När du ställer in QuickBooks 2019, som en praktisk sak, skapar du inte bara en företagsfil som du kommer att använda för att lagra finansiell information om ditt företag, utan ställer också in huvudfillistor, såsom QuickBooks Item List och QuickBooks Class List . Dessa huvudfillistor lagrar information som du kan använda och återanvända. En av huvudfillistorna beskriver var och en av dina kunder; denna masterfil med kundinformation inkluderar kundens namn och adress, kontaktinformation, kontonummer och så vidare.
Om du väljer kommandot Listor → Objektlista visar QuickBooks fönstret Objektlista, som visas. Fönstret Objektlista listar alla objekt som du har ställt in som en del av att köra QuickBooks Setup och objekt som du har lagt till manuellt sedan installationsguiden kördes.
Fönstret Artikellista.
Prisnivålistan låter dig skapa prisjusteringar som du kan använda direkt när du fakturerar kunder, utfärdar kreditnotor och så vidare.
Listan om försäljningsskattekoder innehåller en lista över koder, eller förkortningar, som du kan använda för att beskriva varor som skattepliktiga eller icke-skattepliktiga. Om du väljer det här kommandot visar QuickBooks ett fönster med de befintliga momskoderna. (Vanligtvis ser du två befintliga koder: Moms och Non.)
Listan över momskoder visas inte om du inte säger åt QuickBooks att spåra moms under installationen eller efteråt. För att lägga till momskoder gör du följande:
Välj Redigera → Inställningar.
Klicka på objektet Moms i inställningslistan.
Klicka på fliken Företagsinställningar.
Svara på frågan Debiterar du moms genom att klicka på rutan Ja.
För att lägga till en ny momskod, klicka på Lägg till momspost och beskriv den nya momsen när QuickBooks visar dialogrutan Ny artikel (visas inte) genom att namnge momsposten, kort beskriva den och sedan ange momsen taxa och skatteverket.
Listan med löneposter identifierar poster som visas på anställdas lönechecks. Om du använder en extern lönetjänstbyrå för att hantera din lön – och det här är ingen dålig idé – behöver du inte ens oroa dig för listan med löneposter. Om du använder QuickBooks Enhanced Payroll Service, återigen, oroa dig inte för listan med löneposter. (I båda fallen ställer QuickBooks-folket in de löneposter som du använder för att registrera löner.) Och i fallet med Intuits fulländade "vi-gör-allt" lönetjänst behöver du inte ens spåra löner inuti QuickBooks, eftersom QuickBooks-folket gör det på deras kontor på sina datorer.
Om du behöver lägga till löneposter, följ dessa steg:
1. Välj kommandot Listor → Lönepostlista.
QuickBooks visar fönstret Lönepostlista.
2. För att lägga till en ny lönepost, klicka på knappen Lönepost och välj sedan Lönepost → Ny.
QuickBooks visar dialogrutan Lägg till ny lönepost (visas inte). Du kan välja att skapa en ny lönepost genom att använda antingen EZ Set Up-metoden eller Custom Set Up-metoden:
3. Namnge löneposten.
När du har identifierat typen av lönepost, namnger du den. QuickBooks tillhandahåller en annan version av dialogrutan Lägg till ny lönepost som innehåller ett fält som du fyller i för att ge det nya objektet ett namn.
4. För att avsluta inställningen av löneposten, klicka på Nästa-knappen för att gå igenom de återstående frågorna om inställning av löneposter.
Du identifierar namnet på den statliga myndighet till vilken skulden betalas, skattebetalarens identifikationsnummer som unikt identifierar dig för skattemyndigheten, skuldkontot som du använder för att spåra föremålen, skatteformulärsraden som du använder för att rapportera artikel, reglerna som QuickBooks ska använda för att beräkna artikeln (som huruvida artikeln är föremål för skatter) och ett par andra olika data. När du har angett all denna information och klickat på knappen Slutför (som visas i det sista fönstret Lägg till ny lönepost), lägger QuickBooks till den nya löneposten i listan med löneposter.
Lönepostmenyn tillhandahåller kommandon som är användbara för att arbeta med lönepostlistan. Utöver de kommandon som du använder för att lägga till ett objekt i listan, innehåller menyn kommandon för att ta bort löneposter, byta namn på löneposter, göra löneposter aktiva och skriva ut listan över löneposter.
QuickBooks låter dig använda klasser för att separera eller spåra finansiella data på sätt som inte är möjliga när du använder andra delar av redovisningsinformation, såsom kontonummer, kunden, säljaren, föremålet och så vidare. Ett företag kan använda klasser, till exempel för att separera finansiell information efter butiker, affärsenheter eller geografiska territorier.
Följ dessa steg för att ställa in klasser:
1. Välj kommandot Listor → Klasslista.
QuickBooks visar fönstret Klasslista, som visas.
Fönstret Klasslista.
Om du inte ser kommandot Klasslista väljer du Redigera → Inställningar, klickar på ikonen Redovisning, klickar på fliken Företagsinställningar och markerar kryssrutan Använd klassspårning för transaktioner.
2. För att skapa en ny klass, välj Klass → Ny längst ned i fönstret.
QuickBooks visar dialogrutan Ny klass, som visas.
Dialogrutan Ny klass.
3. För att namnge den nya klassen anger du ett namn eller en förkortning i rutan Klassnamn.
Observera att du anger klassnamnet när du spelar in en transaktion som faller inom klassen. Av denna anledning vill du inte skapa långa eller lätta att skriva fel på klassnamn. Håll saker korta, enkla och lätta.
4. Om klassen som du ställer in faktiskt är en underklass till en överordnad klass, markera kryssrutan Underklass Av och välj sedan den överordnade klassen från rullgardinsmenyn Underklass Av.
5. Klicka på OK för att spara klassen.
Alternativt kan du klicka på Avbryt för att inte spara klassen eller klicka på knappen Nästa för att spara klassen och visa dialogrutan Ny klass igen.
Om du inte vill att klassen ska användas längre kan du markera kryssrutan Klassen är inaktiv.
Klassmenyn, som visas när du klickar på knappen Klass, tillhandahåller också kommandon för att redigera informationen för den valda klassen, för att radera den valda klassen, för att göra den valda klassen inaktiv och för att skriva ut en lista med klasser, samt flera andra användbara kommandon. Alla dessa kommandon är ganska enkla att använda. Experimentera med dem för att ta reda på hur de fungerar.
En kundlista håller reda på alla dina kunder och kundinformation, såsom fakturerings- och leveransadresser.
Följ dessa steg för att lägga till en kund till kundlistan:
1. Välj kommandot Kunder → Kundcenter.
QuickBooks visar fönstret Kundinformation.
Fönstret Kundinformation.
2. För att lägga till en ny kund, klicka på rullgardinsmenyn Ny kund & jobb och välj sedan kommandot Ny kund.
QuickBooks visar fönstret Ny kund.
Fönstret Ny kund.
3. Använd rutan Kundnamn för att ge kunden ett kort namn.
Du behöver inte ange kundens fullständiga namn i rutan Kundnamn. Den informationen kan hamna i rutan Företagsnamn, som visas på fliken Adressinformation. Du vill bara ha någon förkortad version av kundnamnet som du kan använda för att referera till kunden inom QuickBooks redovisningssystem.
4. (Valfritt) Om du fakturerar din kund i en annan valuta än din vanliga hemmavaluta, välj den valutan från rullgardinsmenyn Valuta.
Om du berättade för QuickBooks att du arbetar i flera valutor – du skulle ha gjort detta under installationsprocessen för EasyStep-intervju – vill QuickBooks att du ska identifiera när du fakturerar en kund och samlar in betalningar från en kund i en annan valuta än din hemmavaluta.
5. (Vanlig regel) Ignorera rutorna Ingående Saldo och Som Av.
Du vill vanligtvis inte ställa in kundens öppningssaldo genom att använda rutorna Ingående saldo och Per. Det är inte rätt sätt att ställa in ditt nya kundreskontrasaldo. Om du gör detta ställer du i princip in debetdelen av en post utan motsvarande kreditdel. Senare måste du ange galna, knäppa journalanteckningar för att fixa din ofullständiga bokföring. Men det finns ett undantag från den vanliga regeln, vilket diskuteras i tipset som följer.
6. Använd rutorna på fliken Adressinformation för att ange företagsnamn och kontaktinformation, inklusive kontaktnamn, telefonnummer, faxnummer, e-postadresser, fakturerings- och leveransadresser och så vidare.
Jag tänker inte berätta för dig att du ska ange någons för- och efternamn i rutorna Fullständigt namn eller att din kunds telefonnummer står i rutorna märkta Huvudtelefon och Arbetstelefon.
7. Klicka på fliken Betalningsinställningar för att visa uppsättningen av rutor som visas.
Du kan registrera kundens kontonummer, hans eller hennes kreditgräns, betalningsvillkor, föredragna betalnings- och leveranssätt och till och med kreditkortsinformation. Observera att kryssrutorna för onlinebetalningar låter dig ange att en kund kan betala dig med ett kreditkort eller banköverföring – men du måste redan ha konfigurerat dessa tjänster. Om du inte har konfigurerat tjänsterna, uppmanar QuickBooks dig att ställa in dem när du markerar en av dessa rutor.
Fliken Betalningsinställningar.
8. (Valfritt) Om du spårar moms klickar du på fliken Momsinställningar för att visa rutorna du använder för att identifiera denna kunds momssats.
Fliken Momsinställningar innehåller till exempel en rullgardinslista för momskod som du använder för att ange vilken momskod som gäller för just denna kund. Du kan också identifiera den faktiska momsposten och, om det är relevant, återförsäljningsnumret.
9. Ge lite ytterligare information om kunden.
Om du klickar på fliken Ytterligare information visar QuickBooks flera andra rutor som du kan använda för att samla in och lagra kundinformation. Du kan använda rullgardinsmenyn Kundtyp, till exempel för att kategorisera en kund som passar in i en viss kundtyp. Och du kan använda rullgardinsmenyn Rep för att identifiera kundens standardsäljare. Slutligen kan du klicka på knappen Definiera fält för att ange ytterligare fält som du vill samla in och rapportera för kunden.
Fliken Ytterligare information.
10. (Valfritt) Klicka på fliken Jobbinfo för att beskriva kundjobbet.
Fliken Jobbinfo låter dig beskriva information som är kopplad till ett visst jobb som utförs för en kund. Du använder fliken Jobbinfo om du inte bara ställer in en kund, utan även ställer in ett jobb för den kunden.
11. När du är klar med att beskriva kunden klickar du på Spara & Stäng eller Spara & Ny för att spara din beskrivning.
Precis som du använder en kundlista för att föra register över alla dina kunder, använder du en leverantörslista för att föra register över dina leverantörer. Liksom en kundlista låter en leverantörslista dig samla in och registrera information, såsom leverantörens adress, kontaktperson och så vidare.
För att lägga till en leverantör till din leverantörslista, följ dessa steg:
1. Välj kommandot Leverantörer → Leverantörscenter.
När du gör det visar QuickBooks fönstret för leverantörsinformation.
Fönstret Leverantörsinformation.
2. För att lägga till en ny leverantör, klicka på listrutan Ny leverantör och välj sedan Ny leverantör.
QuickBooks visar fönstret Ny leverantör.
Fönstret Ny leverantör.
3. Ge leverantören ett namn i rutan Leverantörsnamn.
Som är fallet med kundlistan använder du detta namn för att referera till leverantören i QuickBooks. Av denna anledning är en förkortning bra. Du vill bara ha något som är lätt att ange och lätt att komma ihåg.
4. (Valfritt) Om du betalar din leverantör i en annan valuta än din vanliga hemmavaluta, välj den valutan från rullgardinsmenyn Valuta.
Om du berättade för QuickBooks att du arbetar i flera valutor – du skulle ha gjort detta under installationsprocessen för EasyStep-intervju – vill QuickBooks att du ska identifiera när du får räkningar från eller betalar en leverantör i en annan valuta än din hemmavaluta.
5. (Vanlig regel) Ignorera fälten Ingående saldo och Per.
Gör ingenting med rutorna Ingående Saldo och As Of. Människor som inte vet bättre använder dessa rutor för att ange det ingående saldot till en leverantör och det datum då beloppet är skyldigt, men dessa poster skapar problem först senare. Någon gång i framtiden kommer denna stackars själs revisor att behöva hitta och rätta till detta fel. Som när du lägger till nya kunder finns dock ett undantag från den vanliga regeln, vilket diskuteras i tipset som följer.
Även om den vanliga regeln är att du inte vill ange ett ingående saldo för en leverantör, har denna regel ett viktigt undantag. Du registrerar ditt leverantörsskulders saldo på konverteringsdatumet genom att ställa in ett ingående saldo för varje leverantör från och med konverteringsdatumet. Summan av dessa ingående saldon är vad QuickBooks använder för att fastställa dina totala leverantörsskulder på konverteringsdatumet.
6. Ange leverantörsadressinformation.
Fliken Adressinformation tillhandahåller ett gäng lättförståeliga rutor som du använder för att samla in leverantörsnamn och adressinformation. Du anger, förutsägbart, säljarens fullständiga namn i rutan Företagsnamn.
Du kan klicka på knapparna Redigera på fliken Adressinformation för att visa en annan dialogruta som heter dialogrutan Redigera adressinformation, som låter dig ange adressen i typisk gatuadress, stad, delstat och postnummerformat. Knapparna Redigera visas till höger om adressblocken Fakturerad från och Skickat från.
7. Lämna all ytterligare information som behövs.
Fliken Betalningsinställningar samlar in den mest relevanta leverantörsinformationen, inklusive kontonummer, kreditgräns och betalningsvillkor, men om du klickar på fliken Skatteinställningar, fliken Kontoinställningar eller fliken Ytterligare information visar QuickBooks en handfull andra rutor som du kan använda för att samla in och lagra information:
Om du betalar en säljare för första gången är en bra riktlinje att få hans skatte-ID-nummer. Om någon inte ger dig sitt personnummer – och därmed gör det omöjligt för dig att rapportera betalningar som du gör till honom – är det förmodligen ett tecken på att något är lite fel.
Fliken Betalningsinställningar.
8. Klicka på OK.
Fönstret New Vendor stängs och du går tillbaka till Vendor Center.
Om du klickar på fliken Kontoinställningar (den fjärde fliken tillgänglig i fönstret Ny leverantör), visar QuickBooks rutor som du kan använda för att lista de konton som du vill att QuickBooks ska fylla i åt dig automatiskt när du registrerar en check till någon leverantör eller när du spela in en räkning från någon leverantör. Om checken till telefonbolaget betalar telefonkostnader, till exempel, kan du be QuickBooks att förfylla den utgiftskategorin nästa gång du anger en faktura eller spelar in en check för att betala den leverantören. Det kommer inte att ange något belopp, eftersom (uppenbarligen) beloppet kan ändras, men du behöver inte söka på alla dina konton för att hitta telefonkostnader om du använder det här alternativet.
Om du väljer kommandot Listor → Lista över anläggningstillgångar visar QuickBooks listfönstret med anläggningstillgångar. Du kan använda det här fönstret för att se en lista över de anläggningstillgångar – möbler, utrustning, maskiner, fordon och så vidare – som du har köpt. Det vill säga, du kan se den här listan när du klickar på rullgardinsmenyn Objekt, väljer Ny och fyller i fönstret Nytt objekt för varje anläggningstillgång.
Du beskriver varje anläggningstillgång genom att använda fönstret Ny artikel.
Listan över anläggningstillgångar är inte riktigt integrerad med QuickBooks huvudbok. Du registrerar köp eller avyttring av anläggningstillgångar genom att använda vanliga gamla QuickBooks-transaktioner. Du kan registrera köpet av en viss anläggningstillgång helt enkelt genom att ange en check på vanligt sätt. Och du kan registrera avyttringen av en anläggningstillgång genom att ange en journalpost i huvudboken.
Listan över anläggningstillgångar fungerar alltså bara som en fristående lista som låter dig spåra de anläggningstillgångar du köpt.
En prisnivå ändrar försäljningspriset upp eller ner när du gör saker som att fakturera. Du kan skapa en prisnivå som motsvarar en önskad kundrabatt på angivna varor. När du skapar en faktura för dessa artiklar, istället för att använda standardpriset för varan (som visas i kolumnen Pris i fönstret Skapa faktura), kan du välja önskad kundrabatt för prisnivå (i kolumnen Pris) för att använda den rabatterade föredragna kund.
För att skapa en prisnivå, välj kommandot Listor → Prisnivå. När QuickBooks visar fönstret Prisnivålista (visas inte), klicka på rullgardinsmenyn Prisnivå och välj sedan Ny. När QuickBooks visar dialogrutan Ny prisnivå, ge prisnivån ett namn i textrutan Prisnivånamn, använd rutan Prisnivåtyp och listan för att ange vilka artiklar prisnivån gäller och använd sedan Justera pris och avrundning rutor för att ställa in den nya prisnivåns priser. När du klickar på OK visar QuickBooks fönstret Prisnivålista igen - den här gången med din nya prisnivå. Du kan redigera och ta bort befintliga prisnivåer genom att använda andra kommandon som blir tillgängliga när du klickar på knappen Prisnivå.
En faktureringssats anger det belopp som du tar ut för tjänsteartiklar. Medan en advokatbyrå kanske bara säljer timmar av juridisk rådgivning, till exempel, skulle artikeln "juridisk rådgivning" faktureras till olika priser för olika advokater. En advokat som precis gått ut ur juristutbildningen kan få sin tid fakturerad till en takt, medan en senior partner i företaget kan fakturera till en annan, förmodligen mycket högre.
För att ställa in en faktureringsavgift väljer du kommandot Listor → Faktureringsnivåer Lista. När QuickBooks visar fönstret Faktureringsnivå (visas inte), klicka på listrutan Faktureringsnivå och välj sedan Ny för att visa dialogrutan Ny faktureringsnivå. Du använder dialogrutan Ny faktureringsnivå för att definiera en faktureringstaxa, ge faktureringsnivån ett namn och ställer sedan in en fast timpris för faktureringsnivån eller olika timpriser för olika tjänsteartiklar.
När du har skapat faktureringsnivåer med kommandot Lista över faktureringsnivåer måste du förresten koppla dessa nivåer med specifika anställda så att rätt sats används när en anställds tid faktureras. För att göra detta, visa fönstret Employee Center genom att välja kommandot Employees → Employee Center. Högerklicka sedan på den anställde, välj Redigera anställd från genvägsmenyn, klicka på fliken Ytterligare information när QuickBooks visar dialogrutan Redigera anställd och välj lämplig faktureringssats i listrutan Faktureringsnivå.
Om du väljer kommandot Listor → Kund- och leverantörsprofillista, visar QuickBooks en undermeny med kommandon som du använder för att skapa några av de minilistor som QuickBooks använder för att underlätta din bokföring och redovisning. Profillistorna inkluderar listor över säljare, kundtyper, leverantörstyper, jobbtyper, betalningsvillkor, kundmeddelanden, betalningsmetoder, fraktmetoder och fordon. De flesta av profillistorna är ganska enkla att använda. Om du till exempel väljer kommandot Säljarlista visar QuickBooks fönstret Säljarlista. Sedan klickar du på rullgardinsmenyn Säljare och väljer Ny. QuickBooks visar dialogrutan Ny säljare.
Dialogrutan Ny säljare.
Om du fortfarande upplever ett visst mått av redovisningsoro, låt mig bara påpeka att du anger namnet på säljaren i rutan Säljarens namn. Sedan, för att vara försiktig, anger du säljarens initialer i rutan Initialer för säljare. När du klickar på OK lägger QuickBooks till säljaren till din säljarelista.
De andra profillistorna fungerar på samma enkla, nedskalade sätt. Du väljer profillistan från undermenyn, klickar på knappen Profillista och väljer Ny. När QuickBooks visar ett fönster använder du en eller två rutor för att beskriva den nya profillistan.
Zoom har blivit det populära valet det senaste året, med så många nya människor som jobbar hemifrån för första gången. Det är särskilt bra om du måste använda
Chattapplikationer som används för produktivitet behöver ett sätt att förhindra att viktiga meddelanden går förlorade i större, längre konversationer. Kanaler är en
Microsoft Teams är avsett att användas inom en organisation. Generellt sett ställs användare in över en aktiv katalog och normalt från samma nätverk eller
Så här söker du efter Trusted Platform Module TPM-chip på Windows 10
Microsoft Teams är en av många appar som har sett en stadig ökning av antalet användare sedan arbetet har flyttat online för många människor. Appen är ett ganska robust verktyg för
Microsoft Office har för länge sedan gått över till en prenumerationsbaserad modell, men äldre versioner av Office, dvs. Office 2017 (eller äldre) fungerar fortfarande och de
Hur man installerar Zoom-videokonferensappen på Linux
Microsoft Teams är en app som har sett en drastisk ökning av antalet användare sedan så många människor började arbeta hemifrån. Det är ett ganska bra verktyg för
Videokonferensverktyg är mer komplexa appar och som sådan kommer du att förvänta dig ett användargränssnitt som kräver lite inlärning och att vänja sig vid. UI för komplexa appar har
Microsoft Teams är mer än en chattapplikation; det är ett samarbetsverktyg som drar fördel av Microsoft Office 365-appar såväl som olika andra
