Skapa en inköpsorder i QuickBooks

En inköpsorder tjänar ett enkelt syfte: Den talar om för någon leverantör att du vill köpa en vara. Faktum är att en inköpsorder är ett köpkontrakt.

Många småföretag använder inte inköpsorder. Men när de växer till en viss storlek väljer många företag att använda dem eftersom inköpsorder blir permanenta register över varor som du har beställt. Att använda inköpsorder formaliserar dessutom ofta inköpsprocessen i ett företag. Till exempel kan du bestämma att ingen i ditt företag kan köpa något som kostar mer än 100 USD om de inte får en inköpsorder. Om bara du kan utfärda inköpsorder har du effektivt kontrollerat inköpsaktiviteterna genom denna procedur.

Följ dessa steg för att använda QuickBooks för att skapa inköpsorder:

1. Berätta för QuickBooks att du vill skapa en inköpsorder genom att välja Leverantörer –> Skapa inköpsorder.

QuickBooks visar fönstret Skapa inköpsorder.

Observera att om menyn Leverantörer inte innehåller kommandot Skapa inköpsorder, vet inte QuickBooks att du vill skapa inköpsorder.

2. Använd listrutan Leverantörsmeny för att identifiera leverantören från vilken du vill köpa varan.

Listrutan Leverantör listar var och en av leverantörerna i din leverantörslista.

3. (Valfritt) Klassificera köpet med hjälp av listrutan Klass.

4. (Valfritt) Ange en annan leveransadress i listrutan Skicka till.

Listrutan Skicka till visar en lista över alla dina kunder, leverantörer och anställda. Du väljer fartyget till adress genom att välja ett av dessa andra namn. När du har valt en post från listan Skicka till fyller QuickBooks i rutan Skicka till adress med lämplig information.

Fönstret Skapa inköpsorder tillhandahåller några standardknappar och förhoppningsvis välbekanta knappar och rutor: Föregående, Nästa, Skriv ut, Sök, Stavning, Historik och Mall.

5. Bekräfta inköpsorderdatum.

Inledningsvis lägger QuickBooks det aktuella systemdatumet i rutan Datum. Du bör dock bekräfta att det datum som QuickBooks anger som inköpsorderdatum är korrekt. Detta är kontraktsdatumet. Ofta anger datumet avtalsvillkor - som antalet dagar som varan måste skickas inom.

6. Bekräfta inköpsordernumret.

Inköpsordernumret, eller PO-numret, identifierar inköpsorderdokumentet unikt. QuickBooks numrerar sekventiellt inköpsorder åt dig och placerar nästa nummer i PO-nr-rutan. Den gissning som QuickBooks gör om rätt inköpsordernummer är vanligtvis korrekt, men om det inte stämmer anger du ersättningsnumret.

7. Bekräfta leverantören och skicka till information.

Leverantörsblocket och Ship To-blocket identifiera leverantören från vilken du köper varan och leveransadressen som du vill att leverantören ska skicka försändelsen till. Denna information bör vara korrekt om din leverantörslista är uppdaterad och du har använt rullgardinsmenyn Skicka till korrekt för att vid behov identifiera en alternativ leveransadress. Bekräfta ändå att informationen som visas i dessa två adressblock är korrekt. Om informationen inte stämmer, åtgärda den naturligtvis. Du kan redigera adressblockinformationen genom att välja den felaktiga informationen och sedan skriva in det som ska visas igen.

8. Beskriv varje artikel som du vill beställa.

Du använder kolumnerna i fönstret Skapa inköpsorder för att i detalj beskriva varje artikel som du vill beställa som en del av köpet. Varje föremål går på sin egen rad. För att beskriva en vara som du vill köpa från leverantören anger du följande information:

• Artikel: Kolumnen Artikel låter dig registrera det unika artikelnumret för den artikel du vill köpa. Kom ihåg att objekt måste anges, eller beskrivas, i artikellistan. Det viktigaste du behöver veta om artikellistan är att allt som du vill visa på fakturan – eller för den delen, på en inköpsorder – måste beskrivas i artikelfilen.

• Beskrivning: Kolumnen Beskrivning visar beskrivningen för det objekt du väljer. Du kan också redigera fältet Beskrivning så att det blir meningsfullt för kunder eller leverantörer.

• Antal: Kolumnen Antal låter dig identifiera mängden av artikeln du vill ha. Du anger det antal objekt du vill ha i det här fältet, så klart.

• Pris: Kolumnen Pris låter dig ange priset per enhet eller pris per enhet för artikeln. Observera att QuickBooks använder olika etiketter för den här kolumnen beroende på vilken typ av företag du har konfigurerat.

• Kund: I kolumnen Kund kan du identifiera kunden för vilken varan köps.

• Belopp: Kolumnen Belopp visar den totala kostnaden för artikeln. QuickBooks kommer att beräkna beloppet åt dig genom att multiplicera kvantiteten med kursen (eller priset). Du kan också redigera kolumnbeloppet. I det här fallet justerar QuickBooks priset (eller priset) så att kvantitet gånger pris alltid är lika med beloppet.

Du måste ange en beskrivning av varje artikel som ska ingå på inköpsordern. Det betyder till exempel att om du vill beställa sex artiklar från en leverantör bör din inköpsorder innehålla sex rader med information.

9. Skriv ut inköpsordern.

Du vill skriva ut inköpsordern. Syftet med att registrera en inköpsorder i QuickBooks är att skapa en formell registrering av ett köp. Du kommer nästan alltid att vilja överföra denna inköpsorder till leverantören. Inköpsordern talar om för leverantören exakt vad du vill köpa och det pris du är villig att betala. För att skriva ut inköpsordern kan du klicka på knappen Skriv ut. Du kan också skriva ut inköpsorder senare i en batch; för att göra det, spara alla inköpsorder som du vill skapa och välj sedan kommandot Arkiv –> Skriv ut formulär –> Inköpsorder.

10. Spara inköpsordern.

För att spara din inköpsorder, klicka antingen på knappen Spara och stäng eller knappen Spara och ny. Om du klickar på knappen Spara och ny, sparar QuickBooks den inköpsordern och visar en tom version av fönstret Skapa inköpsorder igen så att du kan spela in ytterligare en inköpsorder.