Från avstämningsfönstret berättar du för QuickBooks vilka insättningar och checkar som har rensats på banken. (Se ditt kontoutdrag för denna information.) Följ dessa steg:
Identifiera den första insättningen som har rensats.
Bläddra bara igenom kontoutdraget och hitta den första insättningen som är listad.
Markera den första godkända insättningen som klar.
Bläddra igenom transaktionerna som listas i avsnittet Insättningar och andra krediter i Avstämningsfönstret, hitta insättningen och klicka sedan på den. Du kan också markera insättningen genom att använda tabb- eller piltangenterna och sedan trycka på mellanslagstangenten. QuickBooks sätter en bock framför insättningen för att markera den som rensad och uppdaterar det rensade kontoutdraget.
Om du har ett stort antal insättningar att rensa och du kan identifiera dem snabbt, klicka på knappen Markera alla och avmarkera sedan de transaktioner som inte finns på kontoutdraget. För att avmarkera en transaktion, klicka på den. Bockmarkeringen försvinner.
Registrera alla rensade men saknade insättningar.
Om du inte kan hitta en insättning i Avstämningsfönstret har du inte skrivit in den i registret än. Stäng eller avaktivera avstämningsfönstret genom att klicka på knappen Lämna. Öppna nu registret och skriv in insättningen i registret på vanligt sätt. För att återgå till avstämningsfönstret öppnar du det igen eller återaktiverar det.
Eller så kan du bara välja Banking → Gör insättningar och öppna insättningsskärmen högst upp i Avstämningsfönstret, om du vill. Registrera insättningen och klicka sedan på knappen Spara och stäng. När du öppnar Avstämningsfönstret igen visas insättningen i området Insättningar och andra krediter.
Upprepa steg 1–3 för alla insättningar som anges på kontoutdraget.
Se till att datumen stämmer överens och att insättningsbeloppen är korrekta. Om de inte är det, gå tillbaka till transaktionerna och korrigera dem. För att komma till en transaktion, klicka på knappen Gå till. Du ser fönstret Skriv checkar eller gör insättningar där transaktionen ursprungligen registrerades. Gör korrigeringarna där och klicka sedan på Spara och stäng. Du återgår till fönstret Avstämning.
Identifiera den första kontrollen som har nollställts.
Ingen svett, eller hur? Hitta bara den första checken eller uttaget på kontoutdraget.
QuickBooks gör det möjligt för dig att sortera transaktionerna som listas i Avstämningsfönstret genom att klicka på kolumnrubrikerna i avsnittet Checkar och betalningar och i avsnittet Insättningar och andra krediter. Du kanske vill experimentera lite med denna praktiska funktion. Sortering och omsortering av transaktioner – särskilt på bankkonton med stora transaktionsvolymer – underlättar ofta arbetet med att stämma av ett bankkonto.
Markera den första rensade kontrollen som rensad.
Bläddra igenom transaktionerna i sektionen Checkar och betalningar i fönstret Avstämning; hitta den första kontrollen; och klicka sedan på den. Du kan också markera den genom att trycka på Tabb och en piltangent. Tryck sedan på mellanslagstangenten. QuickBooks infogar en bock för att markera denna transaktion som rensad och uppdaterar det rensade kontoutdraget.
Registrera eventuella saknade men rensade checkar.
Om du inte kan hitta en check eller uttag i QuickBooks, gissa vad? Du har inte skrivit in det i registret än.
Stäng eller avaktivera avstämningsfönstret genom att klicka på knappen Lämna eller genom att aktivera ett annat fönster. Visa sedan registret och ange checken eller uttaget. För att återgå till avstämningsfönstret, öppna eller återaktivera det. Eller så kan du bara välja Banking → Skriv checkar, skapa checken högst upp i Avstämningsfönstret och klicka sedan på Spara & Stäng för att återgå till Avstämningsskärmen och fortsätta där du slutade.
Upprepa steg 5–7 för alla uttag som anges på kontoutdraget.