Spåra bank-, bankomat- och kundkreditkort i QuickBooks 2019

Bank- och bankomatkort, när du kommer direkt till det, är inte kreditkort alls. Att använda ett betalkort eller ett bankomatkort är mer likt att skriva en check än något annat. Istället för att ta ut pengar genom att skriva en check, tar du dock ut pengar genom att använda ett betalkort.

Även om en betalkortstransaktion ibland ser ut (åtminstone för dina vänner och de handlare du handlar med) som en kreditkortstransaktion, bör du behandla en betalkortstransaktion som om du behandlar en check. I ett nötskal, här är vad du behöver göra:

• När du laddar något på ett betalkort, registrera transaktionen precis som du spelar in en vanlig check. Du kanske vill ange transaktionsnumret som checknummer eller i Memo-raden så att du kan hålla koll på transaktionen.
• När du tar ut kontanter med ett betalkort, registrera transaktionen som ett vanligt uttag (eller överföring till ett småkassakonto), som om du gick till banken med en uttagsedel.
• När du gör en insättning via en bankomat genom att använda ett betalkort, registrera transaktionen precis som du spelar in en vanlig insättning.

Hur är det med kundkreditkort?

Om du inte redan vet detta, även om dina kunder förmodligen älskar att betala dig med kreditkort, skapar kundkreditkort en huvudvärk för dig. Anledningen är att din handelsbank eller kreditkortsprocessor sammanställer kundens kreditkortsavgifter och sedan – kanske dagligen eller kanske med några dagars mellanrum – sätter in en stor mängd kontanter på ditt bankkonto. Kontanterna representerar summan av de senaste kreditkortsdebiteringarna minus en avgift.

Allt detta låter ofarligt nog, men här är ett exempel på hur det fungerar. Kunderna A, B och C kommer in på måndag och spenderar $5, $10 respektive $15. Sedan, på tisdag, kommer kunder D, E och F in och spenderar $10, $50 respektive $30. På onsdag säljer du ingenting till någon som använder kreditkort, men du ser en insättning på 105 USD på ditt bankkonto av kreditkortsföretaget.

Problemet är att du tittar på de senaste två dagarnas kreditkortstransaktioner, och du vet att de uppgår till 120 USD eftersom det är den totala summan du sålt till kunder A, B, C, D, E och F. Så vad är det med $105? Är de 15 USD som saknas en serviceavgift? Åh, nej, vänta. Kund A kanske ringde sitt kreditkortsföretag och blockerade den första avgiften på 5 USD. Eller var det kanske kund B?

Om du accepterar ett kreditkort vet du hur det här fungerar, eller hur? Det är en kunglig huvudvärk.

Jag tror att du förmodligen har två rimliga metoder för att hantera detta galenskap:

• The Good Accountant's Way: Du kan registrera kunders kreditkortsbetalningar på vanligt sätt - på det sätt som QuickBooks förväntar sig. The Good Accountant's Way producerar fina, korrekta journaler, men till priset av enorma bokföringsproblem. Intresserad av mer information? Bra! Använd kommandot QuickBooks Hjälp för att söka i QuickBooks onlinehjälp för ämnet som registrerar en kreditkortsbetalning.
• The Bad Accountant's Way: Du kan bara registrera försäljningskvittotransaktioner när kreditkortsföretaget sätter in nettoavgiftsbelopp på ditt bankkonto. Med andra ord, genom att använda exempelnumren som ges i ett tidigare stycke, istället för att registrera enskilda transaktioner för kunder A, B, C, D, E och F när försäljningen sker, kan du spela in en transaktion på 105 USD när kreditkortsföretaget sätter in 105 $ till ditt bankkonto. Om du känner till kreditkortsföretagets serviceavgift kan du också registrera det med en journalanteckning. (Du kommer förmodligen att vilja be din revisor om hjälp med detta.)

Jag borde berätta något annat. The Bad Accountant's Way är förmodligen inte motiverat om du inte är i en situation med stora volymer - som en butik - och när du använder ett periodiskt lagersystem eller när du inte säljer inventering. Om du bara har en handfull kreditkortstransaktioner - säg en varannan dag - eller om du försöker använda ett evigt inventeringssystem, bör du använda Good Accountant's Way.