QuickBooks 2012 Pro och Premier i en fleranvändarmiljö

QuickBooks Pro och Premier 2012 låter dig ställa in flera lösenord för QuickBooks datafil. Vad som är riktigt snyggt med detta är att du kan säga till QuickBooks att begränsa vissa användare och lösenord till att bara göra vissa saker.

Företagsägaren kan till exempel ha ett lösenord som gör att hon kan göra vad som helst. Men en ny redovisningsbiträde kan till exempel ha ett lösenord som bara låter honom registrera räkningar i systemet.

Följ dessa steg för att ställa in ytterligare användare och lösenord i QuickBooks Pro och QuickBooks Premier 2012-utgåvor:

Välj kommandot Företag→ Konfigurera användare och lösenord→ Konfigurera användare.

QuickBooks visar dialogrutan Användarlista, som identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har ställts in och som för närvarande är inloggade på systemet.

Berätta för QuickBooks att du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Lägg till användare.

QuickBooks visar den första dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst.

Identifiera användaren och ange ett lösenord.

Ge varje användare som du ställer in ett lösenord för ett användarnamn genom att ange ett kort namn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.

Klicka på Nästa för att fortsätta och ange sedan om du vill begränsa åtkomsten för den nya användaren.

När QuickBooks visar den andra dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, ange om du vill begränsa åtkomst och rättigheter för användaren. Om du vill begränsa åtkomst och rättigheter ( rättigheter är helt enkelt de saker som användaren kan göra), välj alternativknappen Selected Areas of QuickBooks.

Om du vill att användaren ska kunna göra vad som helst, välj alternativknappen Alla områden i QuickBooks. Om du anger att den nya användaren ska ha tillgång till alla delar av QuickBooks är du klar med att konfigurera användarlösenordet. Du kan hoppa över de återstående stegen.

Klicka på Nästa för att fortsätta och beskriv sedan åtkomsten till försäljnings- och kundreskontrainformation och uppgifter.

När du har slutfört steg 4 visar QuickBooks den tredje dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst. Detta är den första av tio dialogrutor som leder dig genom en intervju och ställer detaljerade frågor om vilken typ av åtkomst varje användare ska ha till ett visst område.

Klicka på Nästa och beskriv sedan rättigheterna för köp och leverantörsskulder.

När du har slutfört steg 5 genom att klicka på Nästa, visar QuickBooks den fjärde dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, som låter dig ange vilken åtkomst den här nya användaren har i områdena för inköp och leverantörsskulder. Du kan välja alternativknappen Ingen åtkomst, Full åtkomst eller Selektiv åtkomst och en av alternativknapparna för Selektiv åtkomst.

Klicka på Nästa och beskriv sedan de återstående användarrättigheterna och åtkomsten.

När du klickar på knappen Nästa som visas längst ned i varje version av dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, visar QuickBooks flera andra versioner av dialogrutan som QuickBooks använder för att fråga dig om användarrättigheter och åtkomst.

Du begränsar rättigheterna i vart och ett av dessa andra områden på samma sätt som du gör för försäljnings- och kundreskontra- och inköps- och leverantörsskuldområdena. Var bara omtänksam när du går igenom och begränsa användarens förmåga. Du vill att användare ska ha de rättigheter som krävs för att utföra sitt jobb, men du vill inte ge dem fler rättigheter än de behöver.

Ange om användaren kan ändra eller ta bort transaktioner.

Efter att du har gått igenom ungefär ett halvdussin versioner av dialogrutorna Konfigurera användarlösenord och åtkomst som frågar om specifika områden av redovisning, visar QuickBooks versionen Ändra eller ta bort transaktioner av dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst. I allmänhet vill du begränsa en användares möjligheter att ändra eller ta bort transaktioner.

Klicka på Nästa och granska sedan dina rättighetsbeslut.

När du har klickat på Nästa visar QuickBooks den slutliga versionen av dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst. Den identifierar användarrättigheterna som du tilldelat eller tillåtit. Du kan använda den här dialogrutan för att granska vilka rättigheter någon har. Om du inser att du felaktigt har tilldelat rättigheter, klicka på knappen Tillbaka för att gå tillbaka genom dialogrutorna till där du gjorde ett misstag.

När du är klar med granskningen av användarrättigheter och åtkomst klickar du på Slutför.

Från och med nu kommer den nya användaren att kunna använda QuickBooks; hans eller hennes rättigheter är dock begränsade till vad du angett.