Hur man skapar en inköpsorder i QuickBooks 2010

Du kan använda QuickBooks för att skapa en inköpsorder för ditt företag. En inköpsorder talar om för en leverantör att du vill köpa en vara. Faktum är att en inköpsorder är ett köpkontrakt.

1Välj Leverantörer→Skapa inköpsorder.

QuickBooks visar fönstret Skapa inköpsorder.

2 I listrutan Leverantör väljer du den leverantör från vilken du vill köpa varan.

Den nedrullningsbara listan Leverantör inkluderar var och en av leverantörerna i din leverantörslista.

3(Valfritt) Klassificera köpet genom att använda rullgardinsmenyn Klass.

Du kan använda klasser för att specificera vilken del av ditt företag köpet gäller.

4(Valfritt) Ändra adressen genom att välja ett namn från rullgardinsmenyn Skicka till.

Rullgardinslistan Skicka till visar en lista över alla dina kunder, leverantörer och anställda. När du har valt en post från listan Skicka till fyller QuickBooks i rutan Skicka till adress med lämplig information.

5Bekräfta inköpsorderns datum.

Inledningsvis lägger QuickBooks det aktuella systemdatumet i rutan Datum. Du bör dock bekräfta att det datum QuickBooks anger som inköpsorderdatum är korrekt.

6Bekräfta inköpsordernumret.

Inköpsordern, eller PO-numret, identifierar inköpsorderdokumentet unikt. QuickBooks sekventiellt numrerar inköpsorder åt dig och placerar lämpligt nummer i PO No.-rutan. Den gissning som QuickBooks gör om rätt inköpsordernummer är vanligtvis korrekt. Om det inte är korrekt kan du ange ett ersättningsnummer.

7Bekräfta leverantören och skicka till information.

Leverantörsblocket och Ship To-blocket identifiera leverantören från vilken du köper varan och adressen till vilken du vill att leverantören ska skicka försändelsen. Om informationen inte stämmer, åtgärda den naturligtvis. Du kan redigera adressblockinformationen genom att välja den felaktiga informationen och sedan skriva in det som ska visas igen.

8I kolumnen Artikel, anteckna det unika artikelnumret för den artikel du vill köpa.

Kom ihåg att objekt måste anges, eller beskrivas, i artikellistan. Det viktigaste att veta om artikellistan är att allt som du vill visa på fakturan – eller för den delen, på en inköpsorder – måste beskrivas i artikelfilen.

9I kolumnen Beskrivning anger du några detaljer om det objekt du väljer.

Du kan också redigera fältet Beskrivning så att det blir meningsfullt för kunder eller leverantörer.

10Ange mängden av artikeln du vill ha i kolumnen Antal.

Självklart anger du numret på just den artikeln du vill ha.

11I kolumnen Pris anger du priset per enhet eller pris per enhet för artikeln.

QuickBooks använder olika etiketter för den här kolumnen beroende på vilken typ av företag du har skapat.

12 Ange kundens namn i kolumnen Kund.

I detta formulär är kunden den person som varan köps till.

13(Valfritt) I kolumnen Belopp, justera det totala förbrukade objektet.

QuickBooks beräknar beloppsvärdet för dig genom att multiplicera kvantiteten med kursen (eller priset). Om du justerar denna summa, justerar QuickBooks priset (eller priset) så att kvantitet gånger pris alltid är lika med beloppet.

14I kolumnen Klass, klassificera inköpsorderartiklar på artikelnivå snarare än på inköpsordernivå.

Du anger en beskrivning av varje vara som ska finnas med på inköpsordern. Om du till exempel vill beställa sex artiklar från en leverantör bör din inköpsorder innehålla sex rader med information.

15Klicka på knappen Skriv ut för att skriva ut inköpsordern.

Du kan också skriva ut inköpsorder senare i en batch; för att göra det, spara alla inköpsorder som du vill skapa och välj sedan Arkiv→ Skriv ut formulär→ Inköpsorder.

16Klicka antingen på knappen Spara och stäng eller knappen Spara och ny.

Om du klickar på knappen Spara och ny, sparar QuickBooks den inköpsordern och visar en tom version av fönstret Skapa inköpsorder igen så att du kan spela in ytterligare en inköpsorder.