stämma av kontoutdraget. Om ägaren stämmer av kontoutdraget kan hon jämföra bankens bokföring för kontot med företagets QuickBooks bokföring. Eventuella uppenbara avvikelser kan åtgärdas, vilket innebär att QuickBooks bokföring är mer exakt. Dessutom tenderar alla fläckiga, misstänkta transaktioner att bli uppenbara när företagsägaren tittar noga på kontroller.
• Separera redovisning från fysisk vårdnad där så är möjligt.I ett litet företag är det svårt att alltid skilja redovisningen för någon aktivitet från den fysiska vårdnaden eller det fysiska ansvaret för den aktiviteten. Det är svårt att separera lagerredovisningen från fysisk förvaring eller tillgång till det lagret. En butikstjänsteman kan till exempel enkelt stjäla cigaretter och även justera lagerförteckningen genom kassaförsäljning av cigaretter. Icke desto mindre, varhelst du kan skilja fysisk vårdnad från bokföring, sker inbyggd felkontroll. Den som bokför kontrollerar indirekt den fysiska förvaringsinstitutets skötsel av tillgången. Om den fysiska förvaringsinstitutet stjäl kartonger med cigaretter, till exempel, dyker detta faktum upp när revisorn jämför bokföringen med den fysiska inventeringen. Liknande, någon som inte har tillgång till kontanterna och bankkontot kan inte lätt stjäla kontanter, även om han har fullständig tillgång till kassabokföringen. Du kan be din CPA om hjälp med att utarbeta sätt att skilja fysisk förvaring av tillgångar från redovisnings- och bokföringsuppgifter. Och du borde verkligen, verkligen göra det här. Tyvärr är stölder av anställda mycket vanligt.
• Utbilda anställda i användningen av QuickBooks. Du bör utbilda anställda att använda QuickBooks om du har ett företag av vilken storlek som helst av två grundläggande skäl:
  • Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel. QuickBooks är inte svårt att använda, men det är inte heller något som du kan lära dig med vilja utan hjälp. Vissa transaktioner är ganska knepiga, särskilt för vissa företag. Så om du kan, är det rimligt att ge personalhjälp eller utbildning, eller både och. Dessa resurser låter människor använda QuickBooks funktioner mer bekvämt och mer exakt för att bygga finansiell information som låter dig hantera ditt företag bättre.
  • Stökiga bokföringshandlingar kamouflera anställda stölder. Ofta är en sak du ser när anställd stöld händer riktigt trassliga bokföring. Av den anledningen kan du hamna i en situation där dåligt utbildade medarbetare skapar ett rörigt bokföringssystem som möjliggör stöld av anställda. Så utbildning innebär inte bara att du får mer exakta bokföring, utan också att det är mindre sannolikt att du har en miljö som främjar stöld eller förskingring.
• Stäng din QuickBooks-fil. Om du går en kurs i redovisningsprinciper kommer du att upptäcka att bokslut innebär en uppsättning bokföringsprocedurer som någon utför för att nollställa intäkts- och kostnadskonton så att från och med det nya året kan intäkter och utgifter enkelt beräknas. I QuickBooks, stängningbetyder något annat. Men du vill fortfarande stänga QuickBooks-filen för att upprätthålla integriteten hos dina data. Så här gör du: Välj kommandot Redigera –> Inställningar, välj Redovisning, välj fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Slutdatum Ställ in datum/lösenord. När QuickBooks uppmanar dig, ange ett sista datum och lösenord. Efter att du har tillhandahållit denna information förbjuder eller begränsar QuickBooks användare från att ändra eller ange transaktioner daterade före slutdatumet. (Endast personer med lösenordet kan göra ändringar i eller ange transaktioner med datum som är tidigare än slutdatumet.)
• Hantera ditt QuickBooks redovisningssystem. Jag är ledsen att rapportera att många företagsägare inte ser redovisningssystemet som något mer än ett verktyg för att ta fram fakturor, lönecheckar och information som krävs för den årliga skattedeklarationen. Tyvärr gör den där avlägsna relationen till redovisningssystemet att företagare ofta inte känner ett stort behov av att aktivt hantera vad som händer med redovisningssystemet.

En åsikt baserad på mer än 30 års erfarenhet av att arbeta som CPA är att denna inställning är felaktig. Ett redovisningssystem bör vara ett verktyg som du använder för att bättre hantera din verksamhet. Och det kan det vara. Men om det ska vara ett verktyg för att bättre hantera din verksamhet måste du hantera systemet. Med andra ord föreslår jag respektfullt att du tar ansvar för att se till att anställda är utbildade för att göra de saker som skyddar ditt redovisningssystem (som att säkerhetskopiera datafilen) och att du ser till att de genomför lämpliga redovisningsprocedurer varje månad och årligen. grund (som att skicka ut alla fakturor, stämma av bankkonton, städa upp i röriga transaktioner och så vidare).

Detta ledningsansvar behöver inte vara tungt. Du kan ganska enkelt se till att folk gör de saker de ska göra genom att skapa några enkla checklistor. Följande tabell visar ett exempel på månatlig bokföringslista.

Ett exempel på månatlig bokföringslista

Den här tabellen visar ett exempel på att göra-lista för årsredovisning. Du kan använda dessa tabeller som utgångspunkter för att konstruera din egen lista över saker som redovisningstjänstemannen eller kontorschefen ska göra varje månad eller i slutet av varje år.

Ett exempel på att göra-lista för årsredovisning