Tips för budgetering med Quickbooks

Quickbooks kan hjälpa dig med budgeteringsprocessen. Budgetering kan vara ett mycket användbart verktyg, men det fungerar inte nödvändigtvis för alla. Här är en handfull kommentarer om saken:

• Budgetering är ett exempel på den gamla frasen "Planera ditt arbete och arbeta sedan med din plan." Budgetar är inte handbojor. Budgetar är inte tvångströjor. Budgetar är helt enkelt planeringsverktyg som du använder för att eftertänksamt fatta beslut om ditt företags ekonomiska angelägenheter för det kommande året.
• Om du inte får värde från budgeteringsprocessen bör du inte göra det. Eller, åtminstone bör du ändra hur du gör det. Skämt inte – budgetera inte om du inte får värde av processen. Men de flesta företag får värde. Om du kan hantera ditt företag utan en budget — budgetera inte. Du använder de verktyg som ger dig mest värde för att leda ditt företag. För många människor gör budgetering just det. Om det inte är för dig, hoppa över arbetet. Tid är ofta den knappaste resursen för företagare och chefer.
• Budgetar kan vara viktiga verktyg för att hantera människor med ekonomiskt kvantifierbart ansvar. Budgetar har en dålig rap, och de är inte perfekta, men vet du vad? Om du har personer som arbetar för dig som har ansvar som du ekonomiskt kan kvantifiera, kan du använda en budget för att hantera dessa personer.

Anta att du har säljare som individuellt borde sälja saker till ett värde av 25 000 USD varje månad. Om du budgeterar efter säljare (du behöver antagligen skapa en klass för varje säljare eller ett intäktskonto för varje säljare), kan du använda en budget för att jämföra den faktiska försäljningen som genereras av varje person med den budgeterade försäljningen som förväntas för honom.

Om du tittar på Joe varje månad och ser att han har $30 000 i försäljning förutsägbart, kan du använda den informationen i din hantering av Joe. Förmodligen betyder Joes överproduktion att han gör ett bra jobb. Om du tittar på Joes bror Bob och ser att han gör 20 000 $ i försäljning varje månad när du förväntar dig att han ska göra 25 000 $ i försäljning, kan du förmodligen se ett problem och en möjlighet till förbättring. Allt detta är vettigt, eller hur?

• Människor som gillar att budgetera tenderar att fokusera på ogynnsamma avvikelser. Även om ogynnsamma avvikelser ofta identifierar problem som måste korrigeras, är gynnsamma avvikelser ibland mer intressanta och mer användbara att dissekera.

Anta att du har ett företag där du förväntar dig att säljare ska generera 25 000 USD i försäljning i månaden. Om Julia genererar 75 000 dollar i månaden i försäljning är det ganska intressant. Julia kan förmodligen något eller har kompetens eller ett förhållningssätt som de andra säljarna inte har. Kanske, med bara lite tur, kan du ta reda på varför Julia gör det så bra – och sedan använda den här nya kunskapen för att få dina andra säljare att sälja mer saker varje månad.

• De viktigaste budgetsiffrorna att titta på är ofta en ganska liten uppsättning. Även om en budget enligt QuickBooks kan ha hundratals siffror, kanske du kan hantera ditt företag bra genom att titta på bara en handfull siffror. Kanske i ditt företag handlar allt om försäljning. Om försäljningen verkligen driver allt annat - dina utgifter och, naturligtvis, alla dina vinster - kanske du inte har mycket anledning att spåra det belopp du spenderar varje månad på din telefonräkning eller portokostnad.

Om du kan destillera din ekonomiska plan ner till några siffror som du behöver titta på kan du göra din budgetering och finansiella analyser mycket enklare. Allt du gör är att identifiera den viktigaste finansiella statistiken att titta på - och sedan titta på dem regelbundet.

Finansiella nyckeltal är ofta mycket användbara verktyg för att övervaka ett företags finansiella resultat. Många företagsägare hanterar framgångsrikt sina företag utan en formell budget genom att titta på två eller tre poster, inklusive kostnad för sålda varor och bruttomarginalprocent. Kostnaden för sålda varor inkluderar kostnaden för de produkter eller föremål som säljs. En bruttomarginalprocent är procentandelen av försäljningen som blir över efter att ha betalat för kostnaden för sålda varor.