Hur man skriver ut och e-postar fakturor i QuickBooks 2011

När du har skapat dina fakturor ger QuickBooks 2011 dig mer än ett sätt att skicka ut dem. Om dina kunder accepterar e-postfakturor kan QuickBooks skicka dem till lämplig kontakt via din Internetanslutning. Om de föredrar att få dem via vanlig post kan du skriva ut dem, stämpla dem och skicka dem vidare.

Utskrift av fakturor

Du kan skriva ut fakturor och sedan posta de utskrivna fakturorna på ett par olika sätt:

• Du kan skriva ut enskilda fakturor genom att klicka på knappen Skriv ut högst upp i fönstret Skapa fakturor.

• Du kan också skriva ut en grupp fakturor genom att klicka på pilknappen bredvid knappen Skriv ut, välja Skriv ut batch från menyn som QuickBooks visar och sedan använda dialogrutan Välj fakturor att skriva ut (som QuickBooks visar) för att välja att skrivas ut. Fakturor för utskrift. När du har valt de fakturor som du vill skriva ut klickar du på OK.

Menyn som QuickBooks visar när du klickar på knappen Skriv ut innehåller ett kommando för förhandsgranskning. Du kan välja kommandot Förhandsgranska för att se en förhandsgranskningsversion av den utskrivna fakturan.

E-posta fakturor

Du kan e-posta en faktura från QuickBooks. För att göra detta klickar du på knappen Skicka och väljer kommandot Mail Invoice från menyn som QuickBooks visar. (Knappen Skicka visas överst på skärmen Skapa faktura.) När QuickBooks visar dialogrutan Skicka faktura, ange vilket e-postkonto du vill använda (webbpost, ett e-postprogram som Microsoft Outlook eller QuickBooks e-postsystem), ange e-postadressen och, valfritt, ett nytt e-postmeddelande. Klicka sedan på Skicka nu för att skicka fakturan.

Alternativt kan du klicka på knappen Skicka senare för att gruppera dina e-postfakturor för senare leverans. För att skicka alla dina fakturor i en batch senare klickar du på pilknappen bredvid knappen Skicka överst i fönstret Skapa fakturor och väljer kommandot Skicka batch från menyn som QuickBooks visar.

Första gången du klickar på knappen Skicka kan QuickBooks be dig beskriva ditt e-postkonto eller dina konton.