QuickBooks 2019 Online Banking

I den här artikeln börjar vi med att diskutera QuickBooks onlinebank- och fakturabetalningsfunktioner och täcker sedan Intuit PaymentNetwork-tjänsterna, som är ganska coola verktyg för vissa företag. Vi granskar också kort några av de andra onlinetjänsterna som Intuit tillhandahåller för QuickBooks-användare.

Det där med elektroniska banktjänster

Innan vi diskuterar användningen av QuickBooks onlinebank- och betalningstjänster måste du överväga om dessa funktioner ens är meningsfulla för dig och ditt företag. Internetbank är vettigt för vissa människor - kanske till och med dig. Återigen, det kan vara mer som fenorna på en '62 Cadillac: cool, men inte så cool.

Så vad handlar uppståndelsen om?

För QuickBooks inkluderar onlinebank två delar: onlinebank och betalning av faktura online. I grund och botten gör internetbanker det möjligt för dig att överföra instruktioner för kontoöverföring till din bank och ladda ner (hämta) kontoinformation elektroniskt genom att använda din dator och Internet. Onlinebetalning av räkningar gör att du kan överföra betalningsinstruktioner elektroniskt. (Du säger till din bank att skriva, stämpla och posta en check så att du inte behöver göra det.)

Och det, min vän, är ungefär allt som finns med internetbank.

En handfull anledningar till att vara försiktig med banktjänster online

Jag vet inte om du ska sätta bank på nätet, egentligen, men jag ska dela med dig av några tankar. Och skojar inte, jag har haft mina reservationer under åren om den här funktionen. Är det säkert? Det är lätt? Är det bara ytterligare ett sätt för ett mjukvaruföretag och min bank att tjäna mer pengar på mig?

Här är min senaste tankegång i frågan: Du borde använda internetbank. Det är säkert, om du inte delar ditt personliga identifieringsnummer (PIN), och det sparar massor av tid. Faktum är att nätbanker gör det möjligt för många företagare att göra sina böcker själva för bara några minuters arbete i slutet av veckan.

Som sagt, jag borde snabbt peka ut de få flugorna i glädjebägaren så att säga:

• Din bank måste använda Intuit-tjänsten. För att använda den kompletta onlinebanktjänsten måste du använda en bank som har registrerat sig för denna Intuit-tjänst. Många, många stora banker har anmält sig. Fler banker registrerar sig hela tiden, naturligtvis, men några har inte ännu. Så om din bank inte har hoppat på tåget – det vill säga Intuit-tåget – kan du inte hoppa på tåget heller, åtminstone inte som en fullvärdig medlem i bandet.

För att ta reda på om din bank tillhandahåller internetbank, välj Banking→ Bankflöden →Deltagande finansinstitut. När du är ansluten till Internet visar QuickBooks en lista över de banker som stöder Intuit-smaken av onlinebank.

• Det är inte helt papperslöst. Även om ett helt elektroniskt system låter riktigt effektivt och väldigt smart, måste du inse att betalning av räkningar online (en nyckelkomponent i nätbanker) ofta inte är så effektivt eller smart eftersom systemet, om jag ska vara ärlig, inte är helt elektroniskt .
  "Vad i …?" frågar du. "Jag trodde att det var meningen." På gott och ont är de flesta företag fortfarande inställda på att – och förväntar sig fortfarande – ta emot papperscheckar med remitteringsråd. Det som ofta händer när du skickar betalningsinstruktioner är att banken eller betaltjänsten på nätet helt enkelt skriver ut en check åt dig. Tänk på det en minut. Om banken skriver ut din check har du fortfarande alla nackdelar med en tryckt check, inklusive följande:
  • Du måste fortfarande avsätta extra tid för utskick.
  • Du har fortfarande möjligheten att checken försvinner.
  • Du har fortfarande möjligheten att checken kommer att tillämpas felaktigt. Med andra ord kan checken för att betala din elräkning appliceras på din grannes konto istället.
• Det finns en större chans för fel. Dessutom har du den extra komplikationen att låta din bank, snarare än du, smutskasta allt det här.
• Det är (vanligtvis) inte gratis. Det värsta av allt är att banken med största sannolikhet tar betalt för denna tjänst. Och det gör Intuit också. (Kom ihåg att banker och mjukvaruföretag tror att onlinebank är ett sätt för dem att tjäna pengar.)
• Du kan råka ut för förvirring av säljaren. Att ta emot betalningar från din bank, i motsats till direkt från dig, kan förvirra dina leverantörer. Förvirringen uppstår på grund av att checkarna som de får kommer samlade i dessa söta små kuvert som måste rivas längs perforeringen på nästan alla sidor. Och eftersom du inte kan skicka en remitteringssedel med en onlinebetalning kan leverantörer enkelt kreditera ditt konto felaktigt, vilket kan leda till problem. (Mitt elbolag hotar regelbundet att stänga av gasen till mitt kontor, för även om mina el- och gasavgifter ingår i samma faktura, så tycker inte elbolaget om att jag skickar en check via QuickBooks onlinefakturabetalningssystem. behöver två kontroller: en för elräkningen och en för gasräkningen.)

Ett annat problem bör nämnas. När du använder nätbank skapar du ett komplext system utan tydligt ansvar för problemlösning och teknisk support. Och det gör att när man har problem kan man inte alltid ringa någon för att få hjälp. (Nu skojar. Häromdagen mailade någon stackars mig för att hans nätbanksgrejer inte fungerade. Intuit skyllde på banken, banken skyllde på hans PC-hårdvara, PC-företaget skyllde på Intuit. Den här killen har ett problem som ingen kan lösa eller kommer att lösa.) Detta är viktigt att förstå, så låt mig kort beskriva de steg som en onlinebetalning kan ta:

Du anger transaktionen i QuickBooks.

Du gör (eller QuickBooks gör) en Internetanslutning.

QuickBooks använder internetanslutningen för att skicka transaktionen till banken.

Banken tar emot transaktionsinformationen och skapar vanligtvis en check som den skickar till personen du betalar.

Personen du betalar får checken (hoppas du) och krediterar ditt konto.

Fem enkla steg, eller hur? Fel. Vilket som helst av dessa fem steg kan gå fel. Och om en gör det, gör du faktiskt inte betalningen eller överföringen, och du kommer inte att veta varför:

• Buggar händer. Om QuickBooks eller din dator har en bugg kan det säga att du skrev in och överförde en transaktion medan du faktiskt inte gjorde det. Detta har hänt mig.
• Du måste komma online. Om din internetanslutning inte fungerar eller inte fungerar pålitligt kan du inte skicka onlinetransaktionen. Jag har haft problem med nätbanker hemma över en internetuppkoppling med kabelmodem (stormavbrott) och på jobbet när jag använder ett nätverk och en fiberoptisk anslutning (antingen ett felaktigt konfigurerat nätverk eller dålig hårdvara).
• Banker är felbara. Om banken krånglar med att skriva ut eller posta checken, kommer din check naturligtvis inte dit. QuickBooks låter dig ange en adress på fem rader på en check, men checken som skrivs ut av banken eller onlinebetalningstjänsten kan bara ha fyra rader. Så QuickBooks tar bara bort den femte raden i adressblocket.

Närhelst något av dessa problem uppstår kommer du inte att veta vad som har gått fel - bara att något har gått fel. Och du kommer att ansvara för att lösa problemet, även om det kan vara din banks, Intuits, din internetleverantörs, telefonbolagets eller någon annans fel.

Att förstå nätbanker

Så vad ska du göra? Låt mig komma med ett förslag: Om du använder en bank som tillhandahåller internetbanker, prova tjänsten. Absolut! Det är inte särskilt dyrt - möjligen gratis eller (i värsta fall) bara några få dollar per månad. Om du senare bestämmer dig för att du inte gillar tjänsten kan du alltid gå tillbaka till bankverksamheten på gammaldags sätt.

Om du använder en bank som inte tillhandahåller onlinebanktjänster, och du är riktigt ledsen över det, kan du prova online-betalningskomponenten för onlinebanker genom att använda Intuits onlinetjänst för fakturabetalning. Onlinebetalning av räkningar är den del där du skickar instruktioner till din bank (om den tillhandahåller tjänsten) eller till Intuit för att skriva och skicka checkar åt dig. Du kan använda onlinetjänsten för fakturabetalning med vilket konto som helst. I huvudsak ger du Intuit tillåtelse att automatiskt dra pengar från ditt konto för att göra betalningar åt dig.

Registrera dig för tjänsten

Allt du behöver göra för att registrera dig för onlinebanktjänsten är att välja Banking→ Bankflöden→ Konfigurera konto för onlinetjänster. QuickBooks startar en onlineapplikationsguide som leder dig genom stegen för att ansöka om onlinebanktjänster. Följ bara instruktionerna på skärmen och voilà! Det är allt. En annan fördel med att vara läskunnig.

För att faktiskt börja överföra onlinebetalningar eller göra kontoförfrågningar måste du fylla i ansökan och få den ansökan behandlad. Observera också att du vanligtvis kan fylla i ansökan genom att fylla i pappersarbete från din bank och lämna in det. Du kanske inte behöver använda ansökningsprocessen online.

Göra en onlinebetalning

Planera att skapa och skicka onlinebetalningar en bra vecka innan de förfaller. Att bearbeta din förfrågan och sedan skriva ut och skicka en check tar tid för betalningstjänsten online, och en check som din bank skickar går inte via posten snabbare än en check som du skickar själv. Så förvänta dig inte att betalning online ska spara dig någon tid jämfört med att skicka checkar som du själv skriver ut eller skriver för hand.

När du har registrerat dig för onlinebank är det enkelt att göra betalningar. Följ bara dessa steg:

1. Välj Banking→ Skriv checkar.

Du kan också klicka på ikonen Skriv kontroller på hemskärmen. Om du har skrivit checkar med QuickBooks tidigare känner du förmodligen igen din gamla vän i fönstret Skriv checkar, som visas.

Fönstret Skriv kontroller.

2. Klicka på rullgardinsmenyn Bankkonto högst upp i fönstret och välj sedan det konto från vilket du vill skriva denna check.

Att välja konto är ett riktigt viktigt steg. Se till att du har tillgång till rätt konto innan du skriver en check.

3. Markera kryssrutan Betala online på menyfliksområdet.

Att markera den här kryssrutan är ett annat viktigt steg. Om du inte markerar den här kryssrutan gör du inte en onlinebetalning. du skriver bara en vanlig check som du behöver skriva ut eller skriva för hand.

4. Fyll i rutan.

Om betalningsmottagaren visas på en av dina namnlistor, fyller autofyll-funktionen i namnet på betalningsmottagaren i raden Betala till beställning av efter att du skrivit några bokstäver. För onlinebetalning av räkningar måste du ha rätt adress. Om adressen är ofullständig varnar QuickBooks dig och ber dig att korrigera den. Om du inte har angett en transaktion för den här personen eller parten tidigare eller lagt till den personen eller parten i en lista, ber QuickBooks dig att snabbt lägga till eller ställa in betalningsmottagarens namn. Gör det.

Förresten, QuickBooks gör att du samlar in mer information om alla du ska betala med en onlinebetalning.

Ange checkbeloppet bredvid dollartecknet och tryck sedan på Tab. QuickBooks skriver ut beloppet åt dig på dollarraden.

5. Fyll i flikarna Utgifter och artiklar om det behövs.

6. Klicka på knappen Spara och ny eller Spara och stäng för att avsluta skrivningen av checken.

Klicka på Spara och ny för att skriva en annan check, eller klicka på Spara och stäng om du är klar med checkar för tillfället. Där har du det. Din check är skriven, införd i Checking-registret och redo att skickas så att din bank eller Intuit kan skriva ut och posta den.

Och du trodde att det här skulle bli tufft, eller hur?

Människor som har vant sig vid Quicken, en kusinprodukt från QuickBooks, kanske vill använda registreringsfönstret för att göra onlinebetalningar. Du kan använda registreringsfönstret i QuickBooks också, även om det inte är lika smidigt att göra det. Du anger betalningen på vanligt sätt, förutom att du skriver ordet SKICKA i textrutan Checknummer .

Överföra pengar elektroniskt

Du kan också överföra pengar elektroniskt mellan bankkonton, så länge kontona finns hos samma bank. (Båda kontona måste naturligtvis också ställas in för internetbank.) Så här behöver du göra:

1. Välj Bank → Överför pengar.

Du ser fönstret Överför pengar mellan konton.

2. Från rullgardinsmenyn Överför pengar från, välj det bankkonto som du ska överföra pengarna från.

3. Från rullgardinsmenyn Överför pengar till väljer du det bankkonto som du vill överföra pengarna till.

4. Välj det konto som du vill ta emot pengarna på.

5. Markera kryssrutan Online-överföring av pengar.

Om du gör det berättar QuickBooks att du vill göra denna överföring elektroniskt. (Den här rutan visas inte om du inte är konfigurerad för internetbank.)

6. Ange det belopp som du vill överföra i fältet Överföringsbelopp och fyll sedan i textrutan Memo.

En dag kanske du går in i registret för kontot som du överför pengar från och undrar var du överförde dessa pengar och varför. Att fylla i Memo-raden löser detta lilla mysterium på förhand.

7. Klicka på Spara och stäng.

Överföringen registreras. Efter att du har överfört överföringsinstruktionerna bokförs överföringstransaktionen till ditt konto - kanske inte omedelbart, men lika snabbt som en telefonöverföring eller en bankomatöverföring.

Ändra instruktioner

QuickBooks skickar eller överför faktiskt inte dina betalnings- och överföringsinstruktioner förrän du säger åt det. Detta lilla faktum betyder att du kan ändra eller redigera dina betalningsinstruktioner (det du anger med fönstret Skriv checkar) och dina överföringsinstruktioner (vad du anger med fönstret Överför pengar mellan konton) tills du faktiskt överför dem. Du redigerar onlinebetalningar och kontoöverföringar på samma sätt som du redigerar vanliga betalningar och kontoöverföringar.

Sändning av instruktioner

När du har beskrivit onlinebetalningarna och kontoöverföringarna som du vill att QuickBooks ska göra, överför du den informationen till banken. För att göra det, följ dessa steg:

1. Välj Bankverksamhet → Bankflöden → Bankflödescenter.

Du ser fönstret Bankflöden, som identifierar bankkontot du kommer att arbeta med.

2. Från rullgardinsmenyn Finansiellt institut i fönsterrutan till vänster på skärmen väljer du den bank som du överför betalnings- och överföringsinstruktioner till.

3. Granska betalnings- och överföringsinstruktionerna en sista gång.

Ta en sista titt på listan Objekt att skicka för att se till att alla betalnings- och överföringsinstruktioner som du skickar är korrekta. Om du har frågor om en viss instruktion, klicka på den och klicka sedan på knappen Redigera. Om du vet att en viss betalningsinstruktion är felaktig, klicka på den och klicka sedan på knappen Ta bort.

4. Klicka på knappen Skicka/ta emot för att överföra betalnings- och överföringsinstruktionerna.

QuickBooks uppmanar dig att ange en PIN-kod i en söt liten dialogruta. Om du överför betalnings- och överföringsinstruktioner för första gången, uppmanar QuickBooks dig förmodligen att ändra din PIN-kod. Om du inte har några transaktioner att skicka byter QuickBooks namn på knappen Ta emot transaktioner.

5. Granska alla transaktioner som banken berättar om.

Efter att QuickBooks upprättat anslutningen och skickat och tagit emot transaktioner, uppdaterar QuickBooks informationen som visas i fönstret Online Banking Center. Du kan få mer information om många av objekten i listan genom att klicka på dem. Du kan lägga till transaktioner som QuickBooks laddar ner från banken men som ännu inte finns i dina bankkontoregister genom att klicka på knappen Lägg till transaktioner till QuickBooks, som visas längst ner i fönstret.

6. Klicka på Stäng.

Hej, när du är klar, är du klar.

Meddelande på flaska

Att göra alla dina bankärenden elektroniskt kan vara lite oroande när du börjar. Vad händer om du till exempel har en fråga? Allt du gör är att skicka ett e-postmeddelande till banken och fråga personerna där vilken fråga du normalt ställer i ett telefonsamtal eller vid genomgångsfönstret. För att göra det, följ dessa steg:

1. Välj Banking→ Bankflöden → Skapa onlinebankmeddelande.

QuickBooks visar meddelandefönstret för bankflöden och fyller i bankens namn (så länge du använder onlinebanktjänster med endast en bank). Om du använder nätbankstjänster med mer än en bank, välj namnet på den bank som du vill skicka ett meddelande till från rullgardinsmenyn Meddelande till

2. Klicka på textrutan Ämne och skriv sedan en kort beskrivning av ditt meddelandes ämne.

Jag kanske berättar något du redan vet, men de flesta e-postprogram visar helt enkelt en lista med meddelanden som inkluderar avsändaren, meddelandets ämne och datum. Därför är meddelandeämnet som du använder en av de första bitarna av meddelandeinformation som bankfolket ser.

3. Välj onlinekontot som du ska diskutera i meddelandet.

4. Klicka på textrutan Meddelande och skriv sedan ditt meddelande.

Du är på egen hand här.

5. (Valfritt) Klicka på knappen Skriv ut för att skriva ut en kopia av ditt meddelande.

6. Klicka på OK.

När du klickar på OK lägger du till meddelandet i listan över saker som är redo att skickas nästa gång du går online med din bank.

Andra möjligheter online

Intuit tillhandahåller flera andra onlinetjänster av typen småföretag till QuickBooks-användare. Företaget har också ordnat med en tjänst med kreditkortstjänster, till exempel; du kan ansöka om den här tjänsten online och sedan använda den online för att ta emot betalningar och till och med få debiteringsauktoriseringar. QuickBooks ansluter dig automatiskt till sin sökmarknadsföringstjänst online. Vissa av QuickBooks lönetjänster är väldigt online-aktiga.

Om du har frågor om det aktuella tillståndet för någon av dessa produkter eller tjänster, besök QuickBooks webbplats och sök efter namnet på tjänsten.