Hur man städar upp företagsfiler i QuickBooks 2011

När du rengör QuickBooks företagsfil, sparar QuickBooks en arkivkopia av den filen. Processen gör också datafilen mindre genom att ta bort och sammanfatta många gamla detaljtransaktioner med hjälp av stora monsterjournalposter.

Följ dessa steg för att arkivera QuickBooks företagsfil:

1 Välj Arkiv→ Verktyg→ Rensa upp företagsdata.

Dialogrutan Rensa företagsdata visas.

2 Välj alternativknappen Ta bort transaktioner från ett visst datum.

Det här alternativet talar om för QuickBooks att du vill göra två saker: Skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil och minska storleken på den arbetande företagsfilen så att den inte är så stor.

3 Ange Ta bort stängda transaktioner på eller före-datum och klicka på Nästa.

För att ange det datum före vilket avslutade transaktioner ska tas bort, skriv in datumet i den angivna datumrutan. Du tar bara bort slutna transaktioner om din QuickBooks-företagsfil blir för stor. Du kan enkelt arbeta med en QuickBooks företagsfil som är 25, 50 eller till och med 100 MB. (Om du är intresserad, tryck på Ctrl+1 för att visa ett fönster som visar hur stor din QuickBooks-datafil är.)

4 Ange eventuella ytterligare kriterier som du vill att QuickBooks ska tillämpa för att ta bort transaktioner och klicka på Nästa.

Du kan ha transaktioner som till exempel aldrig kommer att rensas eller aldrig skrivs ut eller skickas. För att indikera att vissa av dessa gamla transaktioner också ska tas bort, markera kryssrutan som motsvarar borttagningskriteriet. För att ta bort gamla fakturor och uppskattningar som fortfarande är markerade som att skickas, markera kryssrutan Ta bort fakturor och uppskattningar som är markerade som "Ska skickas".

5 Ange eventuell annan listrensning som ska ske och klicka på Nästa.

Det här är din möjlighet att bli av med information som du inte använder längre eller som du är säker på att du inte kommer att behöva igen.

6 Bekräfta din rengöring och arkivering.

Om du gjorde ett misstag, klicka på knappen Tillbaka för att ändra dina tidigare val.

7 Klicka på Start Cleanup.

I början av saneringsprocessen uppmanar QuickBooks dig att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil.

8 Säkerhetskopiera datafilen när du uppmanas.

Att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil som en del av en saneringsoperation fungerar på samma sätt som att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil när som helst.