Nollbaserad budgetering och QuickBooks

Att skapa och använda en budget i QuickBooks kräver en del grundläggande kunskaper om budgeteringstekniker. En nollbaserad budget fungerar nerifrån och upp. En nollbaserad budget börjar med individuella intäkter, kostnader, tillgångar, skulder och ägarens eget kapital. Den undersöker ett specifikt konto - portokostnad, till exempel - och försöker sedan tillämpa sunt förnuft och logik för att komma fram till ett bra portobudgetbelopp.

Till exempel kan budgetören gissa att företaget kommer att skicka ut 1 000 brev under året och att det genomsnittliga portot per brev kommer att vara 0,50 USD. I det här fallet bestämmer den nollbaserade budgeteringsmetoden att portokostnaden för det kommande året förmodligen kommer att vara 500 USD. Den nollbaserade budgeteraren beräknar detta belopp genom att ta 1 000 brev och multiplicera detta belopp med 0,50 USD portokostnad per brev.

Fördelen med nollbaserad budgetering är att den tenderar att fixa dåligt beräknade, tidigare budgeterade belopp. Det upprätthåller inte bara tidigare dåliga budgetbeslut. Nya budgeterade belopp är baserade på tillämpning av sunt förnuft och enkel aritmetik; kombinationen av dessa två artiklar ger ofta ganska bra siffror. Det är verkligen coolt.

En annan snygg funktion med nollbaserad budgetering är att den gör personer som drar nytta av eller använder något budgeterat belopp ansvariga för det budgeterade beloppet. Till exempel, om någon chef spenderade 50 000 USD på resekostnader förra året, anger top-line budgetering att hon får spendera 50 000 USD i år.

Nolllinjebudgetering får däremot chefen att bevisa genom tillämpning av sunt förnuft och enkel aritmetik att 50 000 USD i resekostnad är rimlig för i år.

Nollbaserad budgetering är dock inte perfekt; den har en svaghet i att det är lätt för budgetägare att glömma siffror eller göra räknefel.

Tidigare användes exemplet med en budgetare som gissade att portokostnaden för det kommande året kommer att vara $500. Den uppskattningen kommer från en gissning om antalet brev som skickas under ett år (1 000) och en uppskattning av den genomsnittliga portokostnaden för varje brev (0,50 USD). Om någon av dessa siffror är fel, eller om (himmel förbud) budgetören felaktigt multiplicerar ett nummer med det andra, är portokostnadens budgetnummer fel.

Om budgetarbetaren budgeterar hundratals eller till och med tusentals budgeterade belopp, kommer hon utan tvekan att göra några fel i processen. Och hon kommer förmodligen inte att kunna fixa eller hitta dessa fel på grund av volymen av budgeterade belopp.