Hur man skapar en QuickBooks 2019-inköpsorder

En QuickBooks inköpsorder tjänar ett enkelt syfte: Den talar om för en leverantör att du vill köpa en vara. Faktum är att en inköpsorder är ett köpkontrakt.

Många småföretag använder inte inköpsorder. Men när de växer till en viss storlek väljer många företag att använda dem eftersom inköpsorder blir permanenta register över varor som de har beställt. Att använda inköpsorder formaliserar dessutom ofta inköpsprocessen i ett företag. Du kan till exempel bestämma att ingen i ditt företag kan köpa något som kostar mer än 100 USD om han eller hon inte får en inköpsorder. Om bara du kan utfärda inköpsorder har du effektivt kontrollerat inköpsaktiviteterna genom denna procedur.

Hur man skapar en riktig QuickBooks-inköpsorder

Följ dessa steg för att använda QuickBooks för att skapa inköpsorder:

Berätta för QuickBooks att du vill skapa en inköpsorder genom att välja Leverantörer→ Skapa inköpsorder.

QuickBooks visar fönstret som visas.

Om menyn Leverantörer inte innehåller kommandot Skapa inköpsorder, vet inte QuickBooks att du vill skapa inköpsorder.

Använd rullgardinsmenyn Leverantör för att identifiera leverantören från vilken du vill köpa varan.

Listrutan Leverantör listar var och en av leverantörerna i din leverantörslista.

(Valfritt) Klassificera köpet med hjälp av rullgardinsmenyn Klass.

Observera att du inte ser en rullgardinslista för klass om du inte har aktiverat klassspårning.

(Valfritt) Välj en annan Skicka till-adress från rullgardinsmenyn Skicka till i det övre högra hörnet.

Rullgardinslistan Skicka till visar en lista över alla dina kunder, leverantörer och anställda. Du ändrar leveransadressen genom att välja ett av dessa andra namn. När du har valt en post från listan Skicka till fyller QuickBooks i rutan Skicka till adress med lämplig information.

Bekräfta inköpsorderdatum.

Inledningsvis lägger QuickBooks det aktuella systemdatumet i rutan Datum. Du bör dock bekräfta att det datum som QuickBooks anger som inköpsorderdatum är korrekt. Detta är kontraktsdatumet. Ofta är det datumet som anger avtalsvillkor, till exempel hur många dagar varan ska skickas.

Bekräfta inköpsordernumret.

Inköpsordernumret, eller PO-numret, identifierar inköpsorderdokumentet unikt. QuickBooks sekventiellt numrerar inköpsorder åt dig och placerar lämpligt nummer i PO No.-rutan. Den gissning som QuickBooks gör om rätt inköpsordernummer är vanligtvis korrekt. Om det inte är korrekt kan du ange ett ersättningsnummer.

Bekräfta leverantören och skicka till information.

Leverantörsblocket och Ship To-blocket identifiera leverantören från vilken du köper varan och adressen till vilken du vill att leverantören ska skicka försändelsen. Denna information bör vara korrekt om din leverantörslista är uppdaterad och du har använt rullgardinsmenyn Skicka till korrekt för att vid behov identifiera en alternativ leveransadress.

Bekräfta ändå att informationen som visas i dessa två adressblock är korrekt. Om informationen inte stämmer, åtgärda den naturligtvis. Du kan redigera adressblockinformationen genom att välja den felaktiga informationen och sedan skriva in det som ska visas igen.

Beskriv varje artikel som du vill beställa.

Du använder kolumnerna i fönstret Skapa inköpsorder för att i detalj beskriva varje artikel som du vill beställa som en del av köpet. Varje föremål går i sin egen rad. För att beskriva en vara som du vill köpa från leverantören anger du följande information:

• Artikel: Kolumnen Artikel är där du registrerar det unika artikelnumret för den artikel du vill köpa. Kom ihåg att artiklar måste anges, eller beskrivas, i objektlistan. Det viktigaste att veta om artikellistan är att allt som du vill visa på fakturan – eller för den delen i en inköpsorder – måste beskrivas i artikelfilen.

• Beskrivning: I kolumnen Beskrivning beskriver du det objekt du väljer. Du kan också redigera fältet Beskrivning så att det blir meningsfullt för kunder eller leverantörer.

• Antal: Kolumnen Antal anger mängden av artikeln du vill ha. Självklart anger du antalet objekt som du vill ha i detta fält.

• Pris: Kolumnen Pris anger priset per enhet eller pris per enhet för artikeln. Observera att QuickBooks använder olika etiketter för den här kolumnen beroende på vilken typ av företag du har konfigurerat.

• Kund: Kolumnen Kund identifierar kunden för vilken varan köps.

• Klass: I kolumnen Klass klassificerar du inköpsorderartiklar på artikelnivå snarare än på inköpsordernivå. Observera att du inte ser den här kolumnen om du inte har aktiverat klassspårning.

• Belopp: Kolumnen Belopp visar den totala kostnaden för artikeln. QuickBooks beräknar beloppet åt dig genom att multiplicera kvantiteten med kursen (eller priset). Du kan redigera kolumnbeloppet. I det här fallet justerar QuickBooks priset (eller priset) så att kvantitet gånger pris alltid är lika med beloppet.

Du anger en beskrivning av varje vara som ska ingå i inköpsordern. Det betyder till exempel att om du vill beställa sex artiklar från en leverantör bör din inköpsorder innehålla sex rader med information.

Skriv ut inköpsordern.

Syftet med att registrera en inköpsorder i QuickBooks är att skapa en formell registrering av ett köp. Du vill nästan alltid överföra denna inköpsorder till leverantören. Inköpsordern berättar för leverantören exakt vad du vill köpa och det pris du är villig att betala.

För att skriva ut inköpsordern kan du klicka på knappen Skriv ut. Du kan också skriva ut inköpsorder i en batch senare om du markerar kryssrutan Skriv ut senare (tillgänglig på fliken Huvud) när du skapar inköpsorder, sparar alla inköpsorder som du vill skriva ut senare och väljer sedan Arkiv →Skriv ut formulär→ Kommandot Inköpsorder.

Spara inköpsordern.

För att spara din inköpsorder, klicka antingen på knappen Spara och stäng eller knappen Spara och ny. Om du klickar på knappen Spara och ny, sparar QuickBooks den inköpsordern och visar en tom version av fönstret Skapa inköpsorder igen så att du kan spela in ytterligare en inköpsorder.

Köpordertips och tricks i QuickBooks 2019

Här är några fler viktiga observationer:

• Inte alla köp förtjänar en inköpsorder. Om du inte är van vid att arbeta med inköpsorder är det lätt att gå överbord när du börjar använda det här praktiska verktyget. Tänk ändå på att inte alla köp garanterar inköpsorder (se nästa punkt).
• Använd inköpsorder för att hantera köp. Vanligtvis använder företag inköpsorder som ett sätt att kontrollera och dokumentera inköp. Faktum är att många köp inte riktigt kräver en inköpsorder. Belopp som du har gått med på att köpa och som är dokumenterade genom standardkontrakt - såsom räkningar från telefonbolaget, gasbolaget och din hyresvärd - behöver naturligtvis inte inköpsorder. Dessutom behöver blygsamma inköp, som kontorsmaterial, ofta inte inköpsorder. Du behöver definitivt ett sätt att kontrollera dessa utgifter, men inköpsorder är förmodligen inte rätt väg att gå.
• Överväg andra, kompletterande kontrollverktyg. Andra budgetkontroller, som "godkännande från arbetsledaren" eller en enkel budget, fungerar ofta lika bra.