Företagsägare bör spela en aktiv roll i den finansiella sidan av verksamheten för att förhindra alla försök till förskingring eller förfalskning. Granska dina QuickBooks bokslut, håll noga koll på var pengarna går och vet vem som sköter ekonomin. Håll ditt företag säkert och i god ordning genom att följa dessa åtta ekonomiska tips.
Det här är inte ett smäll mot bokhållare. I ett litet företag har människor (särskilt fullladdade bokhållare) dock möjligheten att lura dig enkelt. Genom att själv signera alla checkar håller du fingrarna på pulsen på ditt kontantutflöde. Ja, denna praxis kan vara ett krångel - du måste gå igenom pappersarbete varje gång du skriver under en stapel med checkar - men kom ihåg alternativet.
Förresten, om du är i ett partnerskap bör du ha åtminstone ett par av partnerna medunderteckna kontrollerna - eller åtminstone de stora checkarna.
Om du skriver under många checkar kan du bli frestad att använda en snabb och rasande (oundvikligen oläslig) signatur. Även om det är meningsfullt att klottra ditt namn på ett oläsligt sätt när du skriver autografer på basebollar, gör det inte när du skriver under checkar. En tydlig signatur, särskilt en med känsla för personlig stil, är utmärkande. En vågig linje med ett kors och ett par prickar är lätt att smida.
Se till att du granskar dina annullerade checkar (checkbilden som visas på ditt kontoutdrag) innan någon annan ser det månatliga kontoutdraget.
Den här informationen handlar verkligen inte om övertygande bokhållare. Ändå kan en företagsägare avgöra om någon förfalskar signaturer på checkar endast genom att vara den första att öppna kontoutdraget och genom att granska var och en av signaturerna på de annullerade checkarna.
Om du inte undersöker checkarna kan skrupelfria anställda – särskilt bokhållare som kan uppdatera bankkontouppgifterna – förfalska din signatur ostraffat. Och de kommer inte att åka fast om de aldrig övertrasserar kontot.
Känner du dig inte benägen att följa dessa procedurer? Då kommer du – inte banken – förmodligen att äta upp förlusterna.
Oroa dig inte, du behöver inte begära en FBI-bakgrundskontroll när du anställer en bokhållare. Faktum är att om du använder QuickBooks behöver du inte anställa personer som är bekanta med redovisningssystem för småföretag. Hitta bara personer som vet hur man för ett checkhäfte och arbetar med en dator. De borde inte ha några problem med att förstå QuickBooks.
Naturligtvis vill man inte ha någon som precis ramlat av kålrotsbilen. Men även om du anställer någon som åkte in till stan på en, kommer du inte att ha mycket problem med att få den personen uppdaterad med QuickBooks.
En bokhållare som kan dubbel bokföring är superhjälpsam. Men för att vara rättvis är sådan kunskap förmodligen inte nödvändig. Men kom ihåg: När du anställer, hitta någon som vet hur man gör löneadministration - och inte bara de federala löneskatterna, utan också den statliga löneskatten.
Producera och titta regelbundet över resultaträkningen som QuickBooks genererar utan ansträngning. Bli van att se över din balansräkning med dess listor över tillgångar och skulder. Utforska och hitta ytterligare en rapport eller två som ger dig användbara insikter i ditt företags rytmer och ramsor. (Alla fel du gör kommer förmodligen att dyka upp som fåniga siffror på din balansräkning, förresten.)
Förmodligen kan du hålla ett ganska fast grepp om operationen genom att titta på två eller tre lättförståeliga rapporter. Och genom att regelbundet titta på dessa bokslut – säg en eller två gånger i veckan – förvandlar du ditt redovisningssystem till ett verktyg som är användbart både för att upptäcka frestande möjligheter och för att undvika farliga fällor.
Här är ett sätt att driva dina företag genom att titta på tre QuickBooks-rapporter:
En resultaträkning som jämför innevarande års och föregående års siffror från år till datum (så att du kan se hur du gör under innevarande år jämfört med föregående år)
Åldrande av kundfordringar (så att du kan se vilka kunder och kunder som är förfallna)
Balansräkningen (så att du kan övervaka dina kontanter och rörelsekapital och se alla roliga saker).
När du använder QuickBooks använder du antingen kassabaserad redovisning eller periodiserad redovisning. Kontantbaserad redovisning är bra när ett företags kassainflöde speglar dess försäljning och dess kassautflöde speglar dess utgifter. Denna situation är dock inte fallet i många företag. En kontraktsbyggare av småhus kan till exempel ha kontanter som kommer in (genom att låna från banker) men kanske inte tjänar några pengar. Alternativt kan en pantbanksägare som lånar ut pengar till 22 procents ränta tjäna mycket pengar, även om kontanter strömmar ut från verksamheten dagligen.
Som en allmän regel, när du köper och säljer inventarier, fungerar periodiseringsredovisning bättre än redovisning på kontantbasis. Kontantbaserad redovisning skjuter dock vanligtvis upp inkomstskatter.
QuickBooks är ett bra bokföringsprogram för småföretag. Men om QuickBooks inte verkar passa dina behov - om du till exempel behöver ett program som fungerar bättre för en tillverkare eller som innehåller någon speciell branschspecifik funktion - kanske du vill ha ett av de mer komplicerade (men också mer kraftfulla) ) bokföringspaket för småföretag.
Innan du hoppar från QuickBooks Simple Start eller QuickBooks Pro, se till att kolla in Enterprise Solutions-versionen av QuickBooks, som kostar mer men också fungerar för större företag. Enterprise-versionen av QuickBooks ser ut och fungerar nästan identiskt med de "vanliga" versionerna. Om du känner till QuickBooks Pro känner du därför redan (eller känner till) QuickBooks Enterprise.
Om Enterprise-versionen av QuickBooks inte fungerar, kanske du vill prata med din revisor om branschspecifika paket. (Om du till exempel är ett kommersiellt tryckeri kan någon leverantör ha utvecklat ett speciellt bokföringspaket bara för kommersiella tryckerier.)
När du hanterar småföretagens ekonomiska angelägenheter, håll det så enkelt som möjligt. I själva verket, håll dina affärsaffärer enkla nog att du enkelt kan se om du tjänar pengar och om verksamheten är sund.
Detta råd om enkelhet kan låta konstigt, men ibland kan mycket smarta människor bygga monstruöst komplexa finansiella strukturer för sina företag, inklusive komplicerade leasingarrangemang, labyrintiska partnerskap och företagsstrukturer, och sofistikerade vinstdelnings- och kostnadsdelningsarrangemang med andra företag. Dessa supersofistikerade finansiella arrangemang ger ingen vinst när man tänker på alla kostnader. Dessutom förvandlas sådana komplexa arrangemang nästan alltid till lednings- och journalföringshuvudvärk.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
