Hur man snabbt säkerhetskopierar QuickBooks 2016

Du är upptagen. Du har inte tid att busa med QuickBooks. Du vill bara göra ett bra jobb med att säkerhetskopiera, och du har bestämt hur ofta du planerar att göra det. Låter det som din situation? Följ sedan dessa steg:

1Sätt i en tom disk/skiva i lämplig enhet.

Du kan säkerhetskopiera till vilken flyttbar skiva som helst, inklusive flashminnesenheter, bärbara hårddiskar och skrivbara CD-skivor. Observera dock att Intuit (tillverkaren av QuickBooks) rekommenderar att du inte använder kommandot QuickBooks backup för att flytta en säkerhetskopia till en CD.

Istället rekommenderar Intuit att du säkerhetskopierar filen till din hårddisk och sedan använder kommandot Windows File Copy för att bränna filen på skivan. Den här lösningen tenderar att lösa några av de problem med att skriva CD-skivor som människor upplever när de säkerhetskopierar direkt till en CD från QuickBooks.

Du kan säkerhetskopiera till vilken fast disk som helst, till exempel din hårddisk eller en nätverksdisk, men fördelen med en flyttbar skiva är att du kan lagra den på någon annan plats. Som en kompromiss kan du också använda en nätverksdisk. Du vill vanligtvis inte använda din hårddisk (även om detta är bättre än ingenting) eftersom en av katastroferna som kan drabba dina QuickBooks-data är ett hårddiskfel.

Du kan också säkerhetskopiera dina QuickBooks-filer till ett onlinelagringsområde.

2Om du lagrar data för mer än ett företag, se till att företaget vars data du vill säkerhetskopiera är det aktiva företaget.

För att ta reda på om rätt företag är aktivt, titta bara på QuickBooks programfönsters namnlist, som namnger det aktiva företaget. (Om du inte kommer ihåg att ha konfigurerat flera filer, oroa dig inte. Du har förmodligen bara en fil – det vanliga fallet.)

3Välj Arkiv → Säkerhetskopieringsföretag → Skapa lokal säkerhetskopia för att påbörja säkerhetskopieringen.

QuickBooks visar dialogrutan Skapa säkerhetskopia.

Om du använder QuickBooks i fleranvändarläge måste du byta till enanvändarläge innan du säkerhetskopierar din fil. För att göra detta, välj Arkiv → Växla till enanvändarläge.

4Berätta för QuickBooks var du vill säkerhetskopiera QuickBooks-datafilen.

När QuickBooks visar dialogrutan Skapa säkerhetskopia, ange platsen för säkerhetskopieringen genom att välja alternativknappen Online Backup eller Local Backup.

För att säkerhetskopiera din QuickBooks-fil lokalt, välj alternativet Lokal säkerhetskopiering.

5Beskriv hur QuickBooks ska säkerhetskopiera din datafil.

När den första dialogrutan Skapa säkerhetskopia fortfarande visas klickar du på knappen Alternativ. QuickBooks visar dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ, där du anger hur och när QuickBooks säkerhetskopierar din datafil:

Välj en standardplats. Ange var backupfilen ska finnas. Du kan göra detta antingen genom att ange sökvägen till säkerhetskopieringsmappen i rutan Berätta för oss var vi ska spara dina säkerhetskopior (den hårda vägen) eller genom att klicka på knappen Bläddra och sedan använda dialogrutan Bläddra efter mapp som Windows visar för att välja en standardplats för säkerhetskopiering.

Finjustera säkerhetskopieringen. Dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ innehåller några kryssrutor som du kan använda för att finjustera den gamla QuickBooks säkerhetskopiering. Kryssrutan Lägg till datum och tid för säkerhetskopieringen till filnamnet, om den är markerad, gör precis vad den säger. Kryssrutan Begränsa antalet säkerhetskopior i den här mappen till [X] talar om för QuickBooks att begränsa antalet säkerhetskopior av din QuickBooks-fil som den lagrar i säkerhetskopieringsmappen. Standardantalet säkerhetskopior som finns till hands är tre; det borde vara bra.

Ange regel för säkerhetskopiering. Du kan markera kryssrutan Påminn mig om att säkerhetskopiera när jag stänger min företagsfil varje [X] gånger för att tala om för QuickBooks att den bör påminna dig då och då om att säkerhetskopiera. Som standard påminner QuickBooks dig var fjärde gång du stänger en datafil, men du kan ersätta värdet i textrutan för att ange någon annan frekvens för säkerhetskopiering.

Välj ett dataverifieringsalternativ. QuickBooks tillhandahåller tre alternativ för dataverifiering: fullständig verifiering (säker men långsam), snabbare verifiering (snabb men inte lika noggrann) och ingen verifiering (sparar dig lite tid nu med risk för stora problem senare). Alternativet för fullständig verifiering är vad QuickBooks rekommenderar.

När du är klar med dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ klickar du på OK och sedan på Nästa. QuickBooks visar den andra dialogrutan Skapa säkerhetskopia.

6 Bestäm när QuickBooks ska säkerhetskopiera din datafil.

Den andra dialogrutan Backup Wizard innehåller alternativknappar som du använder för att schemalägga när du vill säkerhetskopiera. Om du till exempel vill ange att du vill säkerhetskopiera på plats väljer du alternativknappen Spara det nu.

Obs: Allra första gången du säkerhetskopierar din QuickBooks-fil med kommandot Skapa säkerhetskopia, frågar QuickBooks dig inte när den ska säkerhetskopiera din datafil. QuickBooks säkerhetskopierar bara datafilen och hoppar över det här steget.

7Bekräfta säkerhetskopieringsfilens plats och namn.

När den andra dialogrutan Backup Wizard visas klickar du på Nästa. QuickBooks visar dialogrutan Spara säkerhetskopia.

Bara för att vara på den säkra sidan, bekräfta att filnamnet och mappplatsen som visas i dialogrutan Spara säkerhetskopia är korrekta. Om mappplatsen inte är korrekt, välj en ny mappplats från rullgardinsmenyn Spara i. Om filnamnet inte är korrekt, redigera namnet som visas i textrutan Filnamn.

8Klicka på Spara.

QuickBooks säkerhetskopierar din datafil och visar en meddelanderuta som talar om för dig att den har säkerhetskopierat din fil. Meddelandet ger också säkerhetskopian filnamn och mappplats.