QuickBooks 2012 rapportfönsterknappar

QuickBooks 2012-rapportfönster innehåller vanligtvis åtta olika knappar: Ändra rapport, Memorera, Skriv ut, E-post, Exportera, Dölj sidhuvud, Komprimera och Uppdatera. Du kan ta reda på vad dessa kommandoknappar gör genom att experimentera.

De Ändra rapportknappen visas Ändra Report dialogrutan. Du använder den här kommandoknappen för att anpassa en rapport.

De memorera knappen visar Memorera Report dialogrutan. Dialogrutan Memorize Report låter dig memorera, eller permanent spara, en viss uppsättning inställningar för att skapa rapport. När du har memorerat dessa inställningar kan du senare skapa exakt samma rapport genom att välja den memorerade rapporten från undermenyn Rapporter→Memorerade rapporter.

Du kan spara en memorerad rapport i den memorerade rapportgruppen och även i en memorerad rapportgrupp. För att göra detta, markera kryssrutan Spara i memorerad rapportgrupp. Använd sedan rullgardinsmenyn Spara i memorerad rapportgrupp för att välja rapportgruppen där den memorerade rapporten ska sparas.

Den Print kommandoknappen kan du skriva ut rapporten. När du klickar på Skriv ut visar QuickBooks (ibland efter lite irritation) dialogrutan Skriv ut rapporter. Dialogrutan Skriv ut rapporter låter dig välja hur rapporten ska skrivas ut och var den ska skrivas ut.

På fliken Inställningar kan du till exempel välja skrivare, välja sidorientering (antingen stående eller liggande), ange att du bara vill skriva ut ett antal av rapportens sidor och kontrollera sidbrytning.

Fliken Marginaler på menyn Skriv ut rapporter låter dig ange de marginaler som QuickBooks ska använda på de utskrivna rapportsidorna. Du anger topp-, höger-, botten- och vänstermarginaler i tum.

Klicka på knappen Förhandsgranska, som finns i dialogrutan Skriv ut rapporter, för att visa förhandsgranskningsfönstret. Förhandsgranskningsfönstret visar hur dina utskrivna rapportsidor ser ut. Förhandsgranskningsfönstret innehåller också knappar för att bläddra till föregående och nästa sida i rapporten, för att zooma in och ut på rapporten och för att skriva ut rapporten på papper.

När du har använt fliken Inställningar och Marginaler för att ange hur QuickBooks ska skriva ut en rapport klickar du på Skriv ut. QuickBooks skickar rapporten till din skrivare.

Med kommandoknappen E-post kan du e-posta en kopia av rapporten som en bilaga. När du klickar på E-post startar QuickBooks ditt e-postprogram åt dig.

Om du klickar på Excel-knappen visar QuickBooks dialogrutan Skicka rapport till Excel. Dialogrutan Skicka rapport till Excel låter dig ta informationen i en rapport och kopiera den till en fil som ett kalkylprogram, som Microsoft Excel, enkelt kan öppna.

Du kan skicka kopian till ett nytt Excel-kalkylblad, till ett befintligt Excel-kalkylblad eller till en .csv-fil (kommaseparerade värden) som kan öppnas av nästan alla kalkylblads- eller databasprogram.

För att kopiera rapporten till en ny arbetsbok, välj alternativet Skapa nytt Excel-kalkylblad och sedan alternativet I ny arbetsbok. Om du vill kopiera rapporten till ett nytt kalkylblad i en befintlig arbetsbok väljer du alternativet Skapa nytt Excel-kalkylblad, alternativet I befintlig arbetsbok och anger sedan sökvägen och namnet på arbetsboken i textrutan.

(Om du inte känner till sökvägen och namnet på arbetsboken, klicka på knappen Bläddra och använd sedan dialogrutan som QuickBooks visar för att hitta arbetsboksfilen.)

Om du vill kopiera rapporten till ett befintligt Excel-kalkylblad, välj alternativet Uppdatera ett befintligt Excel-kalkylblad. QuickBooks får sedan Excel att uppdatera den tidigare exporterade arbetsboken.

Slutligen, om du vill kopiera rapportinformationen till en kommaseparerad värdefil (ett filformat som kan öppnas av vilket kalkylblad eller databasprogram som helst), välj alternativet Kommaseparerad (csv) fil.

Om du klickar på knappen Avancerat i dialogrutan Exportera rapport visar QuickBooks dialogrutan Avancerade exportalternativ.

Den här dialogrutan låter dig styra vilken formatering QuickBooks kopierar till Excel (gör detta med kryssrutorna Formateringsalternativ), för att aktivera eller inaktivera vissa Excel-formateringsfunktioner (gör detta med kryssrutorna för Excel-funktioner) och att ställa in några preliminär utskriftsinformation för arbetsbok i Excel (gör detta med alternativknapparna Utskriftsalternativ).

Allt det här relaterar till hur Excel fungerar. Om du är bekväm med att arbeta med Excel, fortsätt och gör de ändringar du vill. Om du inte är bekväm med att arbeta med Excel, fortsätt och acceptera QuickBooks standardförslag. Du kan ändra allt det här senare, ganska enkelt, i Excel.

Den Hide Header knappen och kollapsen knappen Ändra hur rapporten visas i rapporten fönstret och om tryckt på sidan.

Du klickar på knappen Dölj rubrik för att ta bort rubrikinformationen, till exempel företagsnamnet. Om du döljer rubriken kan du klicka på knappen Dölj sidhuvud igen för att ersätta rubriken.

Den Stäng knappen kollapsar detalj på en rapport. QuickBooks visar inte underkonton på en komprimerad rapport - bara konton.

För att komprimera en rapport som du tidigare komprimerat klickar du på knappen Expandera. QuickBooks ersätter knappen Komprimera med knappen Expandera när rapportfönstret visar en komprimerad rapport.

Den knappen Uppdatera berättar Quickbooks att uppdatera en rapport information om förändringar i Quickbooks datafilen. Detta låter galet till en början, men du kan faktiskt lämna rapportfönster öppna. Det innebär att ett rapportfönster kan visa en resultaträkning för till exempel en vecka sedan.

Om du har angett flera transaktioner under den senaste veckan kanske rapportdata inte längre är korrekta. Genom att klicka på Uppdatera-knappen vet QuickBooks att den bör uppdatera rapporten för de senaste ändringarna.