QuickBooks 2012 kondenseringsfilsfunktion

QuickBooks 2015 Condense-funktionen gör ett par saker. Först skapar den en arkivkopia av datafilen och den bearbetar den datafilen så att den blir mindre. För mer detaljer, kolla in förklaringen nedan:

• Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks datafil. (Detta kallas en arkivkopia av filen.) En arkivkopia av företagsfilen motsvarar en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt.

  Om någon senare har en fråga - kanske din revisor, eller en federal eller statlig revisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagsfilen såg ut vid en viss tidpunkt.

• Filkondenseringsprocessen gör datafilen mindre genom att sammanfatta många gamla slutna, detaljerade transaktioner med hjälp av stora monsterjournalposter.

Eftersom denna kondensering och arkivering kan vara lite förvirrande, här är en snabb sammanfattning av exakt vad som händer när du kondenserar QuickBooks företagsfil. Här är vad QuickBooks vanligtvis gör under processen:

• Sparar en arkivkopia av dina företagsfiler : När du kondenserar QuickBooks företagsfil, sparar QuickBooks en arkivkopia av den filen.

• Tar bort gamla slutna transaktioner : Som en del av kondenseringsprocessen ger QuickBooks dig möjligheten att ta bort gamla slutna transaktioner från den aktuella, fungerande versionen av QuickBooks företagsfil.

  Kom ihåg att arkivering skapar en arkivkopia av QuickBooks företagsfil. Du har dock fortfarande den fungerande versionen av QuickBooks företagsfil. Det är denna nuvarande, fungerande version av QuickBooks företagsfil som rensas upp, eller kondenseras, genom att gamla, slutna transaktioner tas bort.

  Slutna transaktioner är transaktioner som QuickBooks inte längre behöver spåra i detalj. Till exempel är en gammal kundfaktura — efter att den har betalats — en avslutad transaktion. En gammal check som skrivits till någon leverantör - efter att den har godkänts av banken - är en avslutad transaktion.

• Sammanfattar gamla, slutna transaktioner : Eftersom de gamla, slutna transaktionerna tas bort från QuickBooks datafil, skapar kondensering vanligtvis sammanfattande månatliga journalposter för de gamla, avslutade transaktionerna och placerar dessa sammanfattningstransaktioner i den aktuella, fungerande versionen av QuickBooks datafil.

  Dessa sammanfattande månatliga journalposter låter dig fortsätta att förbereda månatliga bokslut. Till exempel, även om arkivering tar bort alla gamla, avslutade transaktioner från till exempel januari 2010, kan du fortfarande producera månadsbokslut för januari 2010 2013. För att producera månadsbokslut för januari 2010 använder QuickBooks sammanfattningen månatliga journalanteckningar.

• Rensar granskningsspåret: En nästan dold effekt av rensningen av QuickBooks-datafilerna gäller granskningsspåret. Om du rensar upp en företagsfil och indikerar att företagsfilen ska vara komprimerad, rensar QuickBooks revisionsspåret före datumet "borttagna avslutade transaktioner på eller före".

  Med andra ord, under den tidsperiod som QuickBooks tar bort gamla, slutna transaktioner, tar den också bort revisionsspåret för dessa transaktioner.

Den filen Kondensera Processen innebär vanligtvis att skapa en kopia av filen Quickbooks data som du spara och lägga undan någonstans och skapa en förminskad version av arbets företagets filen. Kommandot som du använder för att kondensera QuickBooks företagsfil låter dig dock också skapa nästan tomma företagsfiler.

De flesta skulle aldrig behöva använda det här alternativet. det finns bara en kategori av QuickBooks-användare som kanske vill skapa nästan tomma företagsfiler. CPA:er och konsulter (som vill återanvända en företagsfil för en annan affärsenhet eller kund) kanske vill använda detta kommando för att skapa företagsdatafiler som redan har många av listorna inställda.