Hur man ställer in allmänna redovisningsalternativ i QuickBooks 2013

Fliken Företagsinställningar i QuickBooks 2013 innehåller följande fem allmänna redovisningsrutor, samt datumvarningar och inställningar för slutdatum. (Krysrutorna är förmodligen självförklarande för alla som har gjort lite redovisning med QuickBooks, men för nya QuickBooks-användare är här en kort beskrivning av vad var och en gör.)

• Använd kontonummer: Kryssrutan Använd kontonummer, om den är markerad, låter dig ange ett kontonummer för en transaktion. Den associerade kryssrutan, Visa endast lägsta underkonto, säger åt QuickBooks att endast visa namnet och kontonumret för ett underkonto (om du använder ett) istället för kontots fullständiga arv.

  Om du använder många nivåer av underkonton kan det här alternativet verkligen rensa upp vyer, vilket gör det lättare att se vilket konto du tittar på.

• Kräv konton: Kryssrutan Kräv konton, om den är markerad, talar om för QuickBooks att du måste ange ett konto för en transaktion. Detta är vettigt. Om du inte använder konton för att spåra beloppen som flödar in och ut ur verksamheten, gör du inte riktigt bokföring. Det skulle aldrig vara meningsfullt att avmarkera kryssrutan Kräv konton.

• Använd klassspårning för transaktioner: Kryssrutan Använd klassspårning låter dig berätta för QuickBooks att du inte bara vill använda konton för att spåra din ekonomiska information, utan även klasser. Klasser låter dig dela upp information på kontonivå på ett annat sätt. Det här låter komplicerat, men det är egentligen ganska enkelt.

  Kontolistan låter dig till exempel spåra intäkter och kostnader efter kategorier av intäkter och kostnader. Du kan spåra utgifter genom att använda kategorier som löner, hyra och förnödenheter. Klasser ger dig därför ett sätt att spåra denna information i en annan dimension.

  Du kan till exempel dela upp lönekostnaden i de löner som spenderas på två olika platser i ditt företag. En krögare med två restauranger kanske vill göra detta. Observera att QuickBooks också tillhandahåller en ruta som du kan markera för att indikera att QuickBooks ska uppmana dig att tilldela klasser.

• Tilldela automatiskt journalanteckningsnummer: Den här kryssrutan talar om för QuickBooks att tilldela nummer till de allmänna journalposterna som du anger genom att använda kommandot Gör journalanteckning. Du vill låta den här kryssrutan vara markerad. Allmänna journalanteckningar, förresten, skrivs vanligtvis in av din CPA eller din professionella revisor.

• Varna när du bokför en transaktion till behållen vinst: Den här kryssrutan talar om för QuickBooks att visa ett varningsmeddelande när du eller någon annan försöker direkt debitera eller kreditera kontot för behållna vinster. (Normalt vill du inte direkt debitera eller kreditera det balanserade vinstkontot, och endast skickliga revisorer skulle i alla fall lägga in transaktioner direkt i balanserade vinstmedel.)

• Datumvarningar: Rutorna för datumvarningar talar om för QuickBooks att varna dig när du eller någon annan går in i en transaktion med ett datum för långt i det förflutna eller för långt in i framtiden. Om du markerar någon av rutorna för datumvarningar vill du också ange hur många dagar som ligger för långt in i det förflutna eller för långt in i framtiden.

• Inställningar för stängningsdatum: I rutan Stängningsdatum kan du identifiera ett datum före vilket din QuickBooks-datafil inte kan ändras. Med andra ord, om du ställer in slutdatumet till den 31 december 2011, säger du till QuickBooks att du inte vill att några ändringar görs i QuickBooks datafil före detta datum.

  Det betyder att någon inte kan ändra en transaktion som är daterad före ditt slutdatum utan att få ett skrämmande varningsmeddelande. Det betyder också att någon inte kan göra en transaktion genom att använda ett datum före detta slutdatum.

  Du kan klicka på knappen Ställ in datum/lösenord för att visa en dialogruta som låter dig ange ett slutdatum och skapa lösenordet som krävs när någon vill lägga till en gammal transaktion eller ändra en gammal transaktion.

För länge sedan, tidigare versioner av QuickBooks låter dig också slå på och stänga av en revisionsspårfunktion genom att använda fliken Företagsinställningar i bokföringsinställningarna. Alla nya versioner av QuickBooks tillhandahåller dock ett revisionsspår som alltid finns på, så att du inte längre ser en Audit Trail-kryssruta för bokföringsinställning.

En revisionsspår håller förresten helt enkelt en lista över vem som gör vilka ändringar av transaktioner. Revisorer, förutsägbart, älskar revisionsspår. Granskningsspår gör det möjligt för någon, som din CPA, att komma in i efterhand och ta reda på varför ett kontosaldo är vad det är.