Hur man registrerar och skriver ut checkar från QuickBooks

Uppenbarligen skriver alla företag checkar för att betala räkningar och för att betala anställda. QuickBooks innehåller ett kommando och ett fönster specifikt för att registrera och eventuellt skriva ut kontroller.

Följ dessa steg för att registrera eller skriva ut kontroller:

1Välj kommandot Banking→Skriv checkar.

När QuickBooks visar fönstret Skriv checkar, använd rullgardinsmenyn Bankkonto för att välja rätt konto att skriva en check på.

2Använd fältet Nr (kontrollnummer) för att identifiera kontrollnumret.

Om du inte känner till checknumret ännu eftersom du inte har skrivit ut checken lämnar du fältet nr. tomt. Markera sedan kryssrutan Skriv ut senare, som visas på huvudfliken i fönstret Skrivkontroller.

När du markerar kryssrutan Skriv ut senare visar QuickBooks frasen Att skriva ut i fältet Nr.

3Använd fältet Datum för att registrera datumet då checken skrivs eller kommer att skrivas.

Du kan ange kontrolldatumet i formatet mm/dd/åååå. Du kan också ange datum som helt enkelt mmdd eller m/dd, och QuickBooks omvandlar dem till mm/dd/åååå. Således är 3/17, 0317 och 03/17/2014 alla giltiga sätt att ange samma datum, om det aktuella året är 2014.

Alternativt kan du klicka på den lilla kalenderknappen som visas till höger om fältet Datum. När du klickar på kalenderknappen visar QuickBooks en popup-kalender. För att välja en dag som visas i kalendern, klicka på dagen. Popup-kalendern innehåller också ett par knappar som du kan klicka på för att bläddra fram och tillbaka genom månaderna.

4Använd fältet Betala till beställning för att identifiera individen eller företaget som du betalar med checken.

Om checken som du registrerar är den första checken som du någonsin har gjort till betalningsmottagaren, måste du skriva in betalningsmottagarens namn i fältet Betala till order av.

Om du tidigare har betalat betalningsmottagaren kan du klicka på pilknappen till höger i fältet Betala till beställning av. När du gör det visar QuickBooks en lista över tidigare betalningsmottagare. Du kan välja en betalningsmottagare från den här listan genom att klicka på namnet.

5Flytta markören till fältet Dollars (eller belopp) och ange checkbeloppet.

QuickBooks skriver ut checkbeloppet på raden under fältet Betala till beställning av.

6(Valfritt) Ange en adress.

Om du vill kan du använda adressblocket för att ange betalningsmottagarens adress. Observera att QuickBooks skriver betalningsmottagarens namn på första raden i adressblocket när du fyller i fältet Betala till beställning av. Du kan lägga till de andra raderna i adressblocket manuellt.

7(Valfritt) Ge en memobeskrivning.

Du kan använda Memo-fältet för att tillhandahålla eller registrera ytterligare information. Om du till exempel ska skriva ut checken kan du använda PM-fältet för att identifiera ditt kontonummer eller det fakturanummer som checken betalar.

8(Valfritt) Markera kryssrutan Betala online på fliken Memo.

Så här är affären: Om du har sagt till din bank att du vill göra nätbanken och har följt dess instruktioner för installation, kan du markera kryssrutan Betala online (som visas efter att du har ställt in nätbank). Den här inställningen talar om för QuickBooks att överföra denna checkinformation till din bank, tillsammans med instruktioner till banken för att göra betalningen.

9 Fördela checkbeloppet till lämpliga utgifts- eller tillgångskonton.

Om checken betalar för en viss utgift eller köper en viss tillgång klickar du på fliken Utgifter. Använd sedan raderna eller raderna på fliken Utgifter för att identifiera kontot och beloppet som checken betalar. Om du kategoriserar utgiften som en utgift för en viss kund eller ett visst jobb, kan du använda den fakturerbara? kolumn för att ange om denna artikel ska faktureras kunden senare.

10 Beskriv de föremål som checken köper.

Bilden visar fliken Objekt i fönstret Skrivkontroller. Du använder fliken Objekt när du skriver en check för att köpa varor som visas och beskrivs i din artikellista. Om du till exempel skriver en check på 1 000 $ för att köpa 1 000 $ 1 artiklar för inventering, använder du fliken Artiklar. För att använda fliken Artiklar, identifiera varan som köps genom att ange artikelkoden eller namnet i artikelkolumnen.

11För att skriva ut en check, klicka på knappen Skriv ut.

Alternativt, om du vill skriva ut checkar i en batch, efter att du har registrerat den allra sista checken som du vill skriva ut, klicka på nedåtpilen under knappen Skriv ut. När QuickBooks visar menyn Skriv ut väljer du kommandot Skriv ut batch. QuickBooks visar dialogrutan Välj kontroller att skriva ut.

Välj de kontroller som du vill skriva ut genom att klicka på dem. Använd rutan First Check Number för att identifiera numret på det första checkformuläret som ska användas för utskrift.

12 Klicka på OK.

När QuickBooks visar dialogrutan Skriv ut kontroller använder du området Kontrollera stil för att identifiera vilken typ av checkformulär du skriver ut på. Om du använder standard- eller plånbokscheckar måste du också ange antalet checkar. Klicka sedan på knappen Skriv ut.

13När du har beskrivit checken och skälen till att checken skrevs, klicka antingen på Spara & Stäng eller Spara & Nytt.

Knappen Spara och stäng sparar checken och stänger även fönstret Skriv kontroller. Klicka på knappen Spara och ny för att spara checken och visa sedan fönstret Write Checks igen så att du kan spela in ytterligare en check. Om du inte vill spara checken klickar du på knappen Rensa.