Hur man skapar en inköpsorder i QuickBooks 2013

En inköpsorder tjänar ett enkelt syfte: Den talar om för någon leverantör att du vill köpa en vara. Faktum är att en inköpsorder är ett köpkontrakt. Följ dessa steg för att använda QuickBooks 2013 för att skapa inköpsorder:

Berätta för QuickBooks att du vill skapa en inköpsorder genom att välja Leverantörer→ Skapa inköpsorder.

Om menyn Leverantörer inte innehåller kommandot Skapa inköpsorder, vet inte QuickBooks att du vill skapa inköpsorder.

Använd rullgardinsmenyn Leverantör för att identifiera leverantören från vilken du vill köpa varan.

Rullgardinslistan Leverantör listar var och en av leverantörerna i din leverantörslista.

(Valfritt) Klassificera köpet med rullgardinsmenyn Klass.

(Valfritt) Ange en annan leveransadress i rullgardinsmenyn Skicka till i det övre högra hörnet av inköpsordern.

Rullgardinslistan Skicka till visar en lista över alla dina kunder, leverantörer och anställda. Du väljer Skicka till-adressen genom att välja ett av dessa andra namn. När du har valt en post från listan Skicka till fyller QuickBooks i rutan Skicka till adress med lämplig information.

Flikarna i fönstret Skapa inköpsorder Huvud, Formatering och Rapport innehåller några vanliga och välbekanta knappar och rutor: Föregående, Nästa, Skriv ut, Sök, Stavning, Historik och Mall.

Bekräfta inköpsorderdatum.

Inledningsvis lägger QuickBooks det aktuella systemdatumet i rutan Datum. Du bör dock bekräfta att det datum som QuickBooks anger som inköpsorderdatum är korrekt. Detta är kontraktsdatumet. Ofta anger datumet avtalsvillkor - som antalet dagar inom vilka varan ska skickas.

Bekräfta inköpsordernumret.

Inköpsordernumret, eller PO-numret, identifierar inköpsorderdokumentet unikt. QuickBooks sekventiellt numrerar inköpsorder åt dig och placerar lämpligt nummer i PO No.-rutan. Den gissning som QuickBooks gör om rätt inköpsordernummer är vanligtvis korrekt. Om det inte är korrekt kan du ange ett ersättningsnummer.

Bekräfta leverantören och skicka till information.

Leverantörsblocket och Ship To-blocket identifiera leverantören från vilken du köper varan och adressen till vilken du vill att leverantören ska skicka försändelsen. Denna information bör vara korrekt om din leverantörslista är uppdaterad och du har använt rullgardinsmenyn Skicka till korrekt för att vid behov identifiera en alternativ leveransadress.

Bekräfta ändå att informationen som visas i dessa två adressblock är korrekt. Om informationen inte stämmer, åtgärda den naturligtvis. Du kan redigera adressblockinformationen genom att välja den felaktiga informationen och sedan skriva in det som ska visas igen.

Beskriv varje artikel som du vill beställa.

Du använder kolumnerna i fönstret Skapa inköpsorder för att i detalj beskriva varje artikel som du vill beställa som en del av köpet. Varje föremål går på sin egen rad. För att beskriva en vara som du vill köpa från leverantören anger du följande information:

• Artikel: Kolumnen Artikel är där du registrerar det unika artikelnumret för den artikel du vill köpa. Kom ihåg att artiklar måste anges, eller beskrivas, i objektlistan. Det viktigaste att veta om artikellistan är att allt som du vill visa på fakturan – eller för den delen, på en inköpsorder – måste beskrivas i artikelfilen.

• Beskrivning: I kolumnen Beskrivning beskriver du det objekt du väljer. Du kan också redigera fältet Beskrivning så att det blir meningsfullt för kunder eller leverantörer.

• Antal: Kolumnen Antal anger mängden av artikeln du vill ha. Självklart anger du antalet objekt som du vill ha i detta fält.

• Pris: Kolumnen Pris anger priset per enhet eller pris per enhet för artikeln. Observera att QuickBooks använder olika etiketter för den här kolumnen beroende på vilken typ av företag du har konfigurerat.

• Kund: Kolumnen Kund identifierar kunden för vilken varan köps.

• Belopp: Kolumnen Belopp visar den totala kostnaden för artikeln. QuickBooks kommer att beräkna beloppet åt dig genom att multiplicera kvantiteten med kursen (eller priset). Du kan också redigera kolumnbeloppet. I det här fallet justerar QuickBooks priset (eller priset) så att kvantitet gånger pris alltid är lika med beloppet.

• Klass: I kolumnen Klass klassificerar du inköpsorderartiklar på artikelnivå snarare än på inköpsordernivå.

Du anger en beskrivning av varje vara som ska finnas med på inköpsordern. Det betyder till exempel att om du vill beställa sex artiklar från en leverantör bör din inköpsorder innehålla sex rader med information.

Skriv ut inköpsordern.

Syftet med att registrera en inköpsorder i QuickBooks är att skapa en formell registrering av ett köp. Du vill nästan alltid överföra denna inköpsorder till leverantören. Inköpsordern talar om för leverantören exakt vad du vill köpa och det pris du är villig att betala. För att skriva ut inköpsordern kan du klicka på knappen Skriv ut.

Du kan också skriva ut inköpsorder senare i en batch om du markerar knappen Skriv ut senare (tillgänglig på fliken Huvud) när du skapar inköpsorder, sparar alla inköpsorder som du vill skapa och väljer sedan Arkiv-> Skriv ut formulär→ Kommandot Inköpsorder.

Spara inköpsordern.

För att spara din inköpsorder, klicka antingen på knappen Spara och stäng eller knappen Spara och ny. Om du klickar på knappen Spara och ny, sparar QuickBooks den inköpsordern och visar en tom version av fönstret Skapa inköpsorder igen så att du kan spela in ytterligare en inköpsorder.