Många företag, efter att de har vuxit till en viss storlek, behöver stödja flera QuickBooks-användare med tillgång till redovisningsinformation och förmågan, i vissa fall, att skapa redovisningstransaktioner. Tyvärr skapar det en risk för företagsägaren att ha flera redovisningssystemanvändare.
Genom att ha tillgång till QuickBooks kan användare antingen oavsiktligt införa fel i redovisningssystemet eller, tyvärr, avsiktligt lura ett företag. Här är en lista över några QuickBooks kontrolltekniker som en företagsägare eller företagsledare kan använda för att minimera oavsiktliga fel och möjligheten till stöld:
Jämför regelbundet fysiska lagerräkningar med lagerredovisningar. Detta tillvägagångssätt åstadkommer två saker:
Lagerkrympning identifieras snabbt.
Företagsägaren kan minimera lagerkrympningen genom att identifiera den typ av inventarier som oftast stjäls eller till och med när inventarier oftast stjäls.
Stämma av bankkonton. En sak som företagare bör göra är att stämma av sina egna bankkonton. Ofta sker anställd stöld av redovisningspersonal när anställda kommer på hur man skriver checkar på företagets bankkonto som ägaren inte ser. Om ägaren stämmer av kontoutdraget kan hon jämföra bankens bokföring för kontot med företagets QuickBooks bokföring.
Separera redovisning från fysisk vårdnad där så är möjligt. I ett litet företag är det svårt att alltid skilja redovisningen för någon aktivitet från den fysiska vårdnaden eller det fysiska ansvaret för den aktiviteten. Varhelst du kan skilja fysisk vårdnad från bokföring sker en inbyggd felkontroll. Den som bokför kontrollerar indirekt de fysiska vårdnadshavarnas skötsel av tillgången. Du kan be din CPA om hjälp med att utarbeta sätt att skilja fysisk förvaring av tillgångar från redovisnings- och bokföringsuppgifter.
Utbilda anställda hur de använder QuickBooks. Du bör utbilda anställda att använda QuickBooks om du har ett företag av vilken storlek som helst av två grundläggande skäl:
Någon som vet hur man använder QuickBooks är mindre benägna att göra oavsiktliga fel.
Stökiga bokföringshandlingar kamouflera anställda stölder. Utbildning innebär inte bara mer exakta bokföring, utan också att du är mindre benägen att ha en miljö som främjar stöld eller förskingring.
Hantera ditt QuickBooks redovisningssystem. Ett redovisningssystem bör vara ett verktyg som du använder för att bättre hantera din verksamhet. För att systemet ska fungera måste du hantera det systemet. Du kan ganska enkelt se till att folk gör de saker de ska göra genom att skapa några enkla checklistor. Du kan använda dessa som utgångspunkter för att konstruera din egen lista över saker som redovisningstjänstemannen eller kontorschefen ska göra varje månad eller i slutet av varje år.
Data säkerhetskopierades och flyttades från platsen
Bankkonton avstämda
Alla fakturor, kreditnotor, kontoutdrag ut
Alla suspense-konton har städats
Bokslut levererade
Undantag som rapporterats (till exempel förfallna fakturor, räkningar, inköpsorder, underlager i lager)
Justera provbalansen
Bränn CD med årsslutsnummer för permanent inspelning
Överväg att rensa upp datafiler om de är enorma
Nära år när verkligen gjort
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
