QuickBooks 2019 filhanteringstips

Okej, du behöver inte oroa dig för datafilerna där QuickBooks 2019 lagrar din ekonomiska information. QuickBooks gör i stort sett allt smutsigt arbete. Som sagt, du har några hushållsuppgifter att ta hand om.

Att säkerhetskopiera QuickBooks är (inte så) svårt att göra

Den vägledande regeln är att du säkerhetskopierar varje gång du arbetar med något som du inte skulle vilja göra om. Vissa människor tycker att en veckas arbete är försumbart; andra tycker att en månads arbete är försumbart.

Här är vad den här författaren gör för att säkerhetskopiera sina filer. Hon säkerhetskopierar varje vecka efter att hon har skrivit in sina uppgifter för veckan. Sedan stoppar hon in skivan (du kan använda vilken löstagbar skiva som helst, till exempel ett USB-minne eller en skrivbar CD) i sin portfölj så att om något hemskt händer (som en meteor som träffar kontorsbyggnaden), tappar hon inte båda sina dator och backup-skivan med data.

Låter som ett ganska bra system, va? Egentligen har denna strategi sina problem:

• Eftersom hon säkerhetskopierar varje vecka kan hon behöva ange så mycket som en veckas data igen om datorn kraschar mot slutet av veckan. Om du är någon med stora transaktionsvolymer – om du till exempel förbereder hundratals fakturor eller skriver hundratals checkar varje vecka – vill du förmodligen säkerhetskopiera oftare, kanske varje dag.
• Ett andra problem med min strategi är bara på distans möjligt men ändå värt att nämna: Om något dåligt händer med QuickBooks-filerna som är lagrade på datorns hårddisk samt filerna som är lagrade på backup-flashenheten, CD-R, CD-RW eller någon annan flyttbar datalagringsenhet, skulle hon vara uppför den ökända bäcken utan en paddel. (En flyttbar skiva är mycket mer sannolikt att misslyckas än en hårddisk och är lättare att förlora.) Om det här värsta scenariot faktiskt inträffar måste hon börja om från början från början av året.

Vissa människor, som är religiöst försiktiga, cirkulerar tre uppsättningar backup-skivor för att minska risken för att detta missöde ska inträffa. De flyttar också regelbundet ett exemplar utanför anläggningen, till exempel till ett värdeskåp. I det här scenariot, när du säkerhetskopierar dina data, skriver du över den äldsta uppsättningen av backup-skivor.

Säg att du säkerhetskopierar din data varje vecka, och din hårddisk kraschar inte bara, utan bryter också ut i en boll av lågor som stiger högt in på natten. För att återställa dina filer använder du den senaste uppsättningen säkerhetskopior — en vecka gamla, max. Om något är fel med dessa filer använder du den näst senaste uppsättningen - två veckor gammal. Om något är fel med dessa filer använder du den sista uppsättningen - tre veckor gammal. På så sätt har du tre chanser att få en uppsättning som fungerar - en bra bit av säkerhet för kostnaden för några extra skivor eller lagringsenheter.

Två sista kommentarer relaterade till backupstrategier och taktik:

• QuickBooks tillhandahåller ett onlineverktyg för säkerhetskopiering som du också kan använda för att minska riskerna för att förlora dina data om du förlorar din säkerhetskopia. Om du verkligen är oroad över datasäkerheten och har 100 till 200 USD extra per år, kanske du regelbundet (dagligen?) vill använda QuickBooks onlinetjänst för säkerhetskopiering.
• Du kanske kan kombinera din säkerhetskopiering av dina QuickBooks-data med din andra säkerhetskopieringsmetod. Den här metoden kan vara ett annat manuellt alternativ där du kopierar filer till en flyttbar lagringsenhet som den hon använder. Eller så kanske du kan använda ett annat backupsystem online som Carbonite , som använder ett automatiskt system för att säkra all din data.

Säkerhetskopiera på det snabba och smutsiga sättet

Du är upptagen. Du har inte tid att busa. Du vill bara göra ett bra jobb med att säkerhetskopiera, och du har bestämt hur ofta du planerar att göra det. Låter det som din situation? Följ sedan dessa steg:

1. Sätt i en tom skiva i lämplig enhet eller anslut en USB-lagringsenhet.

Du kan säkerhetskopiera till vilken flyttbar skiva som helst, inklusive flashminnesenheter, bärbara hårddiskar och skrivbara CD-skivor. Observera dock att Intuit (tillverkaren av QuickBooks) rekommenderar att du inte använder kommandot QuickBooks backup för att flytta en säkerhetskopia till en CD. Istället rekommenderar den att du säkerhetskopierar filen till din hårddisk och sedan använder Windows filkopiera kommandot för att bränna filen på skivan. Detta tillvägagångssätt tenderar att lösa några av de CD-skrivproblem som människor upplever när de säkerhetskopierar direkt till en CD från QuickBooks.

Heck, hon borde erkänna att du kan säkerhetskopiera till vilken fast disk som helst, som din hårddisk eller en nätverksdisk, men fördelen med en flyttbar skiva är att du kan lagra den på någon annan plats. Som en kompromiss kan du använda en nätverksdisk. Du vill vanligtvis inte använda din hårddisk (även om det är bättre än ingenting) eftersom en av katastroferna som kan drabba dina QuickBooks-data är ett hårddiskfel.

Du kan också säkerhetskopiera dina QuickBooks-filer till ett onlinelagringsområde.

2. Om du lagrar data för mer än ett företag, se till att företaget vars data du vill säkerhetskopiera är det aktiva företaget.

Du vill säkerhetskopiera rätt företag. För att ta reda på om rätt företag är aktivt, titta på QuickBooks programfönsters namnlist, som namnger det aktiva företaget. (Om du inte kommer ihåg att ha konfigurerat flera filer, oroa dig inte. Du har förmodligen bara en fil – det vanliga fallet.)

Om du använder QuickBooks i fleranvändarläge måste du byta till enanvändarläge innan du säkerhetskopierar din fil. För att göra detta, välj Arkiv → Växla till enanvändarläge.

3. Välj Arkiv → Säkerhetskopieringsföretag→ Skapa lokal säkerhetskopia för att påbörja säkerhetskopieringen.

QuickBooks visar dialogrutan Skapa säkerhetskopia.

Dialogrutan Skapa säkerhetskopia.

4. Berätta för QuickBooks var du vill säkerhetskopiera QuickBooks datafil.

När QuickBooks visar dialogrutan Skapa säkerhetskopia - den som visas - ange platsen för säkerhetskopieringen genom att välja alternativknappen Online Backup eller Local Backup.

För att säkerhetskopiera din QuickBooks-fil lokalt välj alternativet Lokal säkerhetskopiering.

5. Beskriv hur QuickBooks ska säkerhetskopiera din datafil .

Dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ.

När den första dialogrutan Skapa säkerhetskopia fortfarande visas klickar du på knappen Alternativ. QuickBooks visar dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ, där du anger hur och när QuickBooks säkerhetskopierar din datafil:

• Välj en standardplats. Ange var backupfilen ska finnas. Du kan göra detta antingen genom att ange sökvägen till säkerhetskopieringsmappen i rutan Berätta för oss var vi ska spara dina säkerhetskopior (den hårda vägen) eller genom att klicka på knappen Bläddra och sedan använda dialogrutan Bläddra efter mapp som Windows visar för att välja en standardplats för säkerhetskopiering.
• Finjustera säkerhetskopieringen. Dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ innehåller några kryssrutor som du kan använda för att finjustera den gamla QuickBooks säkerhetskopiering. Kryssrutan med titeln Lägg till datum och tid för säkerhetskopiering till filnamnet, om den är markerad, gör precis vad den säger. Kryssrutan med titeln Begränsa antalet säkerhetskopior i den här mappen till [X] talar om för QuickBooks att begränsa antalet säkerhetskopior av din QuickBooks-fil som den lagrar i säkerhetskopieringsmappen. Standardantalet säkerhetskopior som finns till hands är tre, vilket borde vara bra.
• Ange regel för säkerhetskopiering. Du kan markera kryssrutan med titeln Påminn mig om att säkerhetskopiera när jag stänger min företagsfil var [X] gånger för att berätta för QuickBooks att påminna dig då och då om att säkerhetskopiera. Som standard påminner QuickBooks dig var fjärde gång du stänger en datafil, men du kan ersätta värdet i textrutan för att ange någon annan frekvens för säkerhetskopiering.
• Välj ett dataverifieringsalternativ. QuickBooks tillhandahåller tre alternativ för dataverifiering: fullständig verifiering (säker men långsam), snabbare verifiering (snabb men inte lika noggrann) och ingen verifiering (sparar dig lite tid nu med risk för stora problem senare). Alternativet för fullständig verifiering är vad jag och QuickBooks båda rekommenderar.

När du är klar med dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ klickar du på OK och sedan på Nästa. QuickBooks visar den andra dialogrutan Skapa säkerhetskopia.

Den andra dialogrutan Skapa säkerhetskopia.

6. Bestäm när QuickBooks ska säkerhetskopiera din datafil.

Den andra dialogrutan Backup Wizard innehåller alternativknappar som du använder för att schemalägga när du vill säkerhetskopiera. För att indikera att du vill säkerhetskopiera på plats, välj alternativknappen Spara det nu.

Notera: Allra, och jag menar allra, första gången du säkerhetskopierar din QuickBooks-fil genom att använda kommandot Skapa säkerhetskopia, frågar QuickBooks dig inte när den ska säkerhetskopiera din datafil. Den säkerhetskopierar bara datafilen och hoppar över det här steget.

7. Bekräfta säkerhetskopieringsfilens plats och namn.

När den andra dialogrutan Backup Wizard visas klickar du på Nästa. QuickBooks visar dialogrutan Spara säkerhetskopia. Om du har slutfört steg 5 har du redan angett lämplig mappplats för säkerhetskopian. Bara för att vara på den säkra sidan, bekräfta att filnamnet och mappplatsen som visas i dialogrutan Spara säkerhetskopia är korrekta. Om mappplatsen inte är korrekt, välj en ny mappplats från rullgardinsmenyn Spara i. Om filnamnet inte är korrekt, redigera namnet som visas i textrutan Filnamn.

Dialogrutan Spara säkerhetskopia.

8. Klicka på Spara.

QuickBooks säkerhetskopierar din datafil och visar en meddelanderuta som talar om att den har säkerhetskopierat din fil. Meddelandet ger också säkerhetskopian filnamn och mappplats.

Säkerhetskopiera QuickBook-filer online

Du kan snabbt och enkelt säkerhetskopiera dina data online. Om du gör det behöver du inte längre komma ihåg att göra säkerhetskopior och ta dem utanför platsen. För att ta reda på mer om onlinesäkerhetskopiering, välj Arkiv→ Skapa säkerhetskopia och klicka sedan på länken Lär dig mer om QuickBooks Online Backup.

Tjänsten Online Backup är en ganska bra idé om du har en snabb Internetanslutning, men tjänsten kostar lite pengar. Beroende på servicenivån betalar du minst $100 till $200 per år, men du kan ställa in tjänsten så att QuickBooks automatiskt säkerhetskopierar dina data och även andra viktiga filer regelbundet.

Två sista punkter om att använda QuickBooks online-säkerhetskopieringsalternativ:

• Bara för protokollet, du behöver oroa dig för säkerheten. (Du kan läsa mer om säkerhetsåtgärderna på QuickBooks webbplats, men dina data är lika säkra online som på ditt kontor.)
• De flesta borde använda tjänsten Online offsite backup till de priser som Intuit erbjuder verkar vara en alldeles utmärkt affär för alla företag där QuickBooks datafiler är viktiga.

Få tillbaka QuickBooks-data som du säkerhetskopierade

Vad händer om du förlorar all din QuickBooks-data? Först och främst uppmuntrar jag dig att känna dig självbelåten. Ta en kopp kaffe. Luta dig tillbaka i stolen. Glat i ett par minuter. Du, min vän, har inga problem. Du följde instruktionerna.

Okej, du kan ha ett eller två problem, men du kan förmodligen skylla på PC-gremlins för dem. Om katastrofen som gjorde att du förlorade dina data också kastade andra delar av din dator, kan du behöva installera om QuickBooks. Du kan också behöva installera om all annan programvara.

När du har tjatat tillräckligt (och satt ihop din dator igen, om det var orsaken till katastrofen), gör du noggrant följande för att återställa dina QuickBooks-data:

1. Hämta dina säkerhetskopior.

Hitta säkerhetskopian du skapade och ladda den i lämplig enhet (för en skiva) eller USB-port (för en minnesenhet eller extern källa). Om du arbetar med en extern disk, gör något speciellt du behöver göra för att komma åt den enheten, som att slå på den externa diskens ström.

2. Starta QuickBooks och välj Arkiv→ Öppna eller återställ företag.

QuickBooks visar dialogrutan Öppna eller återställ företag.

Dialogrutan Öppna eller återställ företag.

3. Ange att du vill återställa en säkerhetskopia av din QuickBooks datafil; klicka sedan på Nästa.

Hur du gör detta är uppenbart, eller hur? Välj alternativknappen Återställ en säkerhetskopia.

4. Berätta för QuickBooks om du har säkerhetskopierat lokalt eller online; klicka sedan på Nästa.

QuickBooks visar dialogrutan Öppna eller återställ företag (visas inte).

5. Välj alternativet Lokal säkerhetskopiering för att ange att du har gjort en lokal säkerhetskopia och klicka sedan på Nästa.

6. Identifiera säkerhetskopian som du vill använda; klicka sedan på Öppna.

QuickBooks visar dialogrutan Öppna säkerhetskopia. Om du känner till företagets filnamn och plats kan du ange denna information i rutorna. Om du inte känner till den här informationen, använd rullgardinsmenyn Sök i för att identifiera enheten som innehåller filen du vill säkerhetskopiera; Välj sedan den säkerhetskopia du vill återställa och klicka på Öppna. QuickBooks visar dialogrutan Öppna eller återställ företag (visas inte), och berättar att nästa steg (där du anger återställningsplatsen) är ganska viktigt.

Dialogrutan Öppna säkerhetskopia.

7. Ange var den återställda filen ska finnas; klicka sedan på Nästa igen.

QuickBooks visar dialogrutan Spara företagsfil som. Använd textrutan Filnamn och rullgardinsmenyn Spara i här för att identifiera filen du vill ersätta.

Dialogrutan Spara företagsfil som.

Om du känner till företagets filnamn och plats kan du ange denna information i textrutorna. Om du inte känner till den här informationen, använd rullgardinsmenyn Spara i för att se till att du placerar den återställda filen i rätt mapp på rätt enhet.

8. Klicka på Spara.

Om filen du försöker återställa redan finns, ser du en meddelanderuta som talar om det.

9. Klicka på Ja för att skriva över och ersätta filen med den som är lagrad på säkerhetskopian, eller klicka på Nej för att behålla originalkopian.

QuickBooks kan be dig om ditt lösenord för att verifiera att du har administrativ behörighet att återställa filen. Sedan, om allt går okej, ser du en meddelanderuta som säger det. Andas en djup suck av lättnad och tack.

När du återställer en fil ersätter du den aktuella versionen av filen med den säkerhetskopia som finns lagrad på säkerhetskopieringsmediet. Återställ inte en fil för skojs skull. Återställ en fil endast om den aktuella versionen har slängts i papperskorgen och du vill börja om med den version som finns lagrad på backup-skivan.

Du måste ange allt du angett igen sedan du gjorde säkerhetskopian. Du är förbannad. Med tur har det inte gått så länge sedan du backade.

Använda revisorns kopia

Medan jag är på ämnet för städning som du kan göra med dina QuickBooks-filer, kommer jag att nämna Accountant's Copy-funktionen.

Låt mig börja med att säga att jag inte riktigt gillar den här funktionen. Enligt min erfarenhet - och mitt företag betjänar hundratals småföretag som använder QuickBooks - fungerar bokförarens kopia inte så bra i praktiken. Men du kanske vill prova ändå.

En revisors kopia låter din revisor göra justeringar i en speciell kopia av din QuickBooks datafil medan du fortsätter att ange dina dagliga transaktioner i huvudfilen. När din revisor returnerar den uppdaterade filen kan du slå tillbaka ändringarna i huvudfilen.

För att använda revisorns kopieringsfunktion, välj Arkiv→ Skapa kopia. Välj alternativet Accountant's Copy och följ sedan instruktionerna på skärmen. Du kan importera revisorns ändringar senare. Om du behöver hjälp med den här funktionen, prata med din revisor.

Du bör aldrig uppgradera till en nyare version av QuickBooks medan din revisor fortfarande arbetar med Accountant's Copy. Åtminstone bör du inte göra detta om du planerar att använda revisorns ändringar. Om en aktiv revisors kopia används kommer din skärm att ange detta högst upp, bredvid företagsnamnet.

Arbeta med bärbara filer

QuickBooks innehåller en funktion för bärbara filer. En bärbar fil är en mindre, komprimerad version av QuickBooks datafil. Den bärbara filen är faktiskt liten nog att du förmodligen kan skicka den till din revisor, din syster i Portland eller mig.

För att skapa en bärbar fil, välj Arkiv → Skapa kopia. När QuickBooks visar den första dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia, välj alternativet Bärbar företagsfil, klicka på Nästa och följ sedan instruktionerna på skärmen. Processen, förresten, liknar säkerhetskopieringsprocessen. Jag tycker att det är väldigt enkelt att spara filen på skrivbordet. Sedan kan du enkelt bifoga den till din e-post och skicka ut den. När den andra parten har tagit emot filen kan du dra din kopia till papperskorgen. Din riktiga fil förblir intakt. (En bärbar fil måste vanligtvis vara 10 MB eller mindre för överföring via de flesta e-posttjänster.)

För att öppna en bärbar fil bör en person (det här kan vara din revisor, din syster i Portland eller jag) välja Arkiv→ Öppna eller Återställ företag. När QuickBooks visar dialogrutan Öppna eller återställ företag anger den här andra personen bara filen som hon vill öppna som en bärbar fil och följer sedan instruktionerna på skärmen.

Använda en revisionsspår

Av någon nyfiken anledning, i bokföringsvärlden efter Bernie Madoff, är människor mycket mer intresserade av QuickBooks Audit Trail-funktionen. På grund av detta förnyade intresse, låt mig dela de tre sakerna du behöver veta om att använda QuickBooks Audit Trail-funktion:

• En revisionsspår är helt enkelt en lista över ändringar. QuickBooks Audit Trail - som är en enkel rapport som listar ändringarna i QuickBooks datafil - låter dig se vem som ändrade vad.
• Du kan inte stänga av Audit Trail-funktionen i de senaste versionerna av QuickBooks. Följaktligen registreras varje förändring du gör (eller som någon annan på ditt kontor gör) i QuickBooks.
• Du kan skriva ut revisionsspårrapporten genom att välja Rapporter → Revisor och skatter→ Revisionsspår.

Använda ett avslutande lösenord

QuickBooks kräver inte att du – eller ens låter dig – "stänga" månader och år, som gamla manuella redovisningssystem gjorde. (När du "stängde" en gammal redovisningsperiod nollställde du faktiskt intäkts- och kostnadskontona och överförde sedan nettobeloppet till ägarens eget kapitalkonton.)

QuickBooks låter dig dock använda ett sista datum och lösenord. Slutdatumet hindrar typ någon från att göra transaktioner tidigare än det angivna datumet. Om du till exempel ställer in ett avslutande lösenord, måste någon ange det lösenordet innan du anger en transaktion eller ändrar en transaktion som är daterad före slutdatumet. Om du inte anger ett stängningslösenord, varnas någon som försöker ange eller ändra en transaktion daterad före utgångsdatumet, men den personen kan fortfarande skapa eller ändra posten.

För att ställa in ett slutdatum, välj Redigera→ Inställningar, klicka på bokföringsikonen, klicka på fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Ställ in datum/lösenord så att QuickBooks visar dialogrutan Ställ in slutdatum och lösenord. Du anger slutdatum (troligen slutet av det senast avslutade året) i textrutan Slutdatum och anger sedan lösenordet (två gånger): i textrutan Slutdatum Lösenord och i textrutan Bekräfta lösenord. Obs: Markera kryssrutan med titeln Exkludera uppskattningar, försäljningsorder och inköpsorder från begränsningar för slutdatum så att du inte förlorar åtkomst till dessa transaktioner som en del av stängningen.

Dialogrutan Ställ in slutdatum och lösenord.

Ställ inte in ett sista datum och ett lösenord på en QuickBooks-fil som du vill skicka till din revisor så att han eller hon kan förbereda din skattedeklaration. Din skatterevisor kommer förmodligen att behöva göra ändringar i din QuickBooks-fil för att synkronisera saker mellan dina register och din skattedeklaration. Du vill "låsa" föregående år först efter att din deklaration är klar.