Hur man ställer in redovisningsinställningar för QuickBooks 2021

Fliken Mina inställningar i dialogrutan Bokföringsinställningar ger ett enda alternativ: Du kan tala om för QuickBooks 2021 att du vill att den ska fylla i information automatiskt när du registrerar en allmän journalanteckning.

Bli dock inte irriterad över bristen på anpassning. Denna nästan totala brist på individuellt anpassade preferenser är vettig, om du tänker efter. Redovisning för ett företag måste fungera på samma sätt för Jane som för Joe och för Susan.

Du har dock möjlighet att ställa in flera företagsinställningar för redovisning. Återigen, detta är vettigt om du tänker efter. Olika företag driver sina redovisningssystem på olika sätt.

Den här bilden visar fliken Företagsinställningar i dialogrutan Bokföringsinställningar.

Fliken Företagsinställningar i dialogrutan Bokföringsinställningar

Använda kontonummer i QuickBooks

Som standard låter QuickBooks dig använda namn för att identifiera konton i kontoplanslistan eller i kontolistan. Kontot som du använder för att spåra lönekostnader kan till exempel kallas "löner", men du kan markera kryssrutan Använd kontonummer för att tala om för QuickBooks att du vill använda kontonummer snarare än kontonamn för att identifiera konton. Större företag och företag med mycket långa listor över konton använder ofta kontonummer. När du använder siffror kan du enklare styra både ordningen av konton på ett bokslut och införandet av nya konton i kontoplanslistan.

Kryssrutan Visa endast lägsta underkonto (se föregående figur) låter dig tala om för QuickBooks att det ska visa det lägsta underkontot snarare än det högre moderkontot i bokslutet. QuickBooks låter dig skapa underkonton, som är konton inom konton. Du kan också skapa underkonton, som är konton inom underkonton. Du använder underkonton för att bättre spåra tillgångar, skulder, eget kapitalbelopp, intäkter och utgifter.

Ställa in allmänna redovisningsalternativ i QuickBooks

Fliken Företagsinställningar (visas inte) innehåller följande fem allmänna redovisningskryssrutor, såväl som datumvarningar och inställningar för slutdatum. Kryssrutorna är förmodligen självförklarande för alla som har gjort lite redovisning med QuickBooks, men för nya QuickBooks-användare, här är en kort beskrivning av vad var och en gör:

• Använd kontonummer: Kryssrutan Använd kontonummer, om den är markerad, låter dig ange ett kontonummer för en transaktion. Den associerade kryssrutan, Visa endast lägsta underkonto, säger till QuickBooks att endast visa namnet och kontonumret för ett underkonto (om du använder ett) istället för kontots fullständiga arv. Om du använder många nivåer av underkonton kan det här alternativet verkligen rensa upp vyer, vilket gör det lättare att se vilket konto du tittar på.
• Kräv konton: Kryssrutan Kräv konton, om den är markerad, talar om för QuickBooks att du måste ange ett konto för en transaktion. Detta är vettigt. Om du inte använder konton för att spåra beloppen som flödar in och ut ur verksamheten, gör du inte riktigt bokföring. Det skulle aldrig vara vettigt, enligt min ödmjuka åsikt, att avmarkera kryssrutan Kräv konton.
• Använd klassspårning för transaktioner:Kryssrutan Använd klassspårning för transaktioner låter dig berätta för QuickBooks att du inte bara vill använda konton för att spåra din ekonomiska information, utan även klasser låter dig dela upp information på kontonivå på ett annat sätt. Det här låter komplicerat, men det är egentligen ganska enkelt. Kontolistan låter dig till exempel spåra intäkter och kostnader efter kategorier av intäkter och kostnader. Du kan spåra utgifter genom att använda kategorier som löner, hyra och förnödenheter. Klasser ger dig därför ett sätt att spåra denna information i en annan dimension. Du kan till exempel dela upp lönekostnaden i de löner som spenderas för två platser i ditt företag. En krögare med två restauranger kanske vill göra detta. Observera att QuickBooks också tillhandahåller rutor som du kan markera för att indikera att QuickBooks ska uppmana dig att tilldela klasser och att tilldela klasser till konton,
• Tilldela automatiskt journalanteckningsnummer: Den här kryssrutan talar om för QuickBooks att tilldela nummer till de allmänna journalposterna som du anger genom att använda kommandot Gör allmänna journalanteckningar. Du vill låta den här kryssrutan vara markerad. Allmänna journalanteckningar, förresten, skrivs vanligtvis in av din CPA eller din professionella revisor.
• Varna när du bokför en transaktion till balanserade vinster: Den här kryssrutan talar om för QuickBooks att visa ett varningsmeddelande när du försöker (eller någon annan försöker) att direkt debitera eller kreditera kontot för balanserade vinster. (Normalt vill du inte direkt debitera eller kreditera det balanserade vinstkontot, och endast skickliga revisorer skulle i alla fall lägga in transaktioner direkt i balanserade vinstmedel.)
• Dölj ingående saldofält i namn och artiklar: Markera den här rutan för att tala om för QuickBooks att dölja information om ingående saldo för kunder, leverantörer, andra namn och för artiklar.
• Datumvarningar: Rutorna för datumvarningar talar om för QuickBooks att varna dig när du går in (eller någon annan går in) i en transaktion med ett datum för långt i det förflutna eller för långt in i framtiden. Om du markerar någon av rutorna för datumvarningar vill du också ange hur många dagar som ligger för långt in i det förflutna eller för långt in i framtiden.
• Stängningsdatum-inställning: I rutan Stängningsdatum kan du identifiera ett datum före vilket din QuickBooks-datafil inte kan ändras. Med andra ord, om du ställer in slutdatumet till den 31 december 2021, säger du till QuickBooks att du inte vill att några ändringar görs i QuickBooks datafil före detta datum. Det betyder att någon inte kan ändra en transaktion som är daterad före ditt slutdatum utan att få ett skrämmande varningsmeddelande. Det betyder också att någon inte kan ange en transaktion genom att använda ett datum före detta slutdatum. Du kan klicka på knappen Ställ in datum/lösenord för att visa en dialogruta som låter dig ange ett slutdatum och skapa lösenordet som krävs när någon vill lägga till en gammal transaktion eller ändra en gammal transaktion.

För länge sedan, tidigare versioner av QuickBooks låter dig aktivera och inaktivera en revisionsspårfunktion genom att använda fliken Företagsinställningar i dialogrutan Bokföringsinställningar. Alla de senaste versionerna av QuickBooks tillhandahåller dock ett revisionsspår som alltid finns på, så att du inte längre ser en Audit Trail-kryssruta. Ett revisionsspår, förresten, håller helt enkelt en lista över vem som gör vilka ändringar av transaktioner. Revisorer, förutsägbart, älskar revisionsspår. Granskningsspår gör det möjligt för någon, som din CPA eller en revisor från Internal Revenue Service, att komma in i efterhand och ta reda på varför ett kontosaldo är vad det är.