Spela in dina räkningar med QuickBooks 2003

När en räkning kommer in är det första du ska göra att registrera den. Du kan spela in räkningar genom fönstret Ange räkningar eller leverantörsreskontraregistret. Om du planerar att spåra räkningar efter utgift och artikel, måste du använda fönstret Ange räkningar.

För att spela in en räkning via dialogrutan Ange räkningar, följ dessa steg:

1. Välj Leverantörer –> Ange räkningar.

Eller, alternativt, välj Leverantörer från listan Navigatörer och klicka sedan på ikonen Ange räkningar. Du märker utan tvekan att den övre halvan av det här fönstret ser mycket ut som en check - det beror på att mycket av informationen som du lägger här hamnar på checken som du skriver för att betala din räkning. (Om du ser ordet Kredit överst i formuläret i stället för Bill, klickar du på Bill-alternativknappen i det övre vänstra hörnet. Du kan också använda den här skärmen för att ange kredit från leverantörer.)

2. Välj namnet på den leverantör du betalar.

Om du vill betala den här räkningen till en leverantör som redan finns på leverantörslistan klickar du helt enkelt på nedåtpilen i slutet av raden Leverantör och väljer leverantören. (QuickBooks fyller sedan automatiskt fönstret Ange räkningar med så mycket information den kan komma ihåg.) Men om den här leverantören är ny ber QuickBooks dig att snabbt lägga till eller ställa in information om leverantören – adress, kreditgräns, betalningsvillkor, och så vidare. Du anger denna information i fönstret Ny leverantör.

Om du har en eller flera ouppfyllda inköpsorder hos den leverantör du väljer, frågar QuickBooks dig om du vill ta emot en inköpsorder. Klicka på Ja om du gör det eller Nej om du inte gör det. Om du väljer att ta emot mot en inköpsorder visar QuickBooks dialogrutan Öppna inköpsorder. Den listar helt enkelt de öppna inköpsorder du har registrerat. När du väljer en eller flera inköpsorder att ta emot, fyller QuickBooks i artiklarna och beloppen från dessa beställningar åt dig, som du kan ändra vid behov.

För att skapa en inköpsorder, som bara är en förteckning över artiklar du beställer från leverantörer, välj Leverantörer –> Skapa inköpsorder. När QuickBooks visar fönstret Skapa inköpsorder, beskriv din beställning. Du skriver ut och redigerar inköpsorder på samma sätt som du skriver ut fakturor och kreditnotor.

3. Välj de betalningsvillkor som beskriver när räkningen förfaller.

På raden Villkor, öppna rullgardinsmenyn och välj betalningsvillkor (om informationen inte redan finns där från när du konfigurerade leverantören).

4. (Valfritt) Ange ett memo för att beskriva räkningen.

Du kan skriva en anteckning i rutan Memo. Anteckningen som du anger visas i A/P-registret.

5. Flytta markören ner till kolumnen Konto på fliken Utgifter och ange ett utgiftskontonamn.

Chansen är stor att du vill ange namnet på ett utgiftskonto som redan finns i kontoplanen. Om så är fallet klickar du på nedåtpilen för att se en lista över alla dina konton. Du måste förmodligen scrolla ner i listan för att komma till utgiftskontona (ett snabbt sätt att flytta ner i listan är att börja skriva kontonamnet - du går rakt ner i listan). Klicka på kontot som den här fakturan representerar (mest troligt är det Supplies eller något liknande).

Om du behöver skapa en ny utgiftskontokategori för denna räkning, välj från toppen av listan. Du ser dialogrutan Nytt konto. Fyll i informationen och klicka på OK.

Vad händer om pengarna som du betalar ut på grund av den här räkningen kan delas upp på två, tre eller fyra utgiftskonton? Klicka bara nedanför kontot som du just angav. Nedåtpilen visas. Klicka på den för att ange ett annat utgiftskonto, och ett annat, och ett annat, om du vill.

6. Gå över till kolumnen Belopp, om det behövs, och ändra siffrorna.

Om du delar upp den här räkningen på flera konton, se till att siffrorna i kolumnen Belopp summerar till summan av räkningen.

7. (Valfritt) Skriv in förklarings- eller visdomsord i kolumnen Memo.

8. (Valfritt) Tilldela utgiften till en Customer:Job.

Om du planerar att få ersättning för dessa utgifter, eller om du bara vill spåra dina utgifter per jobb, ange den kund som ska ersätta dig. Ange ett belopp för varje konto vid behov. Du kan använda nedåtpilen för att hitta kunder och sedan klicka på dem.

9. (Valfritt) Tilldela kostnaden till en klass.

Du kan också spåra utgifter efter klass genom att ange i kolumnen Klass. Lägg märke till den vanliga nedåtpilen och klicka på den för att se en lista över klasser. (Du ser inte en klasskolumn om du inte har sagt till QuickBooks att du vill använda klasser.)

Om du vill att QuickBooks ska spåra utgifter efter klass kan du ställa in den för att göra det. För att ställa in QuickBooks för att spåra utgifter, välj Redigera –> Inställningar. När QuickBooks visar dialogrutan Inställningar klickar du på bokföringsikonen, klickar på fliken Företagsinställningar och markerar sedan kryssrutan Använd klassspårning.

Om du vill, klicka på knappen Beräkna om för att summera kostnaderna.

10. Använd fliken Artiklar för att registrera de olika artiklarna som räkningen representerar.

Klicka på fliken Objekt. Ange varorna du köpt och priserna du betalade för dem.

Om du inser efter att du delvis fyllt i räkningen att räkningen verkligen betalar en inköpsorder, klicka på knappen Välj PO, som visas på fliken Artiklar i fönstret Ange faktura.

I listrutan Leverantör klickar du på namnet på den leverantör som skickade fakturan till dig. I listan över öppna inköpsorder, klicka i kolumnen till vänster för att sätta en bock bredvid inköpsordern (eller beställningarna) som du betalar för. Lätt nog? Klicka på OK när du är klar, och QuickBooks fyller automatiskt i fliken Objekt åt dig.

11. Flytta till kolumnen Artikel och ange ett namn för objektet.

Lägg märke till nedåtpilen i den här kolumnen. Klicka på den för att se objektlistan. Visas varan du betalar för på den här listan? Klicka i så fall på det objektet. Om inte, välj från toppen av listan och fyll i fönstret Nytt objekt.

12. Fyll i resten av raderna med objekt på fliken Objekt.

Du kan ange alla varor du köper här. Se till att fliken Artiklar visar de artiklar som du köper, deras kostnader och deras kvantiteter korrekt. Om du vill, klicka på knappen Beräkna om för att summera objekten.

13. Spara räkningen.

Klicka på Spara & Ny för att spara din notering av räkningen och ange sedan en annan räkning. Eller klicka på Spara och stäng för att registrera din faktura men inte betala en annan faktura.