Lagerredovisning i QuickBooks 2017

Lyckligtvis hanteras det mesta av lagerredovisningen som pågår i ett företag automatiskt av QuickBooks. När du till exempel köper en inventarievara genom att skriva en check eller registrera en leverantörsskuld, justerar QuickBooks automatiskt dina lagerkonton för både inventeringsvärdet i dollar och antalet föremål. När du säljer en inventarievara till en kund, justerar QuickBooks igen automatiskt dollarvärdet på ditt lager och justerar kvantitetsräkningarna för de föremål du säljer.

I grund och botten betyder allt detta att QuickBooks upprätthåller ett evigt inventeringssystem - ett inventeringssystem som låter dig när som helst veta vilken mängd artiklar du har i lager och vilket värde ditt lager uppgår till. (Tidigare använde mindre företag ofta ett periodiskt inventeringssystem , vilket innebar att företagsägare aldrig riktigt visste med någon precision dollarvärdet på deras lager eller mängden räknas för de inventeringsartiklar som de hade.)

Även om allt i föregående stycke representerar goda nyheter, kräver flera lagerrelaterade huvudvärk lite redovisningsmagi. Specifikt, om ditt företag har inventering, måste du veta hur man hanterar föråldrade inventarier, bortskaffande av föråldrade inventarier och lagerkrympning.

Hanterar föråldrade inventarier

Föråldrade inventarier avser artiklar som du har köpt för försäljning men som visar sig inte vara säljbara. Kunderna kanske inte längre vill ha det. Kanske har du för mycket av inventariet och kommer aldrig att kunna sälja allt du har.

I båda fallen registrerar du det faktum att ditt lagervärde faktiskt är mindre än vad du köpte det för. Och du vill registrera det faktum att pengarna du spenderade på den föråldrade posten är en kostnad. Anta att du har köpt något föremål för $100 som du nu inser är föråldrat. Hur registrerar du denna inkurans?

Journalpost 7: Registrering av en ersättning för föråldrad inventering

Som Journalentry 7 visar, för att registrera inkuransen av en $100 inventeringsartikel, debiterar du först ett utgiftskonto som heter något i stil med "Inventory inkurans" för $100. Sedan krediterar du ett kontratillgångskonto som heter något i stil med "Ersättning för föråldrat lager" för 100 USD.

Ett kontratillgångskonto rapporteras i balansräkningen omedelbart under det tillgångskonto som det hänför sig till. Kontratillgångskontot, med dess negativa kreditsaldo, minskar tillgångskontots redovisade nettovärde. Om inventeringskontots saldo är 3 100 USD och du har en avsättning för ett föråldrat lagerkontratillgångskonto på 100 USD, visas nettolagersaldot som 3 000 USD. Med andra ord, kontratillgångskontot subtraheras från det relaterade tillgångskontot.

QuickBooks kräver att du själv registrerar journalanteckning 7 med kommandot Gör journalanteckningar.

Avyttring av föråldrade inventarier

När du slutligen gör dig av med föråldrade inventarier, registrerar du en journalanteckning som den här. Den här journalanteckningen debiterar kontratillgångskontot med 100 USD och krediterar inventering för 100 USD. Med andra ord, denna journalanteckning tar bort värdet av det föråldrade lagret från både avsättningen för föråldrat lagerkonto och själva lagerkontot. Du registrerar den här journalanteckningen när du faktiskt, fysiskt gör dig av inventariet - när du till exempel betalar skräpmannen för att dra bort inventariet, eller när du slänger inventeringen i den stora soptunnan bakom ditt kontor eller fabrik.

Journalpost 8: Registrering av avyttring av inventarier

I allmänhet är en av de saker du bör göra varje år av skatteredovisningsskäl ta itu med ditt föråldrade lager. Skattereglerna säger generellt att du inte kan skriva av föråldrade inventarier om du inte faktiskt gör dig av med det för inkomständamål. Vanligtvis kan du dock skriva ner varulager till dess likvidationsvärde. En sådan nedskrivning fungerar på samma sätt som en nedskrivning för inkurant lager. En nedskrivning kan dock vara lite knepig om du aldrig har gjort det tidigare, så du kanske vill rådgöra med din skatterådgivare.

Ytterligare en riktigt viktig punkt om att registrera bortskaffande av föråldrade inventarier: Inom QuickBooks registrerar du lagerförsörjning genom att justera det fysiska antalet föremål för inventering. Du anger faktiskt inte en journalpost som den som visas i journalpost 8. Du justerar lagerkontona för det föråldrade lagret. Denna justering skulle automatiskt minska saldot på lagerkontot. När QuickBooks frågar dig vilket konto du ska debitera anger du ersättningen för föråldrat lagerkonto.

Hantera lagerkrympning

Den andra kroniska lagerhuvudvärken som många företagare och företagsledare måste hantera är lagerkrympning. Det är mycket troligt, ibland av de mest oskyldiga skäl, att dina lageruppgifter överskattar antalet artiklar. När detta händer måste du justera dina register. I grund och botten vill du minska både dollarvärdet på ditt lager och mängden av dina lagerartiklar.

QuickBooks gör denna journalanteckning för att du ska kunna spela in denna händelse. Den här journalanteckningen debiterar ett lämpligt utgiftskonto - i journalpost 9 kallas utgiftskontot "Skrympkostnad" - för 100 USD. En journalanteckning måste också kreditera lagerkontot för 100 USD.

Journalpost 9: Registrering av lagerkrympning

Inom QuickBooks spelar du faktiskt inte in en formell journalanteckning som den som visas här. Du använder något som kallas ett kalkylblad för fysisk räkning för att justera mängden av dina lagervaror till vad de faktiskt är. När du gör denna justering krediterar QuickBooks automatiskt inventeringskontots saldo och justerar kvantitetsräkningarna. QuickBooks kräver också att du tillhandahåller utgiftskontot som det ska debitera för krympningen.

Förr i tiden jämförde företag sina räkenskaper med det fysiska antalet inventarier endast en gång om året. Faktum är att den årliga fysiska inventeringen var en smärtsam ritual som många distributörer och återförsäljare gick igenom. Nuförtiden har de flesta företag funnit att det fungerar mycket bättre att arrangera fysiska lagerräkningar under hela året. Detta tillvägagångssätt, som kallas cykelräkning, innebär att du förmodligen jämför dina bokföringsuppgifter med fysiska räkningar för dina mest värdefulla föremål flera gånger om året.

För dina måttligt värdefulla föremål jämför du förmodligen dina lagerbokföringsuppgifter med fysiska räkningar en eller två gånger om året. Med dina minst värdefulla inventarier jämför du förmodligen lagerposter med fysiska räkningar endast oregelbundet, och du kan acceptera en viss grad av oprecision. Istället för att till exempel räkna skruvar i någon behållare, kan du väga behållaren och sedan göra en uppskattning av skruvantalet.

Du vill i alla fall ha något system som låter dig jämföra dina bokföring med dina fysiska räkningar. Lagerkrympning och inkurans av lager representerar verkliga kostnader för att göra affärer som inte kommer att registreras i din bokföring på något annat sätt.