Hur man upprätthåller goda bokföringskontroller med QuickBooks

QuickBooks tillåter flera användare. Många företag, efter att de har vuxit till en viss storlek, behöver stödja flera användare med tillgång till redovisningsinformation och förmågan att i vissa fall skapa redovisningstransaktioner. Tyvärr skapar flera redovisningssystemanvändare risker för företagsägaren.

Genom att ha tillgång till bokföringssystemet kan användare antingen oavsiktligt införa fel i bokföringssystemet eller, tyvärr, avsiktligt lura ett företag. Av dessa skäl är här en lista över några QuickBooks kontrolltekniker som en företagsägare eller företagsledare kan använda för att minimera oavsiktliga fel och minimera risken för stöld.

• Jämför regelbundet antal fysiska lager med lagerredovisningar. Lagret krymper, tyvärr. Människor - ibland anställda, men ofta pseudokunder som butikssjuvar - stjäl inventarier. Därför är en sak du behöver göra, både för att minimera dina lagerförluster och för att upprätthålla korrekta bokföringsuppgifter, att regelbundet jämföra fysiska räkningar av ditt lager med vad dina bokföringshandlingar visar.

  Denna metod för att ofta räkna de mest värdefulla och lättast att stjäla föremålen åstadkommer två saker:

  • Lagerkrympning identifieras snabbt.

  • Företagsägaren kan minimera lagerkrympningen genom att identifiera den typ av inventarier som oftast stjäls eller till och med när inventarier oftast stjäls.

• Stämma av bankkonton. En sak som företagare bör göra är att stämma av sina egna bankkonton. Ofta sker anställd stöld av redovisningspersonal när anställda kommer på hur man skriver checkar på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Ett säkert sätt att hitta en fiktiv och bedräglig transaktion är att låta ägaren stämma av kontoutdraget.

  Om ägaren stämmer av kontoutdraget kan hon jämföra bankens bokföring för kontot med företagets QuickBooks bokföring. Alla uppenbara avvikelser kan åtgärdas, vilket innebär att QuickBooks räkenskapshandlingar är mer exakta. Dessutom tenderar alla fläckiga, misstänkta transaktioner att bli uppenbara när företagsägaren tittar noga på kontroller.

• Separera redovisning från fysisk vårdnad där så är möjligt. I ett litet företag är det svårt att alltid skilja redovisningen för någon aktivitet från den fysiska vårdnaden eller det fysiska ansvaret för den aktiviteten. Det är till exempel svårt att separera lagerredovisningen från fysisk förvaring eller tillgång till det lagret.

• Utbilda anställda i användningen av QuickBooks. Du bör utbilda anställda att använda QuickBooks om du har ett företag av vilken storlek som helst av två grundläggande skäl:

  • Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel.

  • Stökiga bokföringshandlingar kamouflera anställda stölder.

• Stäng din QuickBooks-fil. Om du tar en kurs i redovisningsprinciper kommer du att upptäcka att bokslut innebär en uppsättning bokföringsprocedurer som någon utför för att nollställa intäkts- och kostnadskonton så att från och med det nya året kan intäkter och utgifter enkelt beräknas. I QuickBooks betyder stängning något annat.

  Men du vill fortfarande stänga QuickBooks-filen för att upprätthålla integriteten hos dina data. Så här gör du: Välj kommandot Redigera → Inställningar, välj Bokföring, välj fliken Företagsinställningar och klicka sedan på knappen Slutdatum Ställ in datum/lösenord. När QuickBooks uppmanar dig, ange ett sista datum och lösenord.

  Efter att du har tillhandahållit denna information förbjuder eller begränsar QuickBooks användare från att ändra eller ange transaktioner daterade före slutdatumet. (Endast personer med lösenordet kan göra ändringar i eller ange transaktioner med datum tidigare än slutdatumet.)

• Hantera ditt QuickBooks redovisningssystem. Många företagsägare ser inte redovisningssystemet som något mer än ett verktyg för att producera fakturor, lönecheckar och information som krävs för den årliga skattedeklarationen. Tyvärr gör den där avlägsna relationen till redovisningssystemet att företagare ofta inte känner ett stort behov av att aktivt hantera vad som händer med redovisningssystemet.

  Ett redovisningssystem bör vara ett verktyg som du använder för att bättre hantera din verksamhet. Och det kan det vara. Men om det ska vara ett verktyg för att bättre hantera din verksamhet måste du hantera systemet.

  Du kan ganska enkelt se till att folk gör de saker de ska göra genom att skapa några enkla checklistor.

Ett exempel på månatlig bokföringslista

Ett exempel på att göra-lista för årsredovisning