Du bör vara medveten om några objekt när du skapar en inköpsorder i QuickBooks 2013. Många småföretag använder inte inköpsorder. Men när de växer till en viss storlek väljer många företag att använda dem eftersom inköpsorder blir permanenta register över varor som de har beställt. Att använda inköpsorder formaliserar dessutom ofta inköpsprocessen i ett företag.
Till exempel kan du bestämma att ingen i ditt företag kan köpa något som kostar mer än 100 USD om han eller hon inte får en inköpsorder. Om bara du kan utfärda inköpsorder har du effektivt kontrollerat inköpsaktiviteterna genom denna procedur.
Här är några saker du bör veta om inköpsorder:
-
Inte alla köp förtjänar en inköpsorder. Om du inte är van vid att arbeta med inköpsorder är det lätt att gå överbord när du börjar använda det här praktiska verktyget. Tänk ändå på att inte alla köp garanterar inköpsorder.
-
Använd inköpsorder för att hantera köp. Vanligtvis använder företag inköpsorder som ett sätt att kontrollera och dokumentera inköp. Faktum är att många köp inte riktigt kräver en inköpsorder.
Belopp som du har gått med på att köpa och som är dokumenterade genom standardkontrakt - såsom räkningar från telefonbolaget, gasbolaget och din hyresvärd - behöver naturligtvis inte inköpsorder. Dessutom behöver blygsamma inköp som kontorsmaterial ofta inte inköpsorder. Du behöver definitivt ett sätt att kontrollera dessa utgifter, men inköpsorder är förmodligen inte rätt väg att gå.
-
Överväg andra, kompletterande kontrollverktyg. Andra budgetkontroller, som "godkännande från arbetsledaren" eller en enkel budget, fungerar ofta lika bra.