Om mer än en person kommer att använda QuickBooks, vill du konfigurera ytterligare användare. Du är inte begränsad till att använda ett lösenord för att kontrollera åtkomsten till din QuickBooks-datafil. Du kan ställa in flera lösenord för QuickBooks datafil. Vad som är riktigt snyggt med denna praxis är att du kan säga till QuickBooks att tillåta vissa användare och lösenord att bara göra vissa saker.
Det här låter komplicerat, men det är det verkligen inte. Företagsägaren kan till exempel ha ett lösenord som gör att hon kan göra vad som helst. Men en ny redovisningsbiträde kan till exempel ha ett lösenord som gör att han bara kan registrera räkningar i systemet.
För att lägga till användare i QuickBooks Enterprise Solutions, följ dessa steg:
1. Välj Företag→Användare→Konfigurera användare och roller.
QuickBooks visar dialogrutan Användare och roller (visas inte). Den här dialogrutan identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har ställts in och vilka roller QuickBooks kan fylla när de använder QuickBooks. Användarlistan, som visas på fliken Användarlista i dialogrutan, identifierar också vem som för närvarande är inloggad på systemet.
2. Berätta för QuickBooks att du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Ny.
När du klickar på den här knappen visar QuickBooks dialogrutan Ny användare.
3. Identifiera användaren och ange ett lösenord.
Du måste ge varje användare som du skapar ett användarnamn för. Du gör detta genom att ange ett kort namn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.
4. Identifiera användarens roll(er).
Använd listrutan Tillgängliga roller för att välja de roller (eller uppgifterna) som användaren fyller. Lägg sedan till den valda rollen i användarens lista över tilldelade roller genom att klicka på knappen Lägg till. För att ta bort en roll från en användare, välj rollen i listrutan Tilldelade roller och klicka sedan på Ta bort.
Beskrivningsrutan längst ner i dialogrutan Ny användare låter dig beskriva rollen mer detaljerat. Du kan till exempel ange typen av QuickBooks-användare som vanligtvis kan tilldelas den valda rollen.
5. (Valfritt) Ändra roller vid behov.
Du kan finjustera rollerna som du tilldelar (med hjälp av QuickBooks). För att göra det, gå tillbaka till dialogrutan Användare och roller, välj fliken Rolllista, klicka på rollen du vill ändra och klicka sedan på knappen Redigera. När QuickBooks visar dialogrutan Redigera roll (visas inte), välj en redovisningsaktivitet eller ett område i listan Område och aktiviteter och använd sedan alternativknapparna för områdesåtkomstnivå för att ange vad en användare med den valda rollen kan göra. Du kan ange att användaren inte ska ha åtkomst genom att välja alternativknappen Ingen. Du kan ange att användaren ska ha full åtkomst genom att välja alternativknappen Fullständig. Om användaren ska ha partiell åtkomst väljer du knappen Delvis och sedan markerar eller avmarkerar (efter behov) kryssrutorna Visa, Skapa, Ändra, Ta bort, Skriv ut och Visa saldo.
Du kan se vilken åtkomst en roll från början har genom att välja en av posterna i listan Område och aktiviteter. QuickBooks använder knapparna och rutor för områdesåtkomstnivå för att visa de aktuella inställningarna för rollen.
Som en allmän regel, när det kommer till redovisningskontroller, vill du ge en minimal mängd åtkomst. Om någon inte behöver tillgång till QuickBooks datafil för dagliga uppgifter, bör du välja knappen Ingen. Om någon behöver lite tillgång - kanske för att förbereda jobbuppskattningar eller fakturor - ger du just den tillgången och inget mer. I slutet av det här kapitlet, i "Upprätthålla goda bokföringskontroller", talar jag om varför det är så viktigt att minimera användarrättigheter och åtkomst. Men summan av kardemumman är detta: Ju mer förmåga du ger anställda eller underleverantörer eller revisorer att nudla runt i ditt redovisningssystem för småföretag, desto större är risken att någon antingen oavsiktligt eller avsiktligt kommer att införa fel i systemet. Dessutom, ju större rättigheter och tillgång du ger,
6. (Valfritt) Granska dina användarbehörigheter.
När du har konfigurerat en användare bör du (för att vara försiktig) granska de behörigheter du har gett användaren. För att göra detta, klicka på fliken Användarlista i dialogrutan Användare och roller, välj användaren och klicka sedan på knappen Visa behörigheter. När QuickBooks visar dialogrutan Visa behörigheter (visas inte), välj användaren och klicka sedan på knappen Visa för att se fönstret Visa behörigheter (visas inte), som visar en mycket detaljerad lista över vad användaren kan och inte kan göra.
7. (Valfritt) Granska dina rolländringar.
Om du ändrar en rolls behörigheter vill du förmodligen också granska dessa ändringar. För att göra det, klicka på fliken Rolllista i dialogrutan Användare och roller, välj rollen och klicka sedan på knappen Visa behörigheter. QuickBooks visar en annan version av fönstret View Permissions som listar de roller du och QuickBooks har ställt in. Välj den roll du vill granska och klicka sedan på knappen Visa behörigheter. QuickBooks visar en annan version av fönstret View Permissions, med en detaljerad lista över vad någon med rollen kan och inte kan göra.
8. När du har granskat användar- och rollbehörigheter klickar du på Stäng för att stänga alla öppna fönster och klicka sedan på knappen Avbryt eller Stäng för att stänga alla öppna dialogrutor.
Från och med nu kan den nya användaren använda QuickBooks; hans eller hennes rättigheter är begränsade till vad du angett.
Det kan vara viktigt att granska detta avsnitt med några månaders eller års mellanrum, beroende på din anställningsomsättning och bokföringsrutiner. Uppenbarligen bör tidigare anställda eller bokförare inte längre ha roller som tillåter dem att göra ändringar i din fil. Fan, de borde nog inte ha roller alls! QuickBooks View Permissions-fönster är ett smidigt sätt att se dessa data online, och om du vill skriva ut en kopia av behörighetsinformationen är allt du behöver göra att klicka på fönstrets Print-knapp.
För att konfigurera ytterligare användare i QuickBooks Pro och QuickBooks Premier, följ dessa steg:
1. Välj Företag→ Konfigurera användare och lösenord→ Konfigurera användare.
QuickBooks visar dialogrutan Användarlista, som identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har ställts in och som för närvarande är inloggade på systemet.
Dialogrutan Användare
2. Berätta för QuickBooks att du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Lägg till användare.
QuickBooks visar den första dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, som visas.
Dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst
3. Identifiera användaren och ange ett lösenord.
Ge varje användare som du ställer in ett lösenord för ett användarnamn genom att ange ett kort namn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.
4. Klicka på Nästa för att fortsätta och ange sedan om du vill begränsa åtkomsten för den nya användaren.
När QuickBooks visar den andra dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, ange om du vill begränsa åtkomst och rättigheter för användaren, som visas. Om du vill begränsa åtkomst och rättigheter (rättigheter är helt enkelt de saker som användaren kan göra), välj alternativknappen Selected Areas of QuickBooks. Om du vill att användaren ska kunna göra vad som helst, välj alternativknappen Alla områden i QuickBooks. Om du anger att den nya användaren ska ha tillgång till alla delar av QuickBooks är du klar med att ställa in användarlösenordet och du kan hoppa över de återstående stegen.
Ställa in åtkomst för användaren
5. Klicka på Nästa för att fortsätta och beskriv sedan åtkomst till försäljnings- och kundreskontrainformation och uppgifter.
När du slutför steg 4 visar QuickBooks den tredje dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst – den första i en serie dialogrutor som leder dig genom en intervju och ställer detaljerade frågor om vilken typ av åtkomst varje användare ska ha till ett visst område . När det gäller försäljningsaktivitet, till exempel, frågar QuickBooks om tillgång till transaktioner (såsom fakturor, kreditnotor och kundreskontrainformation). Du kan ange att användaren inte ska ha åtkomst genom att välja alternativknappen Ingen åtkomst (se följande bild). Du kan ange att användaren ska ha full åtkomst genom att välja alternativknappen Full åtkomst. Om användaren ska ha partiell åtkomst väljer du alternativknappen Selektiv åtkomst och väljer sedan en av underordnade knappar: Skapa endast transaktioner, Skapa och skriv ut transaktioner,
Dialogrutan Ändra användarlösenord och åtkomst
6. Klicka på Nästa och beskriv sedan rättigheterna för köp och leverantörsskulder.
När du slutför steg 5 genom att klicka på Nästa, visar QuickBooks den fjärde dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst (visas inte), som låter dig specificera vilken åtkomst den här nya användaren har i områdena för inköp och leverantörsskulder. Du kan välja alternativknappen Ingen åtkomst. Du kan välja alternativknappen Full åtkomst. Eller så kan du välja mellanväg genom att välja alternativknappen Selective Access och en av underordnade knappar. Samma regler för inställningsrätt och tillträde som gäller för köp- och leverantörsreskontraområdet gäller för försäljnings- och kundreskontraområdet.
7. Klicka på Nästa och beskriv sedan de återstående användarrättigheterna och åtkomsten.
När du klickar på knappen Nästa längst ner i varje version av dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst, visar QuickBooks flera andra versioner av dialogrutan som den använder för att fråga dig om användarrättigheter och åtkomst. Efter att du har beskrivit vilka rättigheter som är lämpliga för användaren i området för inköp och leverantörsskulder, frågar QuickBooks till exempel om kontroll- och kreditkortsområdet. Sedan frågas det om inventeringsområdet. Därefter frågar den om löner, följt av frågor om allmänna, känsliga redovisningsaktiviteter. Slutligen frågar QuickBooks om tillgång till finansiella rapporteringsmöjligheter.
Du begränsar rättigheterna i vart och ett av dessa andra områden på samma sätt som du gör för försäljnings- och kundfordringar och för inköp och leverantörsskulder. Därför kommer jag inte att beskriva hur du väljer alternativknappen Ingen åtkomst, knappen Full åtkomst eller knappen Selektiv åtkomst om och om igen. Var bara omtänksam när du går igenom skärmarna, vilket begränsar användarens rättigheter. Du vill att användare ska ha de rättigheter som krävs för att utföra sitt jobb, men du vill inte ge dem fler rättigheter än de behöver.
8. Ange om användaren kan ändra eller ta bort transaktioner.
Efter att du har gått igenom ungefär ett halvdussin versioner av dialogrutorna Konfigurera användarlösenord och åtkomst som frågar om specifika områden inom småföretagsredovisning, visar QuickBooks sidan Ändra eller ta bort transaktioner i dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst (inte visad). På sidan Ändra eller ta bort transaktioner kan du ange om en användare kan ändra transaktioner som registrerats före slutdatumet. Generellt sett vill du begränsa en användares möjlighet att ändra eller ta bort transaktioner.
9. Klicka på Nästa och granska sedan dina rättighetsbeslut.
När du klickar på Nästa visar QuickBooks den slutliga versionen av dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst (visas inte), som identifierar användarrättigheterna som du tilldelat eller tillåtit. Du kan använda den här dialogrutan för att granska vilka rättigheter någon har. Om du inser att du felaktigt har tilldelat rättigheter, klicka på knappen Tillbaka för att gå tillbaka genom dialogrutorna till den där du gjorde ett misstag. Ändra tilldelningen av rättigheter och klicka på Nästa för att återgå till det sista fönstret i dialogrutan Konfigurera användarlösenord och åtkomst.
10. När du är klar med granskningen av användarrättigheter och åtkomst klickar du på Slutför.
Från och med nu kommer den nya användaren att kunna använda QuickBooks; hans eller hennes rättigheter är begränsade till vad du angett.
Du kan ändra rättigheterna som du tilldelar en användare. För att göra detta i QuickBooks Enterprise Solutions, välj Företag→Användare→Konfigurera användare och roller för att visa dialogrutan Användare och roller (visas inte).
För att ändra en användares rättigheter efter att ha granskat dem, välj användaren och klicka på knappen Redigera. QuickBooks visar dialogrutan Redigera användare (visas inte), som liknar dialogrutan Ny användare som du använder för att konfigurera användaren och beskriva hans eller hennes rättigheter. Du använder textrutorna Användarnamn, Lösenord och Bekräfta lösenord för att ändra användarinformationen. Du kan använda listan över tillgängliga roller, listan Tilldelade roller och knapparna Lägg till och ta bort för att ändra vad användaren kan göra i QuickBooks; klicka sedan på Stäng när du är klar.
För att duplicera en användare (du kanske vill lägga till en andra användare med behörigheter som speglar någon annan användares behörigheter), i dialogrutan Användare och roll, välj den användare du vill klona och klicka sedan på Duplicera. När QuickBooks visar dialogrutan Duplicera användare (visas inte), avsluta med att beskriva den nya användaren och klicka på OK.
För att ta bort en användare använder du också dialogrutan Användare och roller. Välj bara användaren och klicka sedan på knappen Ta bort. QuickBooks ber dig att bekräfta din radering. När du klickar på Ja-knappen för bekräftelse tar QuickBooks bort användaren.
Du kan ändra rättigheterna som du tilldelar en användare i QuickBooks Pro eller Premier. För att göra detta, välj Företag→ Konfigurera användare och lösenord→ Konfigurera användare för att visa dialogrutan Användarlista (se figur).
Dialogrutan Användarlista
För att se vilka rättigheter en viss användare har, välj användaren i listan och klicka sedan på knappen Visa användare. När du gör det visar QuickBooks dialogrutan Visa användaråtkomst (se följande bild). Den här dialogrutan visar samma information som den slutliga versionen av dialogrutan Konfigurera användaråtkomst och lösenord, vilket är den dialogruta som du initialt använder för att ange vilka rättigheter en användare ska ha. Klicka på knappen Lämna för att stänga dialogrutan Visa användaråtkomst.
Dialogrutan Visa användaråtkomst
För att ändra en användares rättigheter efter att ha granskat dem, välj användaren och klicka sedan på knappen Redigera användare. QuickBooks går igenom samma uppsättning dialogrutor som du använder för att ställa in användaren och beskriva hans rättigheter. Du använder knapparna Nästa och Tillbaka för att göra saker som att ändra användarnamn eller lösenord, ange om användaren ska begränsas i sin åtkomst och – om nödvändigt – för att begränsa användarens åtkomst till en viss aktivitet inom QuickBooks.
För att ta bort en användare använder du också dialogrutan Användarlista. Välj bara användaren och klicka sedan på knappen Ta bort användare. QuickBooks ber dig bekräfta din radering (se följande bild). När du klickar på Ja-knappen för bekräftelse tar QuickBooks bort användaren.
Dialogrutan Ta bort användare
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
