Hur QuickBooks skrivbordslistor konverterar till QuickBooks Online

När du arbetar med vissa företagslistor för QuickBooks på skrivbordet, konverteras vissa fält till QuickBooks Online (QBO) men andra gör det inte. Det här avsnittet är organiserat efter QuickBooks-listan på skrivbordet. Det finns även lite information om hur inventering fungerar i QBO.

Kund- och jobblista

När det gäller konvertering faller fälten i Customer:Job-listan för QuickBooks-produkten på skrivbordet in i tre kategorier:

• Fält som konverterar inkluderar kund, företagsnamn, herr/fru/?, förnamn, mellanbokstav, efternamn, telefon, fax, alternativt telefonnummer, e-post, återförsäljningsnummer, villkor och kryssrutan Är skattepliktig.

• Fält som konverterar med undantag inkluderar faktura till adress (förutom notering), leverans till adress (förutom notering), föredragen betalningsmetod (förutom från QuickBooks 2003 eller senare), kreditkortsinformation (förutom från QuickBooks 2003 eller senare) och notering (uppåt). till 4000 tecken).

• Fält som inte konverterar inkluderar Contact, Alt. Kontakt, kundtyp, representant, prisnivå, momspost, anpassade fält, konto och kreditgräns. Observera också att kunder med inaktiv status konverterar som aktiva.

Efter konverteringen kan du redigera kunder för att göra dem inaktiva.

Dessutom konverterar inte dessa Pro Only-fält: Jobbstatus, Startdatum, Prognostiserat slut, Slutdatum, Jobbbeskrivning och Jobbtyp.

Artikellista

I transaktioner visas delsummaposter på separata rader med text i fältet Memo som anger att de är en delsumma.

Gruppobjekt konverterar inte; i stället visas varje objekt i gruppen på en detaljrad, och rader med nollbelopp visas i början och slutet av gruppen för att identifiera objekten som ingick i gruppen. Den översta raden visar gruppnamnet och den nedre raden visar gruppbeskrivningen.

Momsgruppartiklar konverteras inte, men du kan ställa in kombinerade momsposter i QBO. QBO stöder inte skattekoder med tre tecken som är kopplade till varor.

Medarbetarlista

Informationen i den stationära QuickBooks-utgåvans Employee List konverteras till QuickBooks Online, men QBO behåller endast följande information:

• Herr fru.

• Förnamn

• Mellersta initial

• Efternamn

• Adress

• Skriv ut som

• Telefon

• Personnummer

• E-postadress

• Anställningsdatum

• Utgivningsdatum

Leverantörslistan

Följande fält för leverantörslistan konverteras inte:

• Kontakt

• Alternativ kontakt

• Notera

• Inaktiv

• Leverantörstyp

• Kreditgräns

• Skatte ID

• 1099 status

• Anpassade fält

Lager

QBO stöder grundläggande lagerbehov; om du driver ett serviceföretag eller säljer färdiga varor bör QBO kunna stödja dina lagerbehov. Lagerartiklar konverteras till tvåsidiga artiklar i QBO med priser och kostnader men inga kvantiteter. Så här konverterar QuickBooks Online lagerdelar och transaktioner:

• QBO skapar nya underartiklar som kallas Inventory Asset och COGS för varje inventeringsartikel som används i en transaktion. Även om namnen på dessa underobjekt antyder att de är konton är de inte det. Dessa poster innehåller samma beskrivning som deras överordnade artikel, men har respektive lagertillgångskonto och COGS-konto kopplat till sig. Konvertering använder dem för att säkerställa att rapporterna är korrekta efter konvertering.

• Efter varje lagerrad på konverterade fakturor, försäljningskvitton, kreditnotor och på vissa räkningar, checkar och kreditkortstransaktioner som innehöll lagerartiklar, skapar QBO två nya detaljrader med de nya underartiklarna som representerar lagertillgången och COGS-beloppen .

För obetalda eller delvis betalda transaktioner som innehåller lagerartiklar, kommer kontantbasrapporter med ett COGS-belopp i QBO att skilja sig från kontantbasrapporter med ett COGS-belopp i stationära QuickBooks. Kontantbaserade rapporter för fullt betalda lagertransaktioner eller icke-lagertransaktioner kommer att vara desamma i QBO och stationära QuickBooks.

Efter att du konverterat inventering från ett QuickBooks-skrivbordsföretag till QBO, kan du inte bara börja använda inventering i QBO. Du måste gå igenom en saneringsprocess. Du kan hitta utmärkta detaljer om saneringsprocessen i videon " Hur man löser inventeringsproblem efter konvertering i QBO ".

Generellt sett skapar konvertering de nya underposterna som en tillfällig åtgärd i det enda syftet att se till att dina rapporter är korrekta. Efter konvertering hittar du, i kontoplanen, ett lagerkonto konverterat från ditt QuickBooks-skrivbordsföretag. Sedan, när du aktiverar spårning av inventering och beställning av kvantitet i QBO, skapar QBO ett annat lagerkonto – det som du använder framöver när du arbetar i QBO.

För att upprätta den korrekta värderingen av lagerdollar i lagerkontot som skapats av QBO och för att få dina lagerartiklar att uppdatera det korrekta lagerkontot framöver – det som skapats av QBO – måste du redigera varje lagerartikel (inte underartiklarna som skapats under konverteringen) och fyll i rätt kvantitet till hands.

Denna process resulterar i att ditt lagervärde fördubblas genom att det visas i både lagerkontot som skapats från ditt QuickBooks-skrivbordsföretag under konverteringen och i lagerkontot som QBO skapar. För att korrigera överskattningen använder du en journalanteckning som tar bort dollar från QuickBooks skrivbordsinventering.

Men innan du korrigerar inventeringsvärdet och efter att du har redigerat varje artikel, kan och bör du ta bort underartiklarna som skapades under konverteringen.

Eftersom du behöver göra saneringsprocessen på en artikel-för-artikel-basis, om du har hundratals inventeringsartiklar, kan du tycka att allt detta är överväldigande. Som ett alternativ kan du välja att inte konvertera inventarier och istället följa instruktionerna i videon. Videon föreslår att du importerar objektlistan men inte detaljerna för varje objekt. Ställ istället in detaljerna för varje objekt i QBO. För hundratals artiklar kommer det förmodligen att gå snabbare och renare att bara importera listinformationen.

Det finns en nackdel med att bara importera listinformation: Du förlorar historiska data som är kopplade till dina inventeringsartiklar. Men ingenting hindrar dig från att behålla ditt QBO-skrivbordsföretag för de tillfällen då du kan behöva den historien.