Några ord om hur QuickBooks 2012 fungerar

QuickBooks 2012 gör de flesta journalanteckningarna åt dig. Till exempel, när du använder QuickBooks för att spela in en check på $1 000 som betalar Acme Supplies för vissa pappersprodukter som du har köpt, debiterar QuickBooks automatiskt kostnader för förnödenheter (så länge du anger att checken är för förnödenheter) och krediterar sedan kontanter.

På samma sätt, när du producerar en faktura som registrerar en försäljning, gör QuickBooks dessa journalanteckningar åt dig. Till exempel, om du sålde 13 000 USD av varmkorv och bullar, och dessa varmkorvar och bullar faktiskt kostar dig 3 000 USD, debiterar QuickBooks kontanter för 13 000 USD, krediterar försäljningsintäkter för 13 000 USD, debiterar kostnaden för sålda varor för 3 000 USD och krediterar inventering för 3 000 USD.

Med andra ord, för de flesta av dina rutintransaktioner hanterar QuickBooks journalanteckningarna för dig bakom kulisserna.

Detta betyder dock inte att du alltid kan undvika att arbeta med journalanteckningar. Alla transaktioner som inte kan hanteras via ett standardformulär för QuickBooks - såsom fakturaformuläret eller skrivkontrollformuläret - måste registreras med hjälp av en journalpost.

Till exempel, om du köper en anläggningstillgång genom att skriva en check, registreras köpet av anläggningstillgången automatiskt av QuickBooks. Den avskrivning som kommer att användas för att kostnadsföra tillgången över dess beräknade ekonomiska livslängd måste dock bokföras med journalposter som du själv konstruerar och anger på ett annat sätt.

En annan riktigt viktig punkt: informationen om provbalansen ger de rådata som du behöver för att förbereda ditt bokslut. Du behöver faktiskt inte ta den här typen av rådata och förbereda dina finansiella rapporter. Förutsägbart bygger QuickBooks enkelt, snabbt och utan ansträngning dina finansiella rapporter med hjälp av denna provbalansinformation.

QuickBooks skapar automatiskt de flesta journalanteckningar åt dig, skapar en provbalans genom att använda journalanteckningsinformation och – när du blir tillfrågad – producerar bokslut. Det mesta av arbetet med dubbel bokföring pågår alltså bakom kulisserna. Du oroar dig inte för många journalanteckningar på en daglig basis.

Och om du aldrig vill se en provbalans så behöver du inte göra det. Faktum är att om du bara använder QuickBooks för att producera fakturor och för att skriva checkar som betalar räkningarna, samlas nästan all information du behöver för att förbereda dina finansiella rapporter automatiskt. Så det är riktigt snyggt.

Men inte all information som är nödvändig för att producera bra och korrekta finansiella rapporter samlas in automatiskt. Du kommer att stöta på en handfull viktiga ärenden som bör hanteras på speciell basis genom journalanteckningar som antingen du eller din CPA konstruerar och anger.