Leverantörsreskontras (A/P) sätt att betala räkningar omfattar två steg. Det första är en bagatell på den svåra sidan, och det andra steget är lätt som en plätt. Först registrerar du dina räkningar. Du kanske redan är bekant med att använda fliken Utgifter och fliken Artiklar för att registrera räkningar. Du måste fylla i dessa flikar för A/P-metoden också om du vill distribuera en räkning till konton, kunder, jobb, klasser och föremål.
När du har spelat in dina räkningar kan du gå vidare till det andra steget: berätta för QuickBooks 2019 vilka räkningar som ska betalas. Sedan skriver QuickBooks ut checkarna. Du skriver ut dem. Du mailar dem.
För att få A/P-metoden att fungera måste du registrera dina räkningar när de kommer in. Det betyder inte att du måste betala dem direkt. Genom att registrera dina räkningar kan du hålla reda på hur mycket pengar du är skyldig och hur mycket pengar ditt företag verkligen har. QuickBooks påminner dig när dina räkningar förfaller så att du inte behöver oroa dig för att glömma att betala en räkning.
När du registrerar räkningar på leverantörsreskontra sätt, använder du periodiserad redovisning.
När en räkning kommer in är det första du ska göra att registrera den. Du kan spela in räkningar genom fönstret Ange räkningar eller leverantörsreskontraregistret. Om du planerar att spåra räkningar efter utgift och artikel, måste du använda fönstret Ange räkningar.
För att spela in en räkning genom fönstret Ange räkningar, följ dessa steg:
Välj Leverantörer → Ange räkningar.
Alternativt, klicka på ikonen Ange räkningar i området Leverantörer på hemsidan. Följande bild visar fönstret Ange räkningar. Du märker utan tvekan att den övre halvan av det här fönstret ser mycket ut som en check, och det beror på att mycket av informationen som du lägger här hamnar på checken som du skriver för att betala din räkning. (Om du ser ordet Kredit överst i formuläret i stället för Bill, välj alternativet Bill Bill i det övre vänstra hörnet. Du kan också använda den här skärmen för att ange kreditnotor från leverantörer.)
Fönstret Ange räkningar.
2. Välj namnet på den leverantör du betalar.
Om du vill betala den här räkningen till en leverantör som redan finns på leverantörslistan, klicka på nedåtpilen i slutet av raden Leverantör och välj leverantör. (Då fyller QuickBooks automatiskt fönstret Ange räkningar med så mycket information den kan komma ihåg.) Om den här leverantören är ny, ber QuickBooks dig att snabbt lägga till eller ställa in information om leverantören: adress, kreditgräns, betalningsvillkor och så vidare. Du anger denna information i fönstret Ny leverantör.
Om du har en eller flera ouppfyllda inköpsorder hos den leverantör du väljer, frågar QuickBooks dig om du vill ta emot en inköpsorder. Klicka på Ja om du gör det eller Nej om du inte gör det. Om du väljer att ta emot mot en inköpsorder visar QuickBooks dialogrutan Öppna inköpsorder, som visas. Den listar de öppna inköpsorder som du har registrerat. När du väljer en eller flera inköpsorder att ta emot, fyller QuickBooks i artiklarna och beloppen från dessa beställningar åt dig, som du kan ändra vid behov. När du är klar med dialogrutan Öppna inköpsorder klickar du på OK för att komma tillbaka till fönstret Ange räkningar.
Betala en räkning mot en inköpsorder.
För att skapa en inköpsorder, som är en förteckning över artiklar du beställer från leverantörer, välj Leverantörer → Skapa inköpsorder. När QuickBooks visar fönstret Skapa inköpsorder, beskriv din beställning. Du skriver ut och redigerar inköpsorder, förresten, på samma sätt som du skriver ut fakturor och kreditnotor.
3. Välj betalningsvillkoren som beskriver när räkningen förfaller.
På raden Villkor, öppna rullgardinsmenyn och välj betalningsvillkor (om informationen inte redan finns där från när du konfigurerade leverantören).
4. (Valfritt) Ange leverantörens referensnummer.
Om du anger säljarens referensnummer för räkningen - förmodligen bara fakturanumret eller ditt kontonummer - skrivs referensnumret ut på vouchern som ingår i den utskrivna checken.
5. (Valfritt) Ange ett memo för att beskriva räkningen.
Du kan skriva en anteckning i textrutan Memo. Anteckningen som du anger visas i A/P-registret.
6. Flytta markören ner till kolumnen Konto på fliken Utgifter och ange ett utgiftskontonamn.
Chansen är stor att du vill ange namnet på ett utgiftskonto som redan finns i kontoplanen. Om så är fallet klickar du på nedåtpilen för att se en lista över alla dina konton. Du måste förmodligen scrolla ner i listan för att komma till utgiftskontona. (Ett snabbt sätt att flytta ner i listan är att börja skriva kontonamnet, du går rakt ner i listan.) Klicka på kontot som den här fakturan representerar. (Sannolikt är det Supplies eller något liknande.)
Om du behöver skapa en ny utgiftskontokategori för den här räkningen, välj Lägg till ny högst upp i listan. Du ser dialogrutan Nytt konto (visas inte). Fyll i informationen och klicka på OK.
Vad händer om pengarna som du betalar ut på grund av den här räkningen kan delas upp på två, tre eller fyra utgiftskonton? Klicka bara nedanför kontot som du just angav. Nedåtpilen visas. Klicka på den för att ange ett annat utgiftskonto, och ett till och ett till om du behöver.
7. Flytta över till kolumnen Belopp, om det behövs, och ändra siffrorna.
Om du delar upp den här räkningen på flera konton, se till att siffrorna i kolumnen Belopp läggs till summan av räkningen.
8. (Valfritt) Skriv in förklarings- eller visdomsord i kolumnen Memo.
9. (Valfritt) Tilldela utgiften till en Customer:Job.
Om du planerar att få ersättning för dessa utgifter, eller om du bara vill spåra dina utgifter per jobb, ange kunden som ska ersätta dig. Ange ett belopp för varje konto vid behov. Du kan använda nedåtpilen för att hitta kunder och sedan klicka på dem. Om du tilldelar ett Customer:Job, har du också möjlighet att fakturera dessa utgifter eller föremål som köps till kunden. För att göra det, klicka på kolumnen Fakturerbar och du bör se en bock nu. Nästa gång du fakturerar det här jobbet bör du se alternativet att lägga till dessa poster på fakturan automatiskt.
10. (Valfritt) Tilldela kostnaden till en klass.
Du kan också spåra utgifter efter klass genom att ange i kolumnen Klass. Lägg märke till den vanliga nedåtpilen och klicka på den för att se en lista över klasser. (Du ser inte en klasskolumn om du inte sa till QuickBooks att du vill använda klasser.)
Om du vill att QuickBooks ska spåra utgifter efter klass kan du ställa in den för att göra det. För att ställa in QuickBooks för att spåra utgifter, välj Redigera → Inställningar. När QuickBooks visar dialogrutan Inställningar klickar du på bokföringsikonen, klickar på fliken Företagsinställningar och markerar sedan kryssrutan Använd klassspårning.
Om du vill, klicka på knappen Beräkna om för att summera kostnaderna.
11. Använd fliken Artiklar för att registrera de olika artiklarna som räkningen representerar.
Klicka på fliken Objekt. Ange varorna du köpt och priserna du betalade för dem.
Om du efter att delvis fylla i räkningen inser att räkningen verkligen betalar en inköpsorder, klickar du på knappen Välj PO, som visas på huvudbandet i fönstret Ange räkningar.
I rullgardinsmenyn Leverantör väljer du namnet på den leverantör som skickade räkningen till dig. I listan över öppna inköpsorder klickar du i kolumnen till vänster för att sätta en bock bredvid inköpsordern (eller beställningarna) som du betalar för. Lätt nog? Klicka på OK när du är klar; QuickBooks fyller i fliken Objekt åt dig automatiskt.
12. Flytta till kolumnen Objekt och ange ett namn för objektet.
Lägg märke till nedåtpilen i den här kolumnen. Klicka på den för att se objektlistan. Visas varan du betalar för på den här listan? Klicka i så fall på det objektet. Om inte, välj Lägg till nytt från toppen av listan och fyll i fönstret Nytt objekt.
13. Fyll i resten av raderna med objekt på fliken Objekt.
Du kan ange alla varor du köper här. Se till att fliken Artiklar visar de artiklar som du köper, deras kostnader och deras kvantiteter korrekt. Om du vill, klicka på knappen Beräkna om för att summera objekten.
14. Spara räkningen.
Klicka på Spara & Ny för att spara din notering av räkningen och ange sedan en annan räkning. Eller klicka på Spara och stäng för att registrera din faktura men inte ange en annan faktura.
Precis som i fallet med kundrelaterade fönster (som fönstret Skapa fakturor), visar QuickBooks historisk information om en leverantör i det högra sidofältet. Du kan växla mellan leverantör och transaktioner, köra snabba rapporter och snabbt länka till tidigare eller utestående fakturor, fakturor och andra anteckningar på en kund du gör affärer med.
Du kan också lägga in räkningar direkt i leverantörsreskontraregistret. Denna metod är snabbare, men det gör det svårare att spåra utgifter och föremål.
Om du vill lägga in räkningar direkt i leverantörsreskontraregistret, följ dessa steg:
1. Välj Listor→ Kontoplan eller klicka på ikonen Kontoplan på startsidan.
Kontoplanen öppnas.
2. Öppna leverantörsreskontrakontot.
När QuickBooks visar din kontoplan dubbelklickar du på leverantörsreskontrakontot i listan. Du ser fönstret Leverantörsreskontraregister, som visas. Markören är i slutet av registret, redo och väntar på att du ska ange nästa räkning.
Fönstret leverantörsreskontraregister.
3. Fyll i uppgifterna för din faktura.
Ange samma information som du skulle göra om du fyllde i fönstret Ange räkningar. I textrutan Leverantör klickar du på nedåtpilen och väljer ett namn från rullgardinsmenyn Leverantör.
Om du anger ett leverantörsnamn som QuickBooks inte känner igen, ser du meddelanderutan Vendor Not Found och QuickBooks ber dig att ge information om denna nya, mystiska leverantör. Klicka på Quick Add för att få programmet att samla in informationen från registret när du fyller i den, eller klicka på Set Up för att se dialogrutan Ny leverantör.
Du måste välja ett kontonamn. Du kan förmodligen hitta den rätta i rullgardinsmenyn Konto; om du inte kan, ange en av dina egna. Du ser meddelanderutan Konto hittades inte, och QuickBooks ber dig att fylla i information om detta nya konto.
Om du när du fyller i registret bestämmer dig för att du vill få ersättning för denna check eller att du vill spåra utgifter och poster, klicka på knappen Redigera transaktion för att se fönstret Ange räkningar. När du har fyllt i fönstret klickar du på Spara & Ny. Du är tillbaka där du började: i fönstret Leverantörsreskontra.
Ser du knappen Splits? Denna Split-knapp fungerar på samma sätt som Delar-knappen i bankkontoregistreringsfönstret. När du klickar på Dela, tillhandahåller QuickBooks ytterligare rader för att mata in kostnads- och klassinformation.
4. När du har fyllt i all information klickar du på Spela in.
Återställ-knappen, som ligger precis till höger om Record, finns där om du fyller i registret men bestämmer dig för att du vill börja om från början innan du har registrerat transaktionen. Klicka på Återställ för att rensa informationen på skärmen, och du har ett rent blad.
Anta att du av misstag anger samma räkning två gånger eller anger en räkning som egentligen var avsedd för verksamheten bredvid. (Bara för att du spårar räkningar via dator betyder det inte att du inte behöver titta igenom saker noggrant längre.) Så här raderar du en räkning som du har angett i leverantörsreskontraregistret:
1. Leta reda på räkningen i leverantörsreskontraregistret genom att använda någon av följande metoder:
Och nu, tillbaka till fönstret för leverantörsreskontraregister som du har på gång...
2. Välj räkningen som du vill ta bort genom att klicka var som helst på räkningen.
3. Välj Redigera → Ta bort faktura.
QuickBooks bekräftar att du verkligen, verkligen vill ta bort transaktionen. Om du klickar på OK raderar den pliktskyldigt räkningen från A/P-registret.
Du kan knyta ett snöre runt fingret, men det bästa sättet att se till att du betalar dina räkningar i tid är att låta QuickBooks påminna dig. Faktum är att du kan göra meddelanderutan Påminnelser till det första du ser när du startar QuickBooks.
För att justera QuickBooks påminnelsealternativ måste du vara inloggad som administratör i enanvändarläge. Välj sedan Redigera → Inställningar. När QuickBooks visar dialogrutan Inställningar, klicka på ikonen Påminnelser i listan till vänster och klicka sedan på fliken Företagsinställningar för att komma åt dialogrutan som visas här.
Avsnittet Påminnelser i dialogrutan Inställningar.
Se till att antingen alternativknappen Visa sammanfattning eller Visa lista är markerad (du kan inte välja Påminn mig inte och förvänta dig att få en påminnelse) och ge dig själv flera dagars varsel innan du behöver betala räkningar genom att skriva ett nummer (10 är standard och fungerar vanligtvis bra) i textrutan Dagar före förfallodatum, som finns i kolumnen Påminn mig.
Om du väljer alternativet Visa sammanfattning (den första knappen till höger om alternativet) får du en sammanfattning av de räkningar du är skyldig varje gång du startar QuickBooks. Om du väljer Visa lista (den andra knappen till höger om alternativet) får du information om varje räkning.
Du kanske vill granska fönstret Påminnelser när du startar QuickBooks eller öppnar en ny företagsfil. Fönstret listar påminnelser (som formulär som du behöver skriva ut och betalningar du behöver skicka) och talar om vilka obetalda räkningar du ska betala. Du kan se den här listan genom att välja Företag→Påminnelser. Observera att du också kan säga till QuickBooks att visa eventuella påminnelser när du öppnar företagsfilen. För att göra detta, välj kommandot Redigera → Inställningar, klicka på Påminnelser, klicka på Mina inställningar och markera sedan kryssrutan Visa påminnelser när du öppnar en företagsfil.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
