QuickBooks-klasser och aktivitetsbaserad kostnad

Om du redan har använt QuickBooks är allt du gör för att implementera ett enkelt aktivitetsbaserat kostnadssystem (ABC) i QuickBooks 2021 vad du gör just nu. Med andra ord, fortsätt bara att spåra dina driftskostnader genom att använda en bra, anständig kontoplan. Det är 90 procent av striden.

Du måste också ta hand om en eller två mindre ytterligare föremål:

• Du aktiverar QuickBooks klassspårningsfunktion. Klassspårning låter dig kategorisera inkomst- och kostnadstransaktioner som faller inte bara in i inkomst- och utgiftskonton, utan också i särskilda klasser.
• När du bokför en utgift identifierar du också i vilken klass utgiften faller. Genom att använda klasser som motsvarar dina aktiviteter — ja, du kan se att det är allt som krävs, eller hur?

När du har aktiverat klassspårning är det enkelt att använda klasser. Du sätter upp klasser för de produktlinjer eller servicelinjer som du vill mäta lönsamhet för. Du klassificerar transaktioner som att de passar in i en viss klass antingen när de registreras (om du kan) eller i efterhand (om du behöver pilla med matematiken för aktivitet och kostnadsdrivande).

Ställer in dina klasser för ABC

Du sätter upp en klass för varje produkt eller tjänst som du vill mäta lönsamhet för. I den imaginära korvkioskverksamheten ställer man till exempel upp två klasser: en för vanliga varmkorv och en för chilihundar.

För att skapa en klass kan du bara ange klassnamnet i klassrutan som visas i fönstret som du använder för att registrera fakturor, skriva checkar och göra journalanteckningar. Alternativt kan du välja Listor→Klasslista. När QuickBooks visar fönstret Klasslista klickar du på knappen Klass som visas längst ner i fönstret och väljer Nytt från menyn som QuickBooks visar. Använd dialogrutan Ny klass som visas, som visas, för att beskriva den nya klassen.

Dialogrutan Ny klass

Klassificering av intäktsbelopp

För att klassificera intäkter som passande till en viss klass, använd rutan Klass som visas i fönstret Skapa fakturor och i fönstret Ange försäljningskvitto. (Detta är de två fönstren som du använder för att registrera försäljning.) Om en faktura registrerar försäljning av en korv, till exempel, kan du registrera klassen som Vanlig hund. Om ett försäljningskvitto registrerar försäljning av en chilihund får du registrera klassen som Chili Dog. Den här bilden visar fönstret Skapa fakturor ifyllt för att registrera dagens försäljning av chilihundar.

Fönstret Skapa fakturor

Rullgardinslistan Klass finns nära toppen av fönstret, bredvid rullgardinsmenyn Kund:Jobb. Det finns också i den första kolumnen längst till vänster i beskrivningen av de varor som faktureras.

Klassificering av utgiftsbelopp

För att registrera en check som betalar en kostnad som passar in i en viss aktivitet, använder du också kolumnen Klass (som visas på fliken Utgifter, som visas) för att identifiera den produktlinje eller tjänst som utgiften passar in i. Den här figuren visar hur fönstret Skriv checkar kan se ut för att registrera 1 000 USD i hyreskostnad som allokerats till produktlinjen för chilihundar.

Fönstret Skriv kontroller

Kolumnen Klass finns längs den högra kanten av fliken Utgifter.

Efterhandsklassificeringar

I vissa fall kommer du inte att kunna klassificera en kostnad eller intäktsbelopp när den första transaktionen registreras. I exemplet med korvkiosk kommer du förmodligen inte att kunna lista ut hur du ska fördela lönekostnaden mellan vanliga varmkorv och chilihundar förrän efter att du betalat de anställda. Samma sak gäller för leveranskostnaderna. I båda fallen behöver du veta hur många vanliga varmkorvar och hur många chilihundar du sålt innan du kan fördela, eller spåra, förnödenheter och löner.

I den här typen av fall använder du fönstret Gör allmänna journalanteckningar för att klassificera tidigare oklassificerade utgifter. Figuren visar hur du tar $4 000 av tidigare oklassificerade lönekostnader och fördelar beloppet till produktlinjerna för vanliga hundar och chilihundar.

Fönstret Gör allmänna journalanteckningar

Kolumnen Klass finns längs den högra kanten av fönstret Gör allmänna journalanteckningar.

Producerar ABC-rapporter

När du har allokerat så mycket omkostnader som möjligt till produkt- eller tjänstelinjerna, kan du upprätta en resultaträkning per klass som visar lönsamhet per produktlinjedata.

För att skapa en resultaträkning per klass, välj Rapporter→Företag och finans→Vinst och förlust per klass.