Hur man säkerhetskopierar QuickBooks datafil

En kritiskt viktig uppgift som antingen du eller någon kollega behöver slutföra är en säkerhetskopia av QuickBooks datafil. Få föremål som lagras på din dators hårddisk förtjänar så mycket vård som QuickBooks datafil gör. Helt bokstavligen beskriver QuickBooks datafil ditt företags ekonomiska angelägenheter.

Du vill absolut inte förlora datafilen. Att förlora datafilen kan innebära att du inte vet hur mycket pengar du har, att du inte vet om du tjänar eller förlorar pengar och att du inte enkelt eller exakt kan förbereda dina årliga skattedeklarationer.

Grunderna för säkerhetskopiering

Lyckligtvis är det ganska enkelt att säkerhetskopiera QuickBooks-datafilen. Du behöver bara slutföra nio steg:

1. Välj kommandot Arkiv→ Skapa kopia.

QuickBooks visar den första dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia (se följande bild), som ger tre alternativ: alternativet att spara en säkerhetskopia av din QuickBooks-fil, alternativet att skapa en bärbar företagsfil och alternativet att skapa en revisors kopiera.

Den första dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia

2. Du vill spara en säkerhetskopia, så välj alternativet Backup Copy; klicka sedan på Nästa för att fortsätta.

Du kan skapa antingen en fullständig säkerhetskopia eller en bärbar företagsfil när du kopierar QuickBooks-filen. En bärbar företagsfil är mindre än en säkerhetskopia, så det är bekvämare att flytta runt. Du kan enklare mejla till exempel en bärbar företagsfil. Knäppet med bärbara företagsfiler är detta: QuickBooks måste arbeta hårt för att krympa den bärbara företagsfilen till en liten storlek. QuickBooks måste också göra mer arbete för att ta bort filen senare, när du vill arbeta med den.

När du har klickat på Nästa, visas den andra dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia.

Den andra dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia

Du kan gå direkt till dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia genom att välja kommandot Arkiv → Skapa säkerhetskopia.

3. Ange om du vill spara din QuickBooks backup-fil på ditt företags dator eller i QuickBooks externa datacenter.

Välj Lokal säkerhetskopiering för att ange att du vill lagra säkerhetskopian av din fil på din dators hårddisk eller någon flyttbar lagringsenhet, till exempel ett USB-minne.

4. Klicka på knappen Alternativ för att välja en plats för säkerhetskopiering.

QuickBooks visar dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ, som visas.

Dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ

5. Ange den mapp eller enhetsplats som företagsfilen ska säkerhetskopieras till.

Ange ett sökvägsnamn direkt i textrutan för att tala om för QuickBooks var du ska spara dina säkerhetskopior.

Om du inte vet hur du anger ett sökvägsnamn klickar du på knappen Bläddra. När QuickBooks visar dialogrutan Bläddra efter mapp, använd dess mapplista för att välja den enhet eller mapp som du vill använda för QuickBooks-säkerhetskopior.

6. (Valfritt) Välj dina säkerhetskopieringsalternativ.

Du kan också använda dialogrutan Säkerhetskopieringsalternativ för att ange när QuickBooks ska påminna dig om att säkerhetskopiera och hur QuickBooks ska säkerhetskopiera:

• Lägga till tidsstämplar: För att lägga till datum och tid för säkerhetskopieringen till säkerhetskopieringsfilens namn, markera kryssrutan med titeln Lägg till datum och tid för säkerhetskopieringen till filnamnet (rekommenderas).
• Begränsa säkerhetskopior: För att berätta för QuickBooks att bli av med gamla säkerhetskopior, markera kryssrutan med titeln Begränsa antalet säkerhetskopior i den här mappen till X och ange sedan hur många säkerhetskopior du vill behålla genom att använda den intilliggande textrutan.
• Ställa in påminnelser för säkerhetskopiering: Markera kryssrutan Påminn mig om att säkerhetskopiera när jag stänger min företagsfil varje X gånger för att ange att du vill bli påmind om att säkerhetskopiera QuickBooks-filen när du stänger QuickBooks. Dina intervallalternativ inkluderar varje gång, varannan gång, var tredje gång och så vidare.
• Aktivera dataverifiering: Använd verifieringsknapparna för att tala om för QuickBooks att den ska kontrollera dataintegriteten när den säkerhetskopierar dina data. Välj alternativknappen Komplett verifiering (rekommenderas) för QuickBooks bästa och mest omfattande verifiering. Om du är en person som inte har tid för de extra sekunderna att dubbelkolla att dataverifiering tar, välj alternativknappen Snabbare verifiering. Ännu bättre, kasta försiktighet helt för vinden - försiktighet är för spädbarn i alla fall - och välj alternativknappen Ingen verifiering.

7. Klicka på OK när du har angett säkerhetskopieringsplatsen och alternativen och klicka sedan på Nästa.

QuickBooks visar en dialogruta (se följande bild) som frågar när du vill säkerhetskopiera.

Dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering frågar när du vill säkerhetskopiera.

8. Ange när du vill säkerhetskopiera.

Vanligtvis vill du säkerhetskopiera när du väljer kommandot Spara kopia eller Säkerhetskopiering. I det här fallet, när QuickBooks visar dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia som ställer frågan "när", klicka på alternativknappen Spara det nu. Alternativt kan du be QuickBooks att schemalägga regelbundna säkerhetskopior av QuickBooks datafil enligt något smart schema genom att - när QuickBooks ställer frågan "när" - klicka på alternativknappen Spara det nu och schemalägg framtida säkerhetskopior eller genom att klicka på Endast schemalägg framtida säkerhetskopieringar Radio knapp. Om du säger till QuickBooks att du vill schemalägga säkerhetskopior, visar QuickBooks ett par dialogrutor som du använder för att skapa det nya säkerhetskopieringsschemat genom att namnge schemat och genom att ställa in dagar och tider när säkerhetskopieringar ska schemaläggas.

9. Klicka på Slutför för att stänga dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia.

När du har angett hur säkerhetskopieringen ska fungera klickar du på Slutför. QuickBooks säkerhetskopierar (eller skapar en kopia av) den aktuella QuickBooks-företagsfilen och lagrar den nya filkopian på säkerhetskopian.

Hur är det med online backup?

Om du är observant kanske du har märkt att dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopia innehåller en alternativknapp för onlinesäkerhetskopiering. Om du vill veta mer om att säkerhetskopiera QuickBooks företagsdatafil online – vilket innebär att du använder Intuits datornätverk istället för din dator eller någon flyttbar skiva för att lagra säkerhetskopian – kan du välja den alternativknappen.

För vad det är värt rekommenderar jag starkt att du överväger att använda onlinesäkerhetskopieringsmetoden, av två skäl:

• Rimlig kostnad: Säkerhetskopiering online är extremt rimlig (det kan till och med vara utan extra kostnad om du har QuickBooks Desktop Pro Plus, Premier Plus eller Enterprise), med prissättning baserad på tidslinjen (en månatlig prenumeration kostar mer per månad än en årlig prenumeration) och om du bara säkerhetskopierar QuickBooks eller alla filer på din PC. Att säkerhetskopiera alla filer med en årsprenumeration verkar vara det bästa värdet.
• Mindre ansträngning: Säkerhetskopiering online kan göra uppgiften att säkerhetskopiera mindre svår och mer regelbunden så länge du har en pålitlig internetanslutning. Du behöver inte komma ihåg att säkerhetskopiera och sedan komma ihåg att ta med backup-skivan hem.

Två snabba sista punkter: Ja, jag använder själv säkerhetskopieringsalternativet QuickBooks online (och för att säkerhetskopiera alla mina viktiga filer). Nej, Intuit betalar mig inte någon sorts hemlig provision för att presentera produkten.

Du kan lagra säkerhetskopior i en mapp som synkroniseras med en molnbaserad säkerhetskopia, som Dropbox, Google Drive eller Microsofts OneDrive. Var och en av dessa tjänster erbjuder en gratis ställ-och-glöm, molnbaserad backup om du använder det gratis lagringsutrymme som erbjuds av någon av dem. Denna typ av tjänst är definitivt ett alternativ för användare som har en budget eller har begränsade resurser.

Lite backup-taktik

Säkerhetskopiering är mest en fråga om sunt förnuft. Med det sagt, låt mig dock ge dig några idéer om hur, när och kanske varför du bör säkerhetskopiera:

• Gör det enkelt. Jag nämner detta i min rekommendation angående alternativet för onlinesäkerhetskopiering, men poängen förtjänar att nämnas igen. Det viktigaste du kan göra när det gäller säkerhetskopiering av QuickBooks datafiler är detta: Gör säkerhetskopieringen enkel. Detta innebär förmodligen att du överväger onlinealternativet, men om du går lokalt vill du ha en flyttbar lagringsenhet med hög densitet som du kan använda med datorn du använder för att köra QuickBooks. Jag använder ett litet USB-minne. Välj vilken enhet som fungerar bäst för dig, men du vill definitivt ha en liknande lättanvänd lagringsenhet. I det här fallet betyder easy att det är mer sannolikt att säkerhetskopiering sker.
• Säkerhetskopiera regelbundet. Jag rekommenderar att du säkerhetskopierar varje gång du anger transaktioner i QuickBooks datafil. Uppenbarligen, om säkerhetskopiering innebär mycket arbete, vill du inte göra det. Men om du har ett enkelt sätt att säkerhetskopiera och en bekväm lagringsenhet att säkerhetskopiera till, kan du – och bör – säkerhetskopiera regelbundet. Dagligen är inte alltför ofta.
• Lagra en säkerhetskopia av QuickBooks datafil på annan plats. En sista viktig punkt som är värd att nämna: Många av händelserna som kan förstöra eller korrumpera din datafil är specifika för din dator, till exempel ett hårddiskfel, ett virus, en användarolycka och så vidare. Vissa av händelserna som kan korrumpera eller förstöra din QuickBooks-datafil är dock platsspecifika. Brand, översvämning eller stöld kan göra att du förlorar QuickBooks-datafilen och dess säkerhetskopia. Av denna anledning vill du lagra en kopia av säkerhetskopian utanför platsen. I slutet av veckan, till exempel, kanske du vill stoppa in flash-enheten i skjortfickan eller handväskan och ta med den hem. Se till att om något korrumperar eller förstör QuickBooks-datafilen, så förstör inte samma något även backup-QuickBooks-datafilen.