Du kan använda QuickBooks för att spåra dina affärskreditkort på ungefär samma sätt som du använder det för att föra ett checkhäfte. Processen är nästan densamma, med några rynkor.
Förresten, även om den här artikeln egentligen handlar om att du tar ut pengar på dina kreditkort, pratar vi också om hur du hanterar det knepiga problemet med att dina kunder betalar med kreditkort.
Om du vill spåra kreditkortsutgifter och saldon med QuickBooks måste du skapa ett kreditkortskonto - om du inte redan har gjort det i QuickBooks Setup. (Som jämförelse använder du bankkonton för att spåra saker som pengarna som flödar in och ut från ett check-, spar- eller småkassakonto.)
Skapa ett kreditkortskonto
För att skapa ett kreditkortskonto följer du ungefär samma steg som du använder för att skapa ett bankkonto:
1. Välj Listor→ Kontoplan.
Eller klicka på ikonen Kontoplan på startskärmen. QuickBooks visar kontoplansfönstret, som visas.
Fönstret Kontoplan
2. Klicka på knappen Konto i det nedre vänstra hörnet av kontoplansfönstret och välj sedan Nytt från rullgardinsmenyn.
QuickBooks visar det första fönstret Lägg till nytt konto, som helt enkelt visar en lista med alternativknappar som motsvarar de olika typerna av konton som QuickBooks tillåter.
3. Välj alternativet Kreditkort.
Att välja kreditkort talar om för QuickBooks att du vill skapa ett kreditkortskonto. Jag är säker på att du är förvånad. Klicka på Fortsätt. QuickBooks visar det andra fönstret Lägg till nytt konto, som visas.
Det andra fönstret Lägg till nytt konto
4. Skriv ett namn för kontot i textrutan Kontonamn.
Varför inte göra det rätt? Flytta markören till textrutan Kontonamn och ange sedan namnet på ditt kreditkort.
5. Skriv in kortnumret i kreditkortskontot. Nr textruta.
Om du skapar ett allmänt kreditkortskonto för mer än ett kort, lämna kreditkortskontot. Nr. textruta tom. Medan du håller på kan du beskriva kortet också. Du kanske vill skriva ocker! i textrutan Beskrivning, beroende på ditt korts ränta.
6. Klicka på knappen Spara och stäng.
QuickBooks visar kontoplansfönstret igen. Nu listar fönstret ytterligare ett konto: kreditkortskontot som du just skapade.
Välja ett kreditkortskonto så att du kan använda det
För att tala om för QuickBooks att du vill arbeta med ett kreditkortskonto använder du fönstret Kontoplan. Välj Listor→ Kontoplan. När du har visat fönstret dubbelklickar du på det kreditkortskonto som du vill använda. QuickBooks visar kreditkortsregistret så att du kan börja registrera transaktioner.
Som ett alternativ till kontoplansfönstret kan du klicka på ikonen Ange kreditkortsavgifter i bankområdet på startskärmen. Eller så kan du välja Bank → Ange kreditkortsavgifter.
Om du väljer kommandot Banking→Använd Register och väljer ett kreditkortskonto, visar QuickBooks kreditkortsregistret. Den här bilden visar registret för ett kreditkortskonto som heter Frequent Flyer Card. Det ser mycket ut som ett Checking-register, eller hur?
Kreditkortsregistret
Kreditkortsregistret fungerar som det vanliga registerfönstret som du använder för ett checkkonto. Du anger transaktioner i registrets rader. När du registrerar en debitering uppdaterar QuickBooks kreditkortssaldot och den återstående kreditgränsen.
Spela in en kreditkortsdebitering
Att registrera en kreditkortsdebitering liknar att spela in en check eller ett bankkontouttag. För illustrationens skull, anta att du debiterade 75 USD för burritos och margaritas till din mexikanska favoritrestaurang, La Cantina. Så här registrerar du den här laddningen:
1. Välj Banking→ Ange kreditkortsavgifter.
Fönstret Ange kreditkortsavgifter visas, som visas.
Fönstret Ange kreditkortsavgifter
2. I rullgardinsmenyn Kreditkort väljer du det kreditkort som du debiterade kostnaden för.
Klicka på nedåtpilen bredvid fältet Kreditkort och välj sedan ett kort från rullgardinsmenyn.
3. Anteckna namnet på företaget som du betalade med ett kreditkort i rutan Köpt från.
Flytta markören till raden Köpt från och klicka på nedåtpilen. Du ser en meny med namn. Välj en från menyn.
Om du aldrig har ätit på denna fina anläggning tidigare, välj Lägg till ny; lägg sedan till företagsnamnet.
4. Välj lämplig alternativknapp för att ange om transaktionen är ett köp eller en kredit.
Välj alternativet Köp/Debitera om du vill registrera ett köp (vilket är vad du gör för det mesta och vad det här exemplet visar dig). Välj alternativknappen Återbetalning/kredit om du vill registrera en kredit på ditt konto (om du till exempel har returnerat något).
5. Ange debiteringsdatum i fältet Datum.
Flytta markören till raden Datum (om markören inte redan är där) och skriv in datumet med formatet MM/DD/ÅÅÅÅ. Skriv antingen 07012021 eller 7/1/21 för 1 juli 2021, till exempel. Om du anger den här avgiften två eller tre dagar efter faktumet, ange inte dagens datum; ange datumet då debiteringen gjordes. Att använda det datumet gör det lättare att stämma av dina register med ditt kreditkortsföretags register när du får ditt månadsutdrag.
6. Ange debiteringsbeloppet i rutan Belopp.
Flytta markören till raden Belopp och ange det totala debiteringsbeloppet. Obs! Skriv inte ett dollartecken, men skriv punkten för att ange decimalen.
7. (Valfritt) Ange en memobeskrivning i textrutan Memo.
Flytta markören till textrutan Memo och ange den specifika anledningen till att du debiterar objektet. I det här fallet kan du skriva "Advokat/CPA-lunch" eller något liknande.
Vänta. Vet du vad? Låt mig vara mer seriös. Inget skämt på en minut, okej? Den här anteckningslådan är ett bra ställe att dokumentera affärssyftet för en debitering, vilket är ett skatterättsligt krav om du registrerar en kreditkortsdebitering för resor, måltider eller underhållning.
8. Fyll i fliken Utgifter.
Du använder fliken Utgifter för att registrera affärsutgifter.
Flytta till kolumnen Konto på fliken Utgifter, klicka på nedåtpilen och välj ett utgiftskonto från menyn (mest troligt Travel & Ent:Meals för en affärslunch). Om du anger ett namn här som QuickBooks inte redan känner till, ber det dig att skapa ett utgiftskonto.
QuickBooks fyller automatiskt i kolumnen Belopp när du anger en summa i fältet Belopp. Skriv något i kolumnen Memo och tilldela denna kostnad till en Kund:Jobb och Klass om du vill. Du måste aktivera klassspårning om du vill tilldela utgiften till en klass.
9. Fyll i fliken Objekt.
Eftersom denna avgift är för en måltid på en restaurang, specificerar du inte avgiften. Om du debiterade lagerartiklar som timmer, papperstillbehör och så vidare skulle du dock fylla i fliken Artiklar.
Om du har en inköpsorder (PO) registrerad hos leverantören som du angav i raden Köpt från, berättar QuickBooks det. Klicka på knappen Välj PO för att se en lista över dina utestående PO:s hos leverantören.
10. Registrera debiteringen genom att klicka på knappen Spara och ny eller knappen Spara och stäng.
Debiteringen registreras i Kreditkortsregistret. Den här bilden visar hur kreditkortsregistret ser ut efter att du angett en handfull debiteringar.
Kreditkortsregistret med vissa transaktioner
Ändra avgifter som du redan har angett
Du kanske registrerar en kreditkortsdebitering och inser sedan att du har registrerat den felaktigt. Eller så kanske du inte borde ha spelat in det alls eftersom du inte betalade för affärslunchen. (Någon annan betalade för det efter ett av de där vänliga argumenten om vem som skulle betala räkningen. Du vet vilken typ av argument jag menar: "Nej, jag insisterar." "Tvärtom, jag insisterar." Du förstår bilden.)
Du måste gå in i kreditkortsregistret och redigera eller ta bort debiteringen genom att följa dessa steg:
1. Välj Listor→ Kontoplan.
Du ser fönstret Kontoplan.
2. Dubbelklicka på kreditkortskontot där den felaktiga laddningen finns.
Som magi visas kreditkortsregistret på skärmen.
3. Välj den kreditkortstransaktion som du vill ta bort eller ändra.
Det är lätt. Flytta bara markören till transaktionen.
4. Ogiltigförklara, ta bort eller redigera transaktionen enligt följande:
Du stämmer av, eller balanserar, ett kreditkortskonto på samma sätt som du balanserar ett bankkonto. När du har fått kontot att balansera och klicka på Avstämning nu visar QuickBooks dialogrutan Gör betalning och frågar hur du vill betala räkningen. Du kan betala med check eller ange en räkning som ska betalas senare. (Det andra alternativet är leverantörsreskontrametoden.)
Om du väljer att betala räkningen genom att skriva en check, går du direkt till fönstret Skriv checkar och fliken Utgifter är ifylld åt dig. Fyll i namnet på kortutgivaren, datum och så vidare. Klicka på Spara & Ny eller Spara & Stäng när du är klar. Betalningen registreras i både checkregistret och kreditkortsregistret eftersom du debiterar kreditkortsansvarskontot med checksumman.
Om du väljer att ange betalningen som en räkning som ska betalas vid ett senare tillfälle, går du till fönstret Ange räkningar. Fyll i allt precis som du skulle göra om du var i fönstret Skriv kontroller. När du klickar på Spara & Ny registreras transaktionen i leverantörsreskontraregistret och kreditkortsregistret.
Bank- och bankomatkort, när du kommer direkt till det, är inte kreditkort alls. Att använda ett betalkort eller ett bankomatkort är mer likt att skriva en check än något annat. Istället för att ta ut pengar genom att skriva en check, tar du dock ut pengar genom att använda ett betalkort (vilket är vad jag kallar den här typen av kort från och med nu).
Även om en betalkortstransaktion ibland ser ut (åtminstone för dina vänner och de handlare du handlar med) som en kreditkortstransaktion, bör du behandla en betalkortstransaktion som du behandlar en check. I ett nötskal, här är vad du behöver göra:
Jag vill prata om ett besvärligt ämne innan du och jag avslutar vår diskussion om hur man arbetar med kreditkort. Här pratar jag om – gulp – hur man hanterar kunders kreditkortsbetalningar.
Okej, om du inte redan vet detta, även om dina kunder förmodligen älskar att betala dig med kreditkort, skapar kundkreditkort en huvudvärk för dig. Anledningen är att din handelsbank eller kreditkortsprocessor sammanställer kundens kreditkortsavgifter och sedan – kanske dagligen eller kanske med några dagars mellanrum – sätter in en stor mängd kontanter på ditt bankkonto. Kontanterna representerar summan av de senaste kreditkortsavgifterna minus en avgift (vilket jag hoppas är blygsamt).
Allt detta låter ofarligt nog, men här är ett exempel på hur det fungerar. Kunderna A, B och C kommer in på måndag och spenderar $5, $10 respektive $15. Sedan, på tisdag, kommer kunder D, E och F in och spenderar $10, $50 respektive $30. På onsdag säljer du ingenting till någon som använder kreditkort, men du ser en insättning på 105 USD på ditt bankkonto av kreditkortsföretaget.
Problemet är att du tittar på de senaste två dagarnas kreditkortstransaktioner, och du vet att de uppgår till 120 USD eftersom det är den totala summan du sålt till kunder A, B, C, D, E och F. Så vad är det med $105? Är de 15 USD som saknas en serviceavgift? Åh, nej, vänta. Kund A kanske ringde sitt kreditkortsföretag och blockerade den första avgiften på 5 USD. Eller var det kanske kund B?
Om du accepterar ett kreditkort vet du hur det här fungerar, eller hur? Det är en kunglig huvudvärk.
Jag tror att du förmodligen har två rimliga metoder för att hantera detta galenskap:
Jag borde berätta något annat. The Bad Accountant's Way är förmodligen inte motiverat om du inte befinner dig i en situation med stora volymer – som en butik – och när du använder ett periodiskt lagersystem eller när du inte säljer lager. Om du bara har en handfull kreditkortstransaktioner - säg en varannan dag - eller om du försöker använda ett evigt inventeringssystem, bör du använda Good Accountant's Way.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
